Auf dieser Seite stellen Sie Berechnungsgrundlagen für Spesenfuchs ein.
Neue Reise mit Übernachtungspauschale
Wenn Sie als Angestellter eine Reise erstellen, die über mehrere Tage geht, dann aktiviert Spesenfuchs die Übernachtungspauschale. Diese wird automatisch ausgeschaltet, wenn Sie für diese Reisezeitraum einen Hotelbeleg erfassen. In diesem Fall brauchen Sie diese Option nicht ausschalten.
Wenn Sie den Hotelbeleg aber z.B. nicht in Spesenfuchs erfassen, da er vorab bereits durch die Firma bezahlt wurde, dann müssen Sie bei jeder Reise die Übernachtungspauschale ausschalten. Um solche Fälle bzw. Eingaben zu vereinfachen können Sie hier einstellen, dass eine neu angelegte Reise standardmäßig keine Übernachtungspauschale aktiviert hat. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung ggf. durch die Einstellung in einer Spesengruppe übersteuert werden kann.
25% Pauschalierung saldieren
Verpflegungspauschale, Fahrt- und Übernachtungspauschale einer Reise zusammenrechnen, wenn dort die steuerfreien Beträge noch nicht voll ausgeschöpft sind ("Gesamtrechnung"). In diesem Fall ist die Summe der Pauschalen steuerfrei, soweit sie die Summe der steuerfreien Einzelpauschalen nicht übersteigt. Der Betrag, der den steuerfreien Pauschalbetrag übersteigt, wird einheitlich mit 25 % pauschal besteuert, soweit die 100 %-Grenze nicht überschritten wird. Wenn diese Einstellungen deaktiviert ist, werden nur die Verpflegungsmehraufwendungen für die 25% Pauschalsteuer zugrunde gelegt.
Ein Beispiel finden Sie dazu unter: https://www.spesenfuchs.de/steuern-sparen-durch-reisekostenabrechnung/
Mahlzeiten von der Pauschale abziehen
Normalerweise erzeugt Spesenfuchs für Mahlzeitenabzüge einen extra Buchungssatz und zeigt diesen auch in der Buchungsliste an. Legen Sie hier fest, ob Mahlzeitenabzüge direkt von der Pauschale abgezogen werden und auf den zusätzlichen Buchungssatz verzichtet werden soll.
Hinweis: In manchen Schnittstellen, z.B. Lexware Officeoder sevdesk wird dies automatisch gemacht, unabhängig von dieser Einstellung.
70/30 Regel
Bei einer Bewirtung wird unterschieden, ob es sich um eine 100% abzugsfähige betrieblich veranlasste Bewirtung handelt, oder um eine Bewirtung mit Geschäftspartnern, die nur zu 70% abzugsfähig ist.
Wenn es sich um eine Bewirtung mit externen Geschäftspartnern handelt, dann erstellt Spesenfuchs automatisch für jede Bewirtung direkt die Aufteilung nach der 70/30 Regelung. Wenn Sie diese automatische Aufteilung nicht wünschen, da Sie z.B. die 30% Buchung einmal im Jahr über alle Bewirtungen durchführen, dann schalten Sie diese Option aus. Beachten Sie, dass die 30% Buchung dann nicht durch Spesenfuchs erstellt wird.
Berücksichtigen Sie bitte, dass nicht alle Exportschnittstellen mit der 70/30 Aufteilung umgehen können.
Benutzerdefinierte Währungskurse erlauben
Spesenfuchs rechnet Fremdwährungsbeträge standardmäßig automatisch anhand des für das Belegdatum ermittelten Wechselkurses in Euro um.
Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Benutzer bei Fremdwährungsbelegen einen eigenen Wechselkurs eingeben dürfen. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein anderer Kurs auf einer Kreditkartenabrechnung, einem Kontoauszug oder einem anderen Zahlungsnachweis ausgewiesen wird.
