Export erstellen

Auf dieser Seite legen Sie fest, welche Ausgaben exportiert werden sollen, für welchen Zeitraum der Export gilt und in welchem Format die Daten bereitgestellt werden.

Sie können mehrere Exportformate gleichzeitig auswählen. So erstellen Sie beispielsweise mit nur einem Klick einen DATEV-Export für die Finanzbuchhaltung, einen Export für DATEV Lohn und Gehalt sowie eine SEPA-XML-Datei für den Zahlungsverkehr.

Der Export erfolgt in wenigen Schritten:

1. Zeitraum auswählen
   Legen Sie fest, welche Reisen und Einzelbelege exportiert werden sollen.
2. Exportformat auswählen
   Wählen Sie ein oder mehrere Exportformate bzw. Schnittstellen aus.
3. Optionen festlegen
   Entscheiden Sie beispielsweise, ob bereits exportierte Ausgaben erneut berücksichtigt oder nach dem Export automatisch als „Exportiert“ markiert werden sollen.
4. Vorschau prüfen
   Kontrollieren Sie vor dem Export noch einmal Ihre Auswahl.
5. Export starten
   Starten Sie den Export. Je nach gewähltem Exportformat werden die Dateien zum Download bereitgestellt oder direkt an die ausgewählte Schnittstelle übertragen.

Hinweis: In der Zusammenfassung am unteren Seitenrand sehen Sie jederzeit die ausgewählten Exportformate und den gewählten Zeitraum. So behalten Sie auch bei mehreren Exportformaten stets den Überblick.

1. Zeitraum

Legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Ausgaben exportiert werden sollen. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. 

Individueller Zeitraum

Wählen Sie ein Von- und Bis-Datum. Beide Felder verfügen über einen Kalender, über den Sie den gewünschten Zeitraum bequem auswählen können.

Beim Öffnen der Seite ist automatisch das laufende Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) vorausgewählt. Haben Sie in den Firmeneinstellungen ein abweichendes Wirtschaftsjahr hinterlegt, wird stattdessen das aktuelle Wirtschaftsjahr verwendet.

Ändern Sie das Von-Datum so, dass es nach dem Bis-Datum liegt oder in ein anderes Jahr fällt, passt Spesenfuchs das Bis-Datum automatisch auf das Ende des entsprechenden Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres an.

Monat

Alternativ können Sie einen Monat und ein Jahr auswählen. Der Export umfasst dann automatisch den gesamten Monat – vom ersten bis zum letzten Kalendertag.

Standardmäßig ist der Vormonat ausgewählt, da dieser in der Praxis meist für die monatliche Übergabe an die Buchhaltung verwendet wird. Zur Auswahl stehen das aktuelle Jahr sowie die beiden Vorjahre.

2. Exportformat auswählen

Im zweiten Schritt wählen Sie aus, in welchem Format Ihre Ausgaben exportiert werden sollen.

Sie können bis zu vier Exportformate gleichzeitig auswählen. Für jedes ausgewählte Format wird automatisch eine eigene Datei erstellt oder – bei aktiven Schnittstellen – eine eigene Datenübertragung durchgeführt.

So wählen Sie Exportformate aus

Es gibt zwei Arten von Exportkacheln:

Kacheln mit Unterauswahl
Bei diesen Kacheln öffnet ein Klick einen Bereich mit mehreren Exportformaten. Dort können Sie die gewünschten Formate per Kontrollkästchen auswählen.

Beispiele:

• DATEV Exportdateien

• Weitere Exportformate

Direkte Exportkacheln
Diese Kacheln stehen jeweils für genau ein Exportformat oder eine Schnittstelle. Ein Klick aktiviert das Format, ein weiterer Klick deaktiviert es wieder.

Beispiele:

• Agenda LOHN

• Ihre eingerichtete Buchhaltungsschnittstelle

Hinweis: Das Kontrollkästchen oben links auf jeder Kachel zeigt an, ob in dieser Kategorie mindestens ein Exportformat ausgewählt wurde.

DATEV Exportdateien

Die Kachel DATEV Exportdateien enthält verschiedene Exportmöglichkeiten für DATEV.

Finanzbuchhaltung

Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

• Nur Buchungsdaten – Exportiert ausschließlich die Buchungsdaten.

• Buchungsdaten + Belegbilder – Exportiert die Buchungsdaten zusammen mit den zugehörigen Belegbildern.

• Belegdaten + Belegbilder – Exportiert die Belegdaten im DATEV-XML-Format einschließlich der Belegbilder.

Lohnbuchhaltung

Für die Lohnabrechnung können Sie folgende Exportformate auswählen:

• LODAS

• Lohn und Gehalt

Agenda LOHN

Ist Agenda LOHN in Ihren Exporteinstellungen aktiviert, erscheint hierfür eine eigene Exportkachel.

