Sie können den Import über Einstellungen -> Import starten. Für den Import sind mindestens Administrator Rechte erforderlich.
Import aus einer CSV-Datei
Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auf einmal in Spesenfuchs anlegen wollen, ist der Import komfortabler als jeden Benutzer einzeln über die Oberfläche anzulegen.
Vorgehen:
- Starten Sie den Import aus einer CSV Datei.
- Laden Sie sich die Vorlage herunter und öffnen Sie die Datei mit z.B. Microsoft Excel.
- Verändern Sie nicht die Überschriften in der Datei und fügen Sie auch keine Überschriften hinzu. Wenn Sie bestimmte Spalten nicht ausfüllen wollen, lassen Sie sie leer.
- Füllen Sie für jeden Mitarbeiter eine Zeile aus.
- Sie müssen die Felder Name und E-Mail füllen, da dies Pflichtfelder in Spesenfuchs sind. Alle anderen Felder sind optional.
- Speichern Sie die Datei wieder im CSV-Format (UTF-8) ab.
- Fahren Sie in Spesenfuchs mit dem zweiten Schritt des Importassistenten fort. Klicken Sie auf Auswählen & Hochladen und wählen Sie die eben gespeicherte Datei aus.
- Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, die Sie importieren möchten. Soll ein Mitarbeiter nicht importiert werden, deaktivieren Sie die Checkbox für diesen Mitarbeiter.
- Sollen die Mitarbeiter Ihre Reisen selbst erfassen, dann setzen Sie den Schalter auf Ja. Im Anschluss an den Import erhalten diese Mitarbeiter dann eine Einladung per E-Mail, damit Sie sich in Spesenfuchs anmelden können. Wenn Sie die Einladungen erst zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten, dann lassen Sie den Schalter auf Nein und versenden die Einladungen über die Benutzerverwaltung.
- Über das "i" am Ende einer Zeile erhalten Sie ggf. eine Information weshalb der Datensatz nicht importiert werden kann. Zum Beispiel müssen in Spesenfuchs manche Felder zwingend vorhanden sein oder dürfen nicht doppelt vorkommen.
- Wenn Sie Ihre Daten geprüft haben, starten Sie mit Importieren den Importvorgang.
- Der Assistent prüft, ob genügend freie Benutzerlizenzen zur Verfügung stehen. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle weitere Lizenzen hinzufügen. Ohne ausreichende Lizenzen kann der Import nicht fortgesetzt werden.
- Nach dem Import erhalten Sie eine Zusammenfassung über die importierten Daten.