Wenn sich ein Geschäftsreisender aus beruflichem Anlass außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Arbeitsstätte aufhält, sind die Kosten für seine Verpflegung in der Regel höher als zu Hause. Daher kommt die Bezeichnung “Verpflegungsmehraufwand”. Ein anderer Begriff hierfür ist “Tagespauschale”.
Wenn der Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erstattet wird, ist er im Rahmen von festgesetzten Beträgen steuerfrei. Hierzu besteht jedoch keine gesetzliche Pflicht, der Arbeitgeber muss keinen Verpflegungsmehraufwand an seine Mitarbeiter auszahlen.
Wenn der Arbeitgeber keinen Verpflegungsmehraufwand an den Mitarbeiter auszahlt, dann kann der Mitarbeiter diese Beträge im Rahmen seiner Steuererklärung geltend machen. Wenn der Mitarbeiter seinen Verpflegungsmehraufwand nur zum Teil vom Arbeitgeber ersetzt bekommt, dann kann er die Differenz zum vom Arbeitgeber ausgezahlten Verpflegungsmehraufwand in seiner eigenen Steuererklärung geltend machen.
Für Geschäftsreisen ins Ausland gilt ein anderer Verpflegungsmehraufwand als im Inland. Für manche Länder gibt es sogar mehrere Beträge, je nachdem, in welcher Stadt man sich aufgehalten hat oder weitere Sonderfälle. Das Bundesfinanzministerium passt die Beträge jedes Jahr an. Weiter sind die Beträge für Verpflegungsmehraufwand abhängig von der Dauer der Reise. In den Beträgen für die Verpflegungsmehraufwendungen werden die Verbraucherpreise vor Ort und die aktuellen Wertigkeiten der Währungen berücksichtigt (z.B. Euro zu Dollar).
Für jedes Land werden vom Bundesfinanzministerium zwei Sätze festgelegt, einen größeren Betrag für den Fall einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag und einen kleineren für den An- und Abreisetag sowie für den Fall einer eintägigen Reise mit einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag. In Deutschland ist der kleinere Betrag 12 Euro und der größere 24 Euro.
Wenn während der Geschäftsreise mehrere Länder bereist werden, wird für jeden einzelnen Tag die Verpflegungspauschale des Landes angewandt, welches als letztes vor 24 Uhr erreicht wurde.
Maßgebend bei der Ermittlung der Abwesenheitsdauer ist die Dauer der beruflichen Abwesenheit von der Wohnung bzw. der Arbeitsstätte.
Der Verpflegungsmehraufwand kann auch an Sonn- und Feiertagen gewährt werden, wenn an diesen Tagen gearbeitet wurde.
Höhere tatsächlich belegte Mehrausgaben für Verpflegung können steuerlich nicht abgesetzt werden. Der Einzelnachweis ist ausgeschlossen.
Die aktuelle Liste des Bundesfinanzministeriums kann hier eingesehen werden.
Nicht zum Verpflegungsmehraufwand gehören die Kosten von Übernachtungen und anderen Aufwendungen wie Fahrtkosten, Reisenebenkosten anlässlich einer Dienst- oder Geschäftsreise. Diese können zusätzlich als Reisekosten geltend gemacht werden.
Für manche Länder bzw. Städte gibt es besondere Regelungen, hier nur einige Beispiele:
Die Vororte von London (City of Westminster, Kensington and Chelsea, Hammersmith and Fulham, Wandsworth, Lambeth, Southwark, Tower Hamlets, Hackney, Islington, Camden) erhalten die (höhere) Verpflegungspauschale von London und nicht die von Großbritannien
Die französischen Departements 92,93 und 94 erhalten die Verpflegungspauschale von Paris
Die Kanarischen Inseln erhalten eigene Verpflegungspauschalen
Teilweise sind für eine korrekte Zuordnung der Verpflegungspauschalen Kenntnisse der Geschichte bzw. politischen Situation des bereisten Landes notwendig, zb erhält Aruba die Pauschalen der Niederlande (https://de.wikipedia.org/wiki/Aruba), Macao erhält die Pauschalen von China (https://de.wikipedia.org/wiki/Macau) oder Grönland die von Dänemark (https://de.wikipedia.org/wiki/Grönland). Diese Liste ist nicht abschliessend. Spesenfuchs bildet alle Sonderfälle ab.
Länder, die nicht aufgeführt werden und nicht einen Sonderfall darstellen, erhalten die Tagespauschalen von Luxemburg
Spesenfuchs ermittelt den korrekten Satz für den Verpflegungsaufwand automatisch aufgrund des Zielortes/der Zielorte der Reise und den hinterlegten Tagesangaben.
Es wird bei der Verwendung Verpflegungsmehraufwendungen zwischen folgenden Fällen unterschieden:
Eintägige Reise unter 8 Stunden
Die Geschäftsreise findet an einem Tag statt und dauert maximal 8 Stunden. In diesem Fall gibt es keine steuerfreie Erstattung (Reise zu kurz).
Eintägige Reise über 8 Stunden
Die Geschäftsreise findet an einem Tag statt und dauert mindestens 8 Stunden und 1 Sekunde und maximal 24 Stunden. In diesem Fall kann die kleine Pauschale, in Deutschland sind das 12 Euro, steuerfrei erstattet werden. Im Ausland entsprechend der Tabelle des Bundesfinanzministeriums für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag.
Zweitägige Reise mit Übernachtung
Die Geschäftsreise dauert 2 Tage und beinhaltet eine Übernachtung. Uhrzeit der An- und Abreise sind irrelevant. In diesem Fall kann 2 Mal die kleine Pauschale, in Deutschland sind das 2 Mal 12 Euro (=24 Euro), steuerfrei erstattet werden.Im Ausland entsprechend der Tabelle des Bundesfinanzministeriums für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden je Kalendertag.
Zweitägige Reise ohne Übernachtung (“Mitternachtsregel”)
Die Geschäftsreise dauert 2 Tage ohne Übernachtung. Zum Sonderfall "Mitternachtsregel" lesen Sie bitte hier
Mehrtägige Reise
Die Geschäftsreise dauert mehrere Tage, z.B 3 Tage. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, kann sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 Euro angesetzt werden, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf. Für die Tage zwischen An- und Abreise darf ein Verpflegungsmehraufwand von 24 Euro angesetzt werden. Bei einer 3-tägigen Reise sind das dann 12+24+12 = 48 Euro.