Lexware Office Export Schnittstelle

INHALTSVERZEICHNIS

• Mit Lexware Office verbinden
• Schnittstelle aktiv
• Automatisch synchronisieren
• Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
• Nur Belege übertragen
• Nur Sammellieferant nutzen
• Private Belege zusammenfassen
• Prüfen und Speichern
• Verbindung zu Lexware Office trennen
• Lexware Office Konten

Lexware Office ist eine Online Buchhaltungssoftware. Wenn Sie Lexware Office nutzen, können Sie hier die Schnittstelle konfigurieren und sämtliche Buchungen und Belege automatisch nach Lexware Office übertragen.

Mit Lexware Office verbinden

Klicken Sie auf den Button Mit Lexware Office verbinden, um Spesenfuchs mit Lexware Office zu verbinden. Geben Sie Ihre Lexware Office Zugangsdaten bestehend aus E-Mail und Passwort in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf Anmelden. Als nächstes erhalten Sie eine Autorisierungsanfrage. Wählen Sie hier Zugriff erlauben aus. Dadurch erlauben Sie Spesenfuchs, Daten von Lexware Office zu lesen und neue Daten zu erstellen.

Schnittstelle aktiv

Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie die Schnittstelle aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv. Dadurch wird der Export nach Lexware Office in den Export Zielen (nur relevant für manuellen Export) eingeblendet und Sie können weitere Optionen festlegen.

Automatisch synchronisieren

Sie können einen manuellen Export nach Lexware Office durchführen, wenn Sie im Hauptmenü unter Export Lexware Office auswählen. Viel komfortabler ist aber der automatische Export. Sobald Sie die Schnittstelle einmal fertig eingerichtet haben, müssen Sie künftig nichts mehr für den Export tun. Jede Reise mit dem Status Erfassung beendet wird in der Nacht automatisch an Lexware Office übertragen. Sie sehen dann auf dem Dashboard im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war, oder ob Sie manuell fehlende Informationen eingeben müssen.

Nach automatischem Export E-Mail an mich senden

Durch diese Option erhalten Sie eine E-Mail, wenn der automatische Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden, bzw. ein Fehler aufgetreten ist. Wenn es keine Reisen für die Übertragung gibt, erhalten Sie auch keine E-Mail.

Nur Belege übertragen

Wollen Sie Pauschalen und Kilometer, die aus der Reisekostenabrechnung resultieren nicht nach Lexware Office übertragen, sondern nur die Belege, dann aktivieren Sie diese Checkbox.

Nur Sammellieferant nutzen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Reisekostenabrechnungen und die daraus entstehenden Buchungen nicht dem Kreditorenkonto des Mitarbeiters zuweisen wollen, sondern den Sammellieferant in Lexware Office nutzen möchten.

Private Belege zusammenfassen

Ist diese Option aktiviert, werden alle privat verauslagten Belege, Pauschalen und Fahrten als ein Beleg nach Lexware Office übertragen. Von der Firma bezahlte Belege werden als einzelne Belege übertragen.

Prüfen und Speichern

Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierbei wird automatisch eine Prüfung durchgeführt. 

• Kann eine Verbindung mit Lexware Office hergestellt werden
• Sind alle benötigten Kreditoren vorhanden
• Haben alle Benutzer in Spesenfuchs eine eindeutige Personalnummer

Spesenfuchs versucht, so viel zu automatisieren wie möglich. Bei manchen Informationen müssen Sie jedoch entscheiden und die korrekten Informationen hinterlegen. Bitte folgenden Sie den Anweisungen des Prüfungsassistenten.

Verbindung zu Lexware Office trennen

Sie können eine bestehende Verbindung zu Lexware Office über den Button Verbindung zu Lexware Office trennen wieder aufheben. Die Verbindung wird automatisch aufgehoben, wenn Sie zu einer anderen Integration eine Verbindung herstellen.

Lexware Office Konten

Lexware Office kennt nur eine eingeschränkte Menge an Konten. Sie können bestehende Konten durch andere Konten ersetzen, die von Spesenfuchs bereits verwendet werden. Spesenfuchs bildet die Konten wie folgt ab: