Auf dieser Seite stellen Sie Berechnungsgrundlagen für Spesenfuchs ein.
Neue Reise mit Übernachtungspauschale
Wenn Sie als Angestellter eine Reise erstellen, die über mehrere Tage geht, dann aktiviert Spesenfuchs die Übernachtungspauschale. Diese wird automatisch ausgeschaltet, wenn Sie für diese Reisezeitraum einen Hotelbeleg erfassen. In diesem Fall brauchen Sie diese Option nicht ausschalten.
Wenn Sie den Hotelbeleg aber z.B. nicht in Spesenfuchs erfassen, da er vorab bereits durch die Firma bezahlt wurde, dann müssen Sie bei jeder Reise die Übernachtungspauschale ausschalten. Um solche Fälle bzw. Eingaben zu vereinfachen können Sie hier einstellen, dass eine neu angelegte Reise standardmäßig keine Übernachtungspauschale aktiviert hat. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung ggf. durch die Einstellung in einer Spesengruppe übersteuert werden kann.
25% Pauschalierung saldieren
Verpflegungspauschale, Fahrt- und Übernachtungspauschale einer Reise zusammenrechnen, wenn dort die steuerfreien Beträge noch nicht voll ausgeschöpft sind ("Gesamtrechnung"). In diesem Fall ist die Summe der Pauschalen steuerfrei, soweit sie die Summe der steuerfreien Einzelpauschalen nicht übersteigt. Der Betrag, der den steuerfreien Pauschalbetrag übersteigt, wird einheitlich mit 25 % pauschal besteuert, soweit die 100 %-Grenze nicht überschritten wird. Wenn diese Einstellungen deaktiviert ist, werden nur die Verpflegungsmehraufwendungen für die 25% Pauschalsteuer zugrunde gelegt.
Ein Beispiel finden Sie dazu unter: https://www.spesenfuchs.de/steuern-sparen-durch-reisekostenabrechnung/
Mahlzeiten von der Pauschale abziehen
Normalerweise erzeugt Spesenfuchs für Mahlzeitenabzüge einen extra Buchungssatz und zeigt diesen auch in der Buchungsliste an. Legen Sie hier fest, ob Mahlzeitenabzüge direkt von der Pauschale abgezogen werden und auf den zusätzlichen Buchungssatz verzichtet werden soll.
Hinweis: In manchen Schnittstellen, z.B. Lexware Officeoder sevdesk wird dies automatisch gemacht, unabhängig von dieser Einstellung.
70/30 Regel
Bei einer Bewirtung wird unterschieden, ob es sich um eine 100% abzugsfähige betrieblich veranlasste Bewirtung handelt, oder um eine Bewirtung mit Geschäftspartnern, die nur zu 70% abzugsfähig ist.
Wenn es sich um eine Bewirtung mit externen Geschäftspartnern handelt, dann erstellt Spesenfuchs automatisch für jede Bewirtung direkt die Aufteilung nach der 70/30 Regelung. Wenn Sie diese automatische Aufteilung nicht wünschen, da Sie z.B. die 30% Buchung einmal im Jahr über alle Bewirtungen durchführen, dann schalten Sie diese Option aus. Beachten Sie, dass die 30% Buchung dann nicht durch Spesenfuchs erstellt wird.
Berücksichtigen Sie bitte, dass nicht alle Exportschnittstellen mit der 70/30 Aufteilung umgehen können.
Benutzerdefinierte Währungskurse erlauben
Spesenfuchs rechnet Fremdwährungsbeträge standardmäßig automatisch anhand des für das Belegdatum ermittelten Wechselkurses in Euro um.
Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Benutzer bei Fremdwährungsbelegen einen eigenen Wechselkurs eingeben dürfen. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein anderer Kurs auf einer Kreditkartenabrechnung, einem Kontoauszug oder einem anderen Zahlungsnachweis ausgewiesen wird.
Ist die Einstellung aktiviert, wird bei Belegen mit einer Fremdwährung die Funktion „Kurs ändern“ angezeigt. Benutzer können dort einen individuellen Wechselkurs hinterlegen. Der Eurobetrag wird anschließend auf Basis dieses Kurses neu berechnet.
Bitte beachten Sie:
- Der eingegebene Wechselkurs muss größer als 0 sein.
- Der automatisch ermittelte Systemkurs bleibt weiterhin als Referenz verfügbar.
- Weicht ein benutzerdefinierter Kurs um mehr als 30 % vom Systemkurs ab, zeigt Spesenfuchs eine Warnung an. Die Eingabe kann dennoch gespeichert werden.