DATEV Export Schnittstelle - manuell

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Allgemein

Für den DATEV-Export benötigen Sie die Beraternummer und die Mandantennummer. 

Beachten Sie, dass die Mandantennummer zwischen 1001 und 99999 und die Beraternummer zwischen 1 und 9999999 sein muss.

Buchhaltung

Über die Auswahl Buchungstext geben Sie an, welche Information der Buchungstext in den DATEV Export Dateien enthalten soll. 

Wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr verwenden, hinterlegen Sie den Anfangsmonat. Wenn das Wirtschaftsjahr gleich Kalenderjahr ist, dann setzen Sie den Beginn auf Januar. Die Information wird in der DATEV Exportdatei verwendet und gibt den grundsätzlichen Zeitraum für den Export vor.

Wenn Sie die Option DATEV-Festschreibekennzeichen setzen, geben Sie den DATEV-Exporten die Information mit, dass die Buchung in Kanzlei Rechnungswesen festgeschrieben werden soll. Dadurch ist eine Änderung nicht mehr möglich.

Wie die einzelnen DATEV Exportdateien aufgebaut sind, wird in diesem Blog Beitrag erklärt.

LODAS

Geben Sie die Lohnarten an, die Sie in DATEV LODAS verwenden. Die hinterlegten Lohnarten müssen in der Regel nicht geändert werden. Die Standards sind wie folgt:

Auszahlung über LODAS

Ist die Option aktiviert, findet die Auszahlung an den Mitarbeiter über LODAS statt und die o.g. Lohnarten werden verwendet.
Deaktivieren Sie diese Option, wenn für den Ausweis von Fahrtkosten und Verpflegungszuschüssen auf der Lohnsteuerbescheinigung diese Entgeltbestandteile abgerechnet, aber nicht mehr ausgezahlt werden müssen. In diesem Fall erstellt Spesenfuchs beim Export zusätzlich für jede Lohnart eine weitere Buchung mit einem Netto-Abzug und negativem Vorzeichen. Wenn der Netto-Abzug auf eine andere Lohnart erfolgen soll, dann geben Sie die weitere Lohnart bitte mit einem "/" getrennt ein, bsp. 9978/99781. Für die Lohnart "Auszahlung" und "Reisekosten, Abzug" kann nur eine Lohnart hinterlegt werden.

Wenn der Export durchgeführt wurde, erhalten Sie eine ZIP-Datei. Lasen Sie die Datei herunter und entpacken Sie diese. Die enthaltene Textdatei können Sie jetzt entsprechend folgender DATEV Anleitung in DATEV LODAS importieren.

Sollten Sie bislang DATEV Reisekosten classic eingesetzt haben und beim Import in LODAS das Problem haben, dass keine Reisekosten ausbezahlt werden sollen, prüfen Sie bitte, ob Sie einen Folgeabzug hinterlegt hatten. Diesen müssen sie gegebenenfalls entfernen.

Weitere Informationen, insbesondere zu den Lohnarten und Buchungsschlüsseln, finden Sie auch in der Hilfe von DATEV unter folgenden Links zu Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten und zu Mahlzeiten.

LODAS Abrechnungsmonat 

Mit dem LODAS Abrechnungsmonat wird festgelegt, welches Datum in der Export Datei ausgegeben wird. Mit den Datumsangaben während des Exports geben Sie an, welche Reisen in den Export übernommen werden sollen.

Die Optionen beispielhaft erklärt:

Letzter Monat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der Juli als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die Juli Gehaltsabrechnung.

Aktueller Monat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der August als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die August Gehaltsabrechnung.

Folgender Monat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der September als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die September Gehaltsabrechnung.

Reisemonat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der Monat, in dem die Reise begonnen hat aufgeführt. Bitte beachten Sie dass LODAS innerhalb einer Datei nur einen Monat akzeptiert. D.h. in der Zeitraum Auswahl müssen Sie sich auf einen Monat festlegen

DATEV Lohn und Gehalt

Im Bereich Lohn und Gehalt hinterlegen Sie die Lohnarten für die Übertragung der Reisekosten nach DATEV Lohn und Gehalt.

Wenn Sie eine Art von Auszahlung nicht übertragen wollen, lassen Sie das Feld leer.

Mit dem Lohn und Gehalt Abrechnungsmonat wird festgelegt, welches Datum in der Export Datei ausgegeben wird. Mit den Datumsangaben während des Exports geben Sie an, welche Reisen in den Export übernommen werden sollen.

Die Optionen beispielhaft erklärt:

Letzter Monat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der Juli als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die Juli Gehaltsabrechnung.

Aktueller Monat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der August als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die August Gehaltsabrechnung.

Folgender Monat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der September als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die September Gehaltsabrechnung.

Reisemonat
Wir befinden uns im August. In der Export Datei wird der Monat, in dem die Reise begonnen hat aufgeführt. Bitte beachten Sie dass Lohn und Gehalt innerhalb einer Datei nur einen Monat akzeptiert. D.h. in der Zeitraum Auswahl müssen Sie sich auf einen Monat festlegen.

Die Übertragung erfolgt entsprechend dieser Beschreibung:

https://apps.datev.de/help-center/documents/5303224

Die Lohnarten werden hier aufgelistet:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1005132

Es werden bei einem Export für DATEV Lohn und Gehalt 3 Dateien erzeugt:

• Eine Datei mit den Bewegungsdaten
• Eine Datei mit der Information zum Großbuchstaben M für die Lohnsteuerbescheinigung. Darin enthalten sind Stammdaten. Der Import erfolgt über Mandantenebene | Stammdaten importieren | von diesem PC |
• Eine Datei für die einmalige Einrichtung mit der Hersteller-Formatbeschreibung

Die ini-Datei für die Hersteller-Formatbeschreibung können Sie wie folgt in DATEV Lohn und Gehalt importieren:

• In Lohn und Gehalt auf Kanzleiebene den Menüpunkt Extras | ASCII-Import-Assistent aufrufen.
• Die Schaltfläche Neu auswählen.
• Nun werden alle Button außer Importieren ausgegraut.
• Danach in dem freien Feld unter Hersteller-Formatbezeichnung eine eigene Bezeichnung z. Bsp. Reisekosten Spesenfuchs eingeben und auf Importieren klicken.
• Jetzt kann die INI-Datei ausgewählt werden. Die Formatbeschreibung ist damit hinterlegt.

Diese muss beim Import von Bewegungsdaten genutzt werden. (Mandantenebene | Bewegungsdaten importieren | im Drop-Down)