Spesengruppen

Wann werden Spesengruppen benötigt?

Im Unternehmen werden grundsätzlich oder für bestimmte Benutzer

• keine Verpflegungsmehraufwendungen bezahlt.
• die doppelten Verpflegungsmehraufwendungen bezahlt.
• ein fixer Aufschlag für jeden Reisetag bezahlt.

Bitte beachten Sie, dass sobald mehr als die gesetzlich festgelegten Verpflegungsmehraufwendungen/Übernachtungspauschalen bezahlt werden, der Mitarbeiter die Differenz zum gesetzlichen Betrag pauschal oder zu seinem persönlichen Steuersatz versteuern muss. In diesem Fall können Sie die Daten über vorhandene Exportschnittstellen an die Lohnbuchhaltung exportieren.

Die Verwaltung der Spesengruppen findet über das Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Spesengruppen statt.

Grundsätzlich muss festgelegt werden, ob die Auswahl der Spesengruppe durch den Erfasser für die komplette Reise oder für jeden einzelnen Tag erfolgen soll. Dies legen Sie über die Zuordnung fest. Sie können diese Zuordnung zu einem späteren Zeitpunkt ändern. Beachten Sie dabei, dass die Änderung der Einstellung für bereits erfasste Reisen nicht automatisch übernommen wird. Rufen Sie eine bereits erfasste Reise auf und speichern Sie diese erneut ab, damit die Zuordnung der Spesengruppe angepasst wird. In den meisten Fällen genügt die Zuordnung pro Reise.  

Die Spesengruppen

Gesetzliche Pauschalen

Die gesetzlichen Pauschalen werden immer dann verwendet, wenn es keine eigenen Pauschalen gibt. Diese Spesengruppe kann nicht gelöscht werden.

Eigene Pauschalen

Sie können eigene Spesengruppen anlegen und an Ihre Wünsche anpassen. Eine eigene Spesengruppe kann gelöscht werden, wenn Sie keiner Person (Nur TEAM-Version) zugeordnet ist und wenn Sie in keiner Reise verwendet wurde.

Spesengruppe anlegen und bearbeiten

Geben Sie einer Spesengruppe einen eindeutigen Namen und ein Kürzel.  

Vorlage

Sie können die Spesengruppe mit einer Vorlage erstellen oder die Werte für die Pauschalen individuell anpassen.

Pauschalen

Sie können unterschiedliche Werte für den ersten/letzten Tag und die Zwischentage hinterlegen. Zudem können Sie die Höhe der Übernachtungspauschale festlegen. Diese wird verwendet, wenn es keinen Hotelbeleg gibt und Sie in den Einstellungen als Angestellter definiert sind.

Bei allen drei Werten können Sie entscheiden, wie die Pauschale berechnet werden soll:

Ein fixer Betrag

Es wird ein fixer Betrag gewährt. Das Land spielt dabei keine Rolle.

Beispiel: Wenn für den ersten/letzten Tag und die Zwischentage je 20.-€ und für die Übernachtung 30.-€ hinterlegt werden, dann erhält der Reisende bei einer 4-tägigen Reise folgende Pauschalen

Ein bestimmter Betrag zusätzlich

Zusätzlich zur gesetzlichen Pauschale wird ein bestimmter Betrag gewährt.

Beispiel: Wenn für den ersten/letzten Tag und die Zwischentage je 10.-€ zusätzlich und für die Übernachtung ebenfalls 10.-€ zusätzlich hinterlegt werden, dann erhält der Reisende bei einer 4-tägigen Reise innerhalb von Deutschland folgende Pauschalen

Eine prozentuale Erhöhung

Die Pauschale richtet sich nach der gesetzlichen Pauschale und erhöht/verringert sich um den hinterlegten Prozentsatz.

Beispiel: Wenn für den ersten/letzten Tag, die Zwischentage und für die Übernachtung die doppelte Pauschale, also 200%, gewährt werden soll, dann erhält der Reisende bei einer 4-tägigen Reise innerhalb von Deutschland folgende Pauschalen

Die Tabelle mit den Verpflegungsmehraufwendungen

Wenn Sie sich in der Spesengruppe Gesetzlichen Pauschalen befinden, oder in einer individuellen Spesengruppe die Vorlage Gesetzliche Pauschalen ausgewählt haben, dann können Sie in der Tabelle schnell die gesetzlichen und somit steuerfreien Werte für jedes Land nachschlagen.

Zum anderen dient die Tabelle dazu, Ihnen eine Vorschau auf Ihre individuell angelegte Pauschale zu geben. Nachdem Sie z.B. die Pauschalen prozentual erhöht haben, können Sie in der Tabelle direkt sehen wie sich die Erhöhung auf die einzelnen Pauschalen in den Ländern auswirkt.

Optionen

Neuen Benutzern zuordnen

Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, erhält dieser die Spesengruppe automatisch und kann sie verwenden. Bei der Benutzeranlage können Sie die Spesengruppe aber auch entfernen.

Allen Benutzern zuordnen

Jedem Benutzer, der aktuell in Ihrem Account angelegt ist und nicht Gesperrt ist, wird diese Spesengruppe zugeordnet. Ein nachträglich angelegter Benutzer erhält diese Spesengruppe nicht automatisch zugeordnet.

Auf Inaktiv setzen

Eine inaktive Spesengruppe bleibt im System vorhanden, wird aber bei einer neuen Reise nicht mehr zur Auswahl angeboten. In bestehenden Reisen bleibt die inaktive Spesengruppe hinterlegt, bis die Reise erneut gespeichert wird.

Werbungskosten ausweisen

Wenn Pauschalen nicht oder nur teilweise vom Unternehmen bezahlt werden, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, die Pauschalen über die Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen. Hierfür gibt Spesenfuchs die relevanten Werte aus, wenn diese Option gewählt wurde.

Wird die Option Werbungskosten ausweisen gewählt, wird in der Reisekostenabrechnung der Betrag, den der Mitarbeiter in seiner Steuererklärung als Werbungskosten ausweisen kann, ausgegeben. Wenn die Zuordnung der Spesengruppen auf der Ebene Tage erfolgt, wird der Werbungskostenabzug nur für die Tage berechnet, an denen eine Spesengruppe zugewiesen wurde die "Werbungskosten ausweisen" eingeschaltet hat. Weitere Informationen

Darstellung

Im Bereich Darstellung können Sie die Spesengruppe visuell anpassen.