Buchhaltungsschnittstelle

Haben Sie eine Buchhaltungsschnittstelle eingerichtet – beispielsweise DATEV Datenservice, sevdesk, Lexware Office, Kontolino!, BuchhaltungsButler oder weclapp – wird diese ebenfalls als eigene Kachel angezeigt.

Im Gegensatz zu den Downloadformaten wird hierbei keine Exportdatei erzeugt. Stattdessen werden die Daten direkt an das angebundene System übertragen.

Weitere Exportformate

Über die Kachel Weitere Exportformate stehen zusätzliche Exportmöglichkeiten zur Verfügung.

Excel

Sie können zwischen drei CSV-Exporten wählen:

• Kurz – kompakte Übersicht

• Lang – ausführliche Darstellung aller Informationen

• Summenliste – Übersicht der Summen je Kostenart

Weitere Formate

Zusätzlich stehen folgende Exportmöglichkeiten zur Verfügung:

• Belegbilder – lädt ausschließlich die Belegbilder herunter.

• SEPA-XML-Datei – erstellt eine SEPA-Überweisungsdatei zur Erstattung der Auslagen an Ihre Mitarbeitenden.

Hinweis: Ihre Auswahl der Exportformate wird gespeichert und beim nächsten Export automatisch wieder vorgeschlagen.

Exporteinstellungen

Über den Link Exporteinstellungen öffnen Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihre Exportformate. Dort konfigurieren Sie beispielsweise:

• Kontenrahmen

• Berater- und Mandantennummer

• DATEV-Festschreibung

• aktive Buchhaltungsschnittstellen

• weitere exportspezifische Einstellungen

So müssen diese Angaben nur einmal eingerichtet werden und stehen bei jedem Export automatisch zur Verfügung.

3. Optionen

Im dritten Schritt legen Sie zusätzliche Optionen für den Export fest. Diese bestimmen, welche Ausgaben exportiert werden und wie Spesenfuchs sie nach einem erfolgreichen Export behandelt.

Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren

Standardmäßig werden nur Ausgaben exportiert, deren Bearbeitung abgeschlossen ist und die noch nicht exportiert wurden.

Aktivieren Sie diese Option, werden zusätzlich auch bereits exportierte Ausgaben erneut berücksichtigt. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie einen Export wiederholen oder fehlende Daten erneut übertragen möchten.

Hinweis: Exportieren Sie bereits übertragene Ausgaben erneut, können in Ihrer Buchhaltung Doppelbuchungen entstehen. Nutzen Sie diese Option daher nur, wenn dies ausdrücklich erforderlich ist.

Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen

Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Nach einem erfolgreichen Export erhalten die Ausgaben den Status Exportiert. Dadurch werden sie bei zukünftigen Exporten nicht erneut berücksichtigt.

Deaktivieren Sie diese Option, bleiben die Ausgaben im Status Bearbeitung abgeschlossen und werden beim nächsten Export erneut vorgeschlagen.

Hinweis: Dadurch können dieselben Ausgaben mehrfach exportiert werden, was zu Doppelbuchungen in der Buchhaltung führen kann.

Warum ist diese Option manchmal nicht verfügbar?

Die Option ist deaktiviert, wenn in Ihren Exporteinstellungen eine Buchhaltungsschnittstelle eingerichtet ist (z. B. DATEV Datenservice, sevdesk, Lexware Office, Kontolino!, BuchhaltungsButler oder weclapp), diese aber für den aktuellen Export nicht ausgewählt wurde.

Dadurch wird verhindert, dass Ausgaben bereits als Exportiert markiert werden, obwohl sie noch nicht an die eingerichtete Schnittstelle übertragen wurden. Andernfalls würden diese Ausgaben bei einem späteren Export über die Schnittstelle nicht mehr berücksichtigt.

Sobald Sie die entsprechende Schnittstelle zusätzlich auswählen, steht die Option wieder zur Verfügung.

Nach dem Export eine E-Mail an mich senden

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie nach Abschluss des Exports automatisch per E-Mail informiert werden möchten.

Diese Einstellung wird in Ihrem Benutzerkonto gespeichert und bei zukünftigen Exporten automatisch wieder verwendet.

4. Zusammenfassung und Vorschau

Bevor Sie den Export starten, können Sie Ihre Auswahl noch einmal überprüfen. Die Zusammenfassung zeigt alle gewählten Einstellungen auf einen Blick, während die Vorschau die tatsächlich zu exportierenden Ausgaben anzeigt.

Zusammenfassung

Unterhalb der Einstellungen sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Auswahl.

Diese enthält den gewählten Zeitraum sowie alle ausgewählten Exportformate als Chips.

Möchten Sie ein Exportformat wieder entfernen, klicken Sie einfach auf das × des entsprechenden Chips.

Am unteren Bildschirmrand befindet sich außerdem die Schaltfläche Vorschau. Klicken Sie darauf, um Ihre Auswahl vor dem eigentlichen Export noch einmal zu überprüfen.