Ist die Einstellung aktiviert, wird bei Belegen mit einer Fremdwährung die Funktion „Kurs ändern“ angezeigt. Benutzer können dort einen individuellen Wechselkurs hinterlegen. Der Eurobetrag wird anschließend auf Basis dieses Kurses neu berechnet.
Bitte beachten Sie:
- Der eingegebene Wechselkurs muss größer als 0 sein.
- Der automatisch ermittelte Systemkurs bleibt weiterhin als Referenz verfügbar.
- Weicht ein benutzerdefinierter Kurs um mehr als 30 % vom Systemkurs ab, zeigt Spesenfuchs eine Warnung an. Die Eingabe kann dennoch gespeichert werden.
Kein Vorsteuerabzug
Ist Ihr Unternehmen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, können Sie diese Einstellung aktivieren. Spesenfuchs berücksichtigt dies anschließend automatisch bei der Erfassung, Verarbeitung und dem Export Ihrer Belege.
Wann sollten Sie die Einstellung aktivieren?
Aktivieren Sie Kein Vorsteuerabzug, wenn Ihr Unternehmen die auf Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen darf.
Dies betrifft beispielsweise:
Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) anwenden.
Viele gemeinnützige Organisationen.
Unternehmen oder Einrichtungen, deren Umsätze von der Umsatzsteuer befreit sind und deshalb keinen Vorsteuerabzug haben.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Auswirkungen auf die Belegerfassung
Nach der Aktivierung gelten für alle neu angelegten Belege folgende Regeln:
Es kann keine Mehrwertsteuer ausgewählt werden.
Die Steuerfelder sind gesperrt.
Der Steuerbetrag beträgt immer 0,00 €.
Beim automatischen Einlesen per OCR wird eine erkannte Mehrwertsteuer nicht übernommen.
Buchungen und Exporte werden ohne Vorsteuer erstellt.
Zur Kennzeichnung zeigt Spesenfuchs bei entsprechenden Belegen den Hinweis „Umsatzsteuerfrei“ an.
Bereits erfasste Belege
Ändern Sie die Einstellung erst, nachdem bereits Belege oder Reisen erfasst wurden, werden diese nicht sofort automatisch geändert.
Beim Öffnen eines solchen Belegs erkennt Spesenfuchs, dass sich die Firmeneinstellung geändert hat, und weist mit einer gelben Meldung darauf hin, dass der Beleg bzw. die Reise beim nächsten Speichern neu berechnet wird. Erst nach dem Speichern übernimmt der Beleg die neue Einstellung.
Auswirkungen auf Reisen
Die Einstellung gilt nicht nur für einzelne Belege, sondern auch für Reisen.
Wird die Einstellung nachträglich geändert, werden beim erneuten Speichern sämtliche Belege der betroffenen Reise entsprechend neu berechnet.
Auswirkungen auf den Belegeingang
Auch Belege, die über den Belegeingang hochgeladen oder mit der App fotografiert werden, übernehmen automatisch die Einstellung.
Eine durch die OCR erkannte Mehrwertsteuer wird in diesem Fall verworfen und der Steuerbetrag auf 0,00 € gesetzt.
Kopieren von Belegen
Kopieren Sie einen Beleg, übernimmt die Kopie ebenfalls die aktuelle Einstellung Kein Vorsteuerabzug.
Bei Fremdwährungsbelegen wird zusätzlich der Wechselkurs für das neue Belegdatum neu ermittelt.
Beispiel
Ein Hotel stellt eine Rechnung über 119,00 € inklusive 19 % Umsatzsteuer aus.
Mit Vorsteuerabzug: Die enthaltene Umsatzsteuer kann als Vorsteuer berücksichtigt werden.
Ohne Vorsteuerabzug: Der gesamte Rechnungsbetrag wird als Aufwand erfasst. Eine Vorsteuer wird weder angezeigt noch exportiert.