Übernachtungskosten werden üblicherweise mit Hotelrechnungen belegt. Diese muss ggf. um ein enthaltenes Frühstück (siehe Kürzungen der Verpflegungspauschalen) gekürzt werden.
Wer keine Hotelrechnung vorweisen kann, weil er z.B. privat untergekommen ist, der kann auch für die Übernachtungskosten eine Pauschale ansetzen. Sie beträgt in Deutschland 20 Euro. Dies ist jedoch nur für Angestellte, nicht für Selbständige erlaubt.