Erhält der Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten vom Arbeitgeber, dann muss er die Höhe des Verpflegungsaufwands anteilig kürzen, weil er ja eben keinen Mehraufwand für die Verpflegung hatte (siehe hier bei der Erklärung des Begriffes Verpflegungsmehraufwand).
Für ein Frühstück ist die Tagespauschale um 20 Prozent zu kürzen, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent. Basis für die Kürzung ist in jedem Fall der größere Betrag der beiden Sätze für den Fall einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden je Kalendertag.
Beispiel: Für ein in der Übernachtung enthaltenes Hotelfrühstück sind 20 Prozent abzuziehen. Bei der 24-Euro-Pauschale in Deutschland also 4,80 Euro. Das gilt auch, wenn das Frühstück gebucht, aber nicht eingenommen wurde.
Für Mittagessen und Abendessen sind jeweils weitere 40 Prozent vom Verpflegungsmehraufwand zu kürzen, also jeweils 9,60 Euro.
Somit gilt, dass bei einer Vollverpflegung die Tagespauschale komplett gekürzt wird. Letztendlich hat der Geschäftsreisende ja auch keinen Aufwand mehr für seine Verpflegung, da er Frühstück, Mittagessen und Abendessen erhalten hat.
Das gilt aber nur, wenn die Mahlzeiten vom Arbeitgeber bezahlt werden. Wer z.B. bei einem Geschäftsessen von Dritten eingeladen wurde, muss nichts abziehen.
Die Abzüge können nicht negativ werden. Wenn also keine Tagesauschale bezahlt wird, hat der Abzug keine Auswirkungen auf den Auszahlungsbetrag. Am ersten und letzten Tag einer Reise kann die Kürzung maximal den Betrag der Tagespauschale des ersten oder letzten Tages umfassen und sind somit geringer als die Kürzungen für die Tage innerhalb der Reise.
Wer im Flugzeug eine komplette Mahlzeit erhält, der muss sich die ebenfalls anrechnen lassen. Das gilt jedoch nur für wirkliche Mahlzeiten. Snacks wie Chips, Müsliriegel oder Sandwich führen nicht zur Kürzung der Verpflegungspauschale.