Wenn der Mitarbeiter für seine Reisen weniger als die gesetzlich festgelegten Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungspauschalen erhält, dann kann er die Differenz in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Wird die Option Werbungskosten ausweisen gewählt, dann wird in der Reisekostenabrechnung der Betrag, den der Mitarbeiter in seiner Steuererklärung als Werbungskosten ausweisen kann, ausgegeben.
Wenn die Zuordnung der Spesengruppen auf der Ebene Tage erfolgt, wird der Werbungskostenabzug nur für die Tage berechnet, an denen eine Spesengruppe zugewiesen wurde, die Werbungskosten ausweisen eingeschaltet hat. Es muss also mindestens eine Spesengruppe mit der Option Werbungskosten ausweisen in der Reise gewählt werden. Es ist zu beachten, dass für die Tage, an denen eine Spesengruppe ohne Werbungskosten ausweisen gewählt wird, auch nicht die Werbungskosten berechnet werden.