Geben Sie an, wie die Reisekosten und Ausgaben gebucht werden sollen. Der Status des Abrechnenden ist wichtig. Die getroffene Auswahl hat Auswirkungen auf die Reiseabrechnung, da bei Selbstständigen z.B. keine Übernachtungspauschalen angesetzt werden dürfen, sondern immer eine Abrechnung per Einzelnachweis (Hotelbeleg) erfolgen muss.
- Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel Angestellte.
- Eine Übernachtungspauschale ohne Beleg ist nur möglich, wenn sie der Arbeitgeber einem Mitarbeiter erstattet, nicht wenn Sie als Selbstständiger Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen.
Weiter sind die Konten bei Selbstständigen und Angestellten unterschiedlich.
Beachten Sie, dass beim Wechsel zwischen Selbstständig und Angestellt bereits eingegebene Ausgaben nicht automatisch neu berechnet werden. Soll die Änderung für eine bereits erfasste Reise gelten, müssen Sie die Ausgabe aufrufen und erneut abspeichern.
Kreditorenkonto
Das Kreditorenkonto des Mitarbeiters wird für die Buchungen verwendet
Status
Legen Sie fest, ob für Sie die Regelungen als Selbstständiger oder Angestellter gelten. Sollten Sie sich nicht sicher sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Spesengruppen
Dieser Bereich ist nur vorhanden, wenn Sie eine individuelle Spesengruppe angelegt haben.
Alle Spesengruppen, die für diesen Benutzer erlaubt sind, werden angezeigt. Setzen Sie die Spesengruppe auf Standard, die Sie am häufigsten verwenden. Wenn Sie eine neue Reise erstellen, wird diese Spesengruppe als Default angeboten.
Über die Spalte Erlaubt definieren Sie, welche Spesengruppen der Benutzer verwenden darf. Dadurch können Sie einem Benutzer über die Verwaltung eine Spesengruppe zuordnen, sie aber z.B. temporär bei einem Benutzer entfernen.
Kostenstelle/Kostenträger
Weitere Informationen finden Sie im Bereich Kostenstellen/Kostenträger.
km-Satz Auto
Spesenfuchs verwendet für Fahrten mit dem Auto die gesetzliche Kilometerpauschale. Wenn Sie einen individuellen km-Satz verwenden möchten, aktivieren Sie die Checkbox und geben den gewünschten Satz in Cent ein. Beträge über dem gesetzlichen Satz müssen versteuert werden. Dies wird in den Berichten entsprechend ausgegeben.