Vorschau

Klicken Sie auf Vorschau, um Ihre Auswahl vor dem Export noch einmal zu überprüfen.

Spesenfuchs prüft zunächst Ihre Einstellungen. Sind alle Angaben vollständig und korrekt, öffnet sich die Exportvorschau.

Fehlen Pflichtangaben oder widersprechen sich Einstellungen, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Beheben Sie diese, bevor Sie den Export starten.

Gibt es lediglich Hinweise, die den Export nicht verhindern, werden diese ebenfalls angezeigt. Sie können den Export anschließend trotzdem durchführen.

Liste der Ausgaben

Auf der linken Seite sehen Sie alle Ausgaben, die exportiert werden.

Zu jeder Ausgabe werden folgende Informationen angezeigt:

• Art

• Bezeichnung

• Person

• Datum

• Status

• Betrag

So können Sie vor dem Export noch einmal prüfen, ob alle gewünschten Ausgaben berücksichtigt werden.

Statusübersicht

Auf der rechten Seite finden Sie eine Zusammenfassung der Exporteinstellungen. Dort sehen Sie unter anderem:

• die Anzahl der zu exportierenden Ausgaben,

• die Anzahl der ausgewählten Exportformate,

• ob die Ausgaben nach dem Export den Status Exportiert erhalten,

• ob bereits exportierte Ausgaben erneut berücksichtigt werden und

• bei DATEV-Buchungsdaten zusätzlich, ob die DATEV-Festschreibung aktiviert ist.

Export starten oder zurückkehren

Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf Export starten, um den Export auszuführen.

Möchten Sie vorher noch Änderungen an Ihren Einstellungen vornehmen, wählen Sie Abbrechen. Sie kehren zu den Exporteinstellungen zurück, ohne dass Ihre bisherigen Angaben verloren gehen.

5. Export starten

Klicken Sie auf Export starten, um den Export auszuführen.

Während der Export vorbereitet wird, erscheint ein kurzer Hinweis. Anschließend wird der Export im Hintergrund verarbeitet, sodass Sie Spesenfuchs ohne Wartezeit weiter nutzen können.

Nach dem Start wechseln Sie automatisch in den Reiter Exporte. Dort sehen Sie alle laufenden und abgeschlossenen Exporte mit ihrem aktuellen Status.

Sobald ein Export abgeschlossen ist, können Sie:

• die erzeugten Dateien herunterladen oder

• bei Schnittstellen-Exporten den Status der Datenübertragung einsehen.

Hinweis: Bei großen Exporten mit vielen Ausgaben oder Belegbildern kann die Verarbeitung einige Minuten dauern.

Häufige Fragen

In der Vorschau werden keine Ausgaben angezeigt. Woran liegt das?

Es werden nur Ausgaben berücksichtigt, deren Bearbeitung abgeschlossen ist.

Prüfen Sie daher folgende Punkte:

• Haben die Reisen oder Einzelbelege den Status Freigegeben?

• Liegt das Datum der Ausgabe innerhalb des gewählten Zeitraums?

• Wurden die Ausgaben bereits exportiert? Aktivieren Sie in diesem Fall die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren.

Ich habe versehentlich exportiert. Kann ich das rückgängig machen?

Ein bereits durchgeführter Export kann nicht rückgängig gemacht werden.

Möchten Sie dieselben Ausgaben erneut exportieren, aktivieren Sie die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren und starten Sie den Export erneut.

Hinweis: Wurden die Daten bereits in Ihre Buchhaltung übernommen, müssen sie dort vor einem erneuten Import entfernt oder storniert werden. Andernfalls können Doppelbuchungen entstehen.

Kann ich mehrere Exportformate gleichzeitig auswählen?

Ja. Sie können bis zu vier Exportformate gleichzeitig auswählen – auch aus unterschiedlichen Kategorien.

So können Sie beispielsweise in einem Arbeitsgang einen DATEV-Export für die Finanzbuchhaltung, einen Excel-Export und eine SEPA-XML-Datei erstellen.

Für jedes ausgewählte Exportformat wird eine eigene Datei erzeugt oder – bei Schnittstellen – eine eigene Datenübertragung durchgeführt.

Warum werden manche Exportkacheln nicht angezeigt?

Einige Exportkacheln werden nur angezeigt, wenn die entsprechende Funktion eingerichtet oder aktiviert wurde.

Dazu gehören beispielsweise:

• Agenda LOHN

• Buchhaltungsschnittstellen wie DATEV Datenservice, sevdesk oder Lexware Office

Wo finde ich meine fertigen Exporte?

Alle Exporte finden Sie im Reiter Exporte.

Dort sehen Sie den aktuellen Status jedes Exports und können die erzeugten Dateien herunterladen oder den Status einer Datenübertragung einsehen. Die Exporte bleiben dort für den angegebenen Zeitraum verfügbar.