Mit den DATEV-Datenservices können Belege und bereits in Spesenfuchs erfasste Daten direkt an DATEV übertragen werden. Dadurch entfällt die manuelle Übergabe von Belegbildern und Exportdateien und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei wird deutlich einfacher.
Spesenfuchs unterstützt hierfür den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 und den DATEV Buchungsdatenservice. Welcher Datenservice der richtige ist, hängt vor allem davon ab, wo die eigentliche Buchhaltung durchgeführt wird.
Vereinfacht gesagt:
- Ihre Steuerkanzlei übernimmt die laufende Buchhaltung?
Dann eignet sich in der Regel der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0. - Die Buchungen werden bereits in Spesenfuchs vorbereitet und sollen als Buchungssätze an DATEV übergeben werden?
Dann ist der DATEV Buchungsdatenservice die passende Schnittstelle.
Die beiden DATEV-Datenservices im Vergleich
| DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 | DATEV Buchungsdatenservice | |
|---|---|---|
| Was wird übertragen? | Belegbilder und strukturierte Belegdaten | Buchungssätze und die zugehörigen Belegbilder |
| Wo landen die Belege? | DATEV Unternehmen online / Belege online | Belegbilder in DATEV Unternehmen online, verknüpft mit den Buchungen |
| Wer erstellt die endgültige Buchung? | In der Regel die Steuerkanzlei in DATEV Rechnungswesen | Die Buchungssätze werden bereits aus Spesenfuchs übergeben und in DATEV Rechnungswesen übernommen |
| Typischer Anwendungsfall | Die Steuerkanzlei übernimmt die laufende Finanzbuchhaltung | Die Buchungen werden im Vorsystem vorbereitet und sollen möglichst vollständig an DATEV übergeben werden |
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Übertragung von Belegbildern und strukturierten Belegdaten an DATEV Unternehmen online.
Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 eignet sich insbesondere für Unternehmen, bei denen die laufende Finanzbuchhaltung durch die Steuerkanzlei durchgeführt wird.
Die Belege werden bereits in Spesenfuchs erfasst und mit den für die weitere Verarbeitung relevanten Informationen versehen. Anschließend werden das digitale Belegbild und die dazugehörigen strukturierten Belegdaten an DATEV Unternehmen online übertragen.
Dabei geht es nicht nur um die Übermittlung einer PDF- oder Bilddatei. Zusätzlich können bereits vorhandene Informationen zum Beleg strukturiert an DATEV übergeben werden. Dadurch muss die Steuerkanzlei die Informationen nicht vollständig erneut aus dem Beleg erfassen.
Was passiert nach der Übertragung?
Die übertragenen Belegbilder werden in DATEV Unternehmen online abgelegt und mit den dazugehörigen Belegdaten verbunden. Auf Basis dieser Informationen können in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen Buchungsvorschläge für die weitere Bearbeitung entstehen.
Die abschließende Prüfung und Verbuchung erfolgt weiterhin in DATEV. Die Steuerkanzlei behält damit die Kontrolle über die Finanzbuchhaltung, profitiert aber von den bereits in Spesenfuchs erfassten Informationen.
Wann ist der Rechnungsdatenservice 1.0 sinnvoll?
Der Rechnungsdatenservice 1.0 ist insbesondere dann geeignet, wenn:
- Ihre Steuerkanzlei die laufende Finanzbuchhaltung übernimmt,
- Belege bereits digital in Spesenfuchs erfasst werden,
- die vorhandenen Belegdaten für die weitere Verarbeitung in DATEV genutzt werden sollen,
- Belege nicht zusätzlich manuell über andere Übergabewege bereitgestellt werden sollen.
Der wesentliche Vorteil besteht darin, dass Beleg und Belegdaten gemeinsam digital an DATEV übergeben werden. Die eigentliche Buchungshoheit verbleibt dabei in DATEV bzw. bei der Steuerkanzlei.
DATEV Buchungsdatenservice
Übertragung von Buchungssätzen und den zugehörigen digitalen Belegen an DATEV Rechnungswesen.
Der DATEV Buchungsdatenservice geht einen Schritt weiter. Hier werden nicht lediglich Belege und Belegdaten bereitgestellt, sondern fertig vorbereitete Buchungssätze aus Spesenfuchs an DATEV übertragen.
Spesenfuchs erzeugt auf Grundlage der erfassten und kontierten Ausgaben die entsprechenden Buchungsinformationen. Diese werden über den Buchungsdatenservice an DATEV übertragen. Gleichzeitig können die zugehörigen digitalen Belege an DATEV Unternehmen online übermittelt und mit den Buchungen verknüpft werden.
Damit erhält die Steuerkanzlei nicht nur den Beleg als Grundlage für eine spätere Buchung, sondern bereits einen konkreten Buchungssatz.
Was passiert nach der Übertragung?
Die übertragenen Buchungsdaten werden in DATEV Rechnungswesen zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt. Die dazugehörigen Belege befinden sich in DATEV Unternehmen online und können mit den jeweiligen Buchungen verknüpft werden.
Dadurch kann die Steuerkanzlei unmittelbar mit den bereits vorbereiteten Buchungsdaten weiterarbeiten, anstatt die Buchungen anhand der Belege vollständig neu zu erfassen.
Wann ist der Buchungsdatenservice sinnvoll?
Der Buchungsdatenservice ist insbesondere geeignet, wenn:
- die Kontierung der Ausgaben bereits in Spesenfuchs erfolgt,
- die daraus entstehenden Buchungssätze an DATEV übergeben werden sollen,
- Belege und Buchungen in DATEV miteinander verknüpft zur Verfügung stehen sollen,
- eine erneute Erfassung der Buchungen durch die Steuerkanzlei möglichst vermieden werden soll.
Der entscheidende Unterschied zum Rechnungsdatenservice besteht somit darin, dass beim Buchungsdatenservice die Buchung selbst übertragen wird und nicht lediglich die Grundlage für einen späteren Buchungsvorschlag.
Beispiel: Hotelrechnung aus einer Geschäftsreise
Ein Mitarbeiter erfasst in Spesenfuchs eine Hotelrechnung über 238,00 Euro. Der Beleg wird hochgeladen, die Ausgabe geprüft und die für die Buchhaltung notwendigen Angaben werden in