Allgemein
Für den DATEV-Export benötigen Sie die Beraternummer und die Mandantennummer.
Beachten Sie, dass die Mandantennummer zwischen 1001 und 99999 und die Beraternummer zwischen 1 und 9999999 liegen muss.
Buchhaltung
Über die Auswahl Buchungstext geben Sie an, welche Information der Buchungstext in den DATEV-Exportdateien enthalten soll.
Wenn Sie ein abweichendes Wirtschaftsjahr verwenden, hinterlegen Sie den Anfangsmonat. Entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr, wählen Sie als Beginn Januar. Die Information wird in der DATEV-Exportdatei verwendet und gibt den grundsätzlichen Zeitraum für den Export vor.
In den Optionen für den Buchungsexport können Sie weitere Einstellungen für den DATEV-Export vornehmen. Hier legen Sie unter anderem fest, wie Soll und Haben, private Belege und die Festschreibung im Export behandelt werden.
Wenn Sie die Option DATEV-Festschreibekennzeichen aktivieren, wird den DATEV-Exporten die Information mitgegeben, dass die Buchungen in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen festgeschrieben werden sollen.
Wie die einzelnen DATEV-Exportdateien aufgebaut sind, wird in diesem Blogbeitrag erklärt.
LODAS
Für den Export nach DATEV LODAS können Sie die verwendeten Lohnarten und Bearbeitungsschlüssel an Ihre Einstellungen in DATEV LODAS anpassen.
Die von Spesenfuchs vorgesehenen Standardwerte werden bei den jeweiligen Feldern in Klammern angezeigt. In der Regel müssen diese nicht geändert werden. Verwenden Sie in DATEV abweichende oder eigene Lohnarten, können Sie diese hier hinterlegen.
Wichtig: Lassen Sie eine Lohnart oder den dazugehörigen Bearbeitungsschlüssel leer, wird der entsprechende Wert nicht an DATEV LODAS übertragen.
| Wert | Lohnart | Bearbeitungsschlüssel |
|---|---|---|
| Pauschale steuerfrei/Kürzung | z. B. 9979 | z. B. 3 |
| Pauschale 25% steuerpflichtig | z. B. 202 bzw. eigene Lohnart | z. B. 2 |
| Pauschale voll steuerpflichtig | z. B. 202 bzw. eigene Lohnart | z. B. 2 |
| Übernachtungspauschale steuerfrei | eigener Netto-Bezug 9000–9799 | z. B. 3 |
| Kilometer, zu versteuern | z. B. 852 | z. B. 2 |
| Kilometer, steuerfrei | z. B. 9978 | z. B. 3 |
| Sachbezug | z. B. 235 bzw. eigene Lohnart | z. B. 2 |
| Auszahlung | z. B. 200 | z. B. 2 |
| Reisekosten, Abzug | z. B. 9010 | z. B. 3 |
Übernachtungspauschale steuerfrei
Über die Lohnart Übernachtungspauschale steuerfrei überträgt Spesenfuchs den steuerfreien Anteil der Übernachtungspauschalen einer Reise an DATEV LODAS.
Für die Übernachtungspauschale gibt es in DATEV LODAS keine Standard-Lohnart. Legen Sie deshalb in DATEV unter Mandantendaten | Netto-Bezüge/Netto-Abzüge einen eigenen Netto-Bezug zwischen 9000 und 9799 an und tragen Sie dessen Nummer in Spesenfuchs ein.
Der Übernachtungskostenersatz wird steuer- und sozialversicherungsfrei abgerechnet und auf der Lohnsteuerbescheinigung nicht ausgewiesen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der DATEV Hilfe zu Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten.
Zahlen Sie Übernachtungspauschalen über dem gesetzlichen Satz, überträgt Spesenfuchs nur den gesetzlichen Anteil über die Lohnart Übernachtungspauschale steuerfrei. Der darüber hinausgehende steuerpflichtige Anteil wird über die Lohnart Pauschale voll steuerpflichtig berücksichtigt.
Lassen Sie die Lohnart oder den Bearbeitungsschlüssel leer, wird die Übernachtungspauschale nicht an DATEV LODAS übertragen.
Auszahlung über LODAS
Ist die Option Auszahlung über LODAS aktiviert, findet die Auszahlung an den Mitarbeiter über LODAS statt und die oben angegebenen Lohnarten werden verwendet.
Die übertragenen Übernachtungspauschalen werden dabei – wie die Verpflegungspauschalen und Kilometer – in der Buchung Reisekosten, Abzug wieder abgezogen, damit sie nicht doppelt ausgezahlt werden.
Deaktivieren Sie die Option, wenn für den Ausweis von Fahrtkosten, Verpflegungszuschüssen und Übernachtungspauschalen die Entgeltbestandteile abgerechnet, aber nicht mehr ausgezahlt werden müssen. In diesem Fall erstellt Spesenfuchs beim Export für die betroffenen Lohnarten zusätzlich eine Gegenbuchung mit negativem Vorzeichen.
Wenn der Netto-Abzug über eine andere Lohnart erfolgen soll, geben Sie die weitere Lohnart mit einem Schrägstrich getrennt ein, zum Beispiel 9978/99781. Diese Schreibweise steht auch für die Übernachtungspauschale zur Verfügung, zum Beispiel 9000/9001.
Für die Lohnarten Auszahlung und Reisekosten, Abzug kann jeweils nur eine Lohnart hinterlegt werden.
Wenn der Export durchgeführt wurde, erhalten Sie eine ZIP-Datei. Laden Sie die Datei herunter und entpacken Sie diese. Die enthaltene Textdatei können Sie entsprechend der folgenden DATEV Anleitung in DATEV LODAS importieren.
Sollten Sie bislang DATEV Reisekosten classic eingesetzt haben und beim Import in LODAS das Problem haben, dass keine Reisekosten ausbezahlt werden sollen, prüfen Sie bitte, ob Sie einen Folgeabzug hinterlegt hatten. Diesen müssen Sie gegebenenfalls entfernen.
Weitere Informationen, insbesondere zu den Lohnarten und Bearbeitungsschlüsseln, finden Sie in der DATEV Hilfe unter Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten sowie Mahlzeiten.
LODAS Abrechnungsmonat
Mit dem LODAS Abrechnungsmonat wird festgelegt, welches Datum in der Exportdatei ausgegeben wird. Mit den Datumsangaben während des Exports geben Sie dagegen an, welche Reisen in den Export übernommen werden sollen.
Die Optionen beispielhaft erklärt:
Letzter Monat
Wir befinden uns im August. In der Exportdatei wird der Juli als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die Juli-Gehaltsabrechnung.
Aktueller Monat
Wir befinden uns im August. In der Exportdatei wird der August als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die August-Gehaltsabrechnung.
Folgender Monat
Wir befinden uns im August. In der Exportdatei wird der September als Monat aufgeführt. Somit gehen die Daten in die September-Gehaltsabrechnung.
Reisemonat
In der Exportdatei wird der Monat aufgeführt, in dem die Reise begonnen hat. Bitte beachten Sie, dass LODAS innerhalb einer Datei nur einen Monat akzeptiert. Bei der Zeitraum-Auswahl für den Export müssen Sie sich daher auf einen Monat festlegen.
DATEV Lohn und Gehalt
Mit dem Export für DATEV Lohn und Gehalt übertragen Sie die relevanten Reisekostendaten aus Spesenfuchs in die Gehaltsabrechnung.
Unter Lohnarten können Sie die für den Export verwendeten Lohnarten an Ihre Einstellungen in DATEV Lohn und Gehalt anpassen. Die vorgesehenen Standard-Lohnarten werden bei den jeweiligen Feldern in Klammern angezeigt.
Lassen Sie eine Lohnart leer, wird der entsprechende Wert nicht an DATEV Lohn und Gehalt übertragen.
| Wert | Lohnart |
|---|---|
| Verpflegungsmehraufwand steuerfrei/Kürzung | z. B. 9650 oder 9660 |
| Verpflegungsmehraufwand 25% steuerpflichtig | z. B. 3230 oder 3270 |
| Verpflegungsmehraufwand voll steuerpflichtig | eigene Lohnart |
| Übernachtungspauschale steuerfrei | z. B. 9680 |
| Kilometer, zu versteuern | eigene Lohnart |
| Kilometer, steuerfrei | z. B. 9600 |
| Sachbezug zu versteuern | z. B. 2820 oder 3260 |
| Auszahlung | z. B. 9030 |
Übernachtungspauschale steuerfrei
Über die Lohnart Übernachtungspauschale steuerfrei überträgt Spesenfuchs den steuerfreien Anteil der Übernachtungspauschalen einer Reise an DATEV Lohn und Gehalt.
In DATEV Lohn und Gehalt steht hierfür die Standard-Lohnart 9680 (Übernachtungskosten) zur Verfügung. Sie können alternativ eine eigene Lohnart hinterlegen.
Zahlen Sie Übernachtungspauschalen über dem gesetzlichen Satz, überträgt Spesenfuchs den steuerfreien Anteil über die Lohnart Übernachtungspauschale steuerfrei. Der darüber hinausgehende steuerpflichtige Anteil wird wie bisher über die Lohnart Verpflegungsmehraufwand voll steuerpflichtig berücksichtigt.
Lassen Sie das Feld Übernachtungspauschale steuerfrei leer, wird die Übernachtungspauschale nicht an DATEV Lohn und Gehalt übertragen.
Lohn und Gehalt Abrechnungsmonat
Mit dem Lohn und Gehalt Abrechnungsmonat legen Sie fest, welchem Abrechnungsmonat die exportierten Daten zugeordnet werden. Die Zeitraumangaben beim Export bestimmen dagegen, welche Reisen in den Export übernommen werden.
Eine ausführliche Beschreibung des Exports finden Sie in der Hilfe zu DATEV Lohn und Gehalt .