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Lexware Office Export Schnittstelle

INHALTSVERZEICHNIS

Lexware Office ist eine Online Buchhaltungssoftware. Wenn Sie Lexware Office nutzen, können Sie hier die Schnittstelle konfigurieren und sämtliche Buchungen und Belege automatisch nach Lexware Office übertragen.

Mit Lexware Office verbinden

Klicken Sie auf den Button Mit Lexware Office verbinden, um Spesenfuchs mit Lexware Office zu verbinden. Geben Sie Ihre Lexware Office Zugangsdaten bestehend aus E-Mail und Passwort in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf Anmelden. Als nächstes erhalten Sie eine Autorisierungsanfrage. Wählen Sie hier Zugriff erlauben aus. Dadurch erlauben Sie Spesenfuchs, Daten von Lexware Office zu lesen und neue Daten zu erstellen.

Schnittstelle aktiv

Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie die Schnittstelle aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv. Dadurch wird der Export nach Lexware Office in den Export Zielen (nur relevant für manuellen Export) eingeblendet und Sie können weitere Optionen festlegen.

Automatisch synchronisieren

Sie können einen manuellen Export nach Lexware Office durchführen, wenn Sie im Hauptmenü unter Export Lexware Office auswählen. Viel komfortabler ist aber der automatische Export. Sobald Sie die Schnittstelle einmal fertig eingerichtet haben, müssen Sie künftig nichts mehr für den Export tun. Jede Reise mit dem Status Erfassung beendet wird in der Nacht automatisch an Lexware Office übertragen. Sie sehen dann auf dem Dashboard im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war, oder ob Sie manuell fehlende Informationen eingeben müssen.

Nach automatischem Export E-Mail an mich senden

Durch diese Option erhalten Sie eine E-Mail, wenn der automatische Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden, bzw. ein Fehler aufgetreten ist. Wenn es keine Reisen für die Übertragung gibt, erhalten Sie auch keine E-Mail.

Nur Belege übertragen

Wollen Sie Pauschalen und Kilometer, die aus der Reisekostenabrechnung resultieren nicht nach Lexware Office übertragen, sondern nur die Belege, dann aktivieren Sie diese Checkbox.

Nur Sammellieferant nutzen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Reisekostenabrechnungen und die daraus entstehenden Buchungen nicht dem Kreditorenkonto des Mitarbeiters zuweisen wollen, sondern den Sammellieferant in Lexware Office nutzen möchten.

Private Belege zusammenfassen

Ist diese Option aktiviert, werden alle privat verauslagten Belege, Pauschalen und Fahrten als ein Beleg nach Lexware Office übertragen. Von der Firma bezahlte Belege werden als einzelne Belege übertragen.

Prüfen und Speichern

Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierbei wird automatisch eine Prüfung durchgeführt. 

  • Kann eine Verbindung mit Lexware Office hergestellt werden
  • Sind alle benötigten Kreditoren vorhanden
  • Haben alle Benutzer in Spesenfuchs eine eindeutige Personalnummer

Spesenfuchs versucht, so viel zu automatisieren wie möglich. Bei manchen Informationen müssen Sie jedoch entscheiden und die korrekten Informationen hinterlegen. Bitte folgenden Sie den Anweisungen des Prüfungsassistenten.

Verbindung zu Lexware Office trennen

Sie können eine bestehende Verbindung zu Lexware Office über den Button Verbindung zu Lexware Office trennen wieder aufheben. Die Verbindung wird automatisch aufgehoben, wenn Sie zu einer anderen Integration eine Verbindung herstellen.

Lexware Office Konten

Lexware Office kennt nur eine eingeschränkte Menge an Konten. Sie können bestehende Konten durch andere Konten ersetzen, die von Spesenfuchs bereits verwendet werden. Spesenfuchs bildet die Konten wie folgt ab:

Bezeichnung des KontosSKR03SKR04Lexware Office Bezeichnung
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei41406130Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei
Kfz - Steuern45107685KFZ-Steuer
Kfz-Versicherungen45206520KFZ-Versicherungen
Laufende Kfz-Betriebskosten45306530Benzin
Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG46306610Geschenke
Bewirtungskosten46506640Bewirtungskosten
Reisekosten allgemein46606650Reise MA
Kilometergelderstattung Arbeitnehmer46686668Fahrtkosten MA
Porto49106800Porto
Telefon49206805Festnetz
Telefax und Internetkosten49256810Internet
Bürobedarf49306815Bürobedarf
Zeitschriften, Bücher49406820Zeitschriften/Bücher
Fortbildungskosten49456821Fortbildung
Fahrzeugkosten45006500Fahrzeug
Kfz-Reparaturen45406540Inspektion/Reparatur
Garagenmiete45506550Stellplatz/Garagenmiete
Mautgebühren45606580Mautgebühren
Mietleasing-Kfz45706560Mietleasing KFZ
Sonstige Kfz-Kosten45806570Sonstige KFZ-Kosten
Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge45906590Kosten betriebl. Nutzung KFZ im Privatvermögen
Repräsentationskosten46406630Repräsentationskosten
Aufmerksamkeiten46536643Betriebliche Besprechungen
Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten46546644Bewirtungskosten (nicht abziehbar)
Reisekosten Unternehmer46706670Reisen
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand46766680Übernachtungskosten
Sonstige betriebliche Aufwendungen49006300Sonstige Ausgaben
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten46636663Fahrtkosten MA
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten46736673Fahrtkosten Unternehmer
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand46646664Verpflegungsmehraufwand MA
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand46666660Übernachtung MA
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten45906590Kosten betriebl. Nutzung KFZ im Privatvermögen
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand46746674Verpflegungsmehraufwendungen
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand46766676Übernachtungskosten
Citytax46666660Übernachtung MA
Citytax Unternehmer46766680Übernachtungskosten
Buchungen auf diese Konten müssen ggf. kontrolliert und umgebucht werden, die Lexware Office API erlaubt keine Buchungen auf diese Konten oder kennt sie nicht. 
Geringwertiges Wirtschaftsgut(Status Selbständig)480670Reise oder Reise MA
Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG46356620Reise oder Reise MA
Buß-/Verwarnungsgeld46556645Reise oder Reise MA
Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)4652
6642Reise oder Reise MA


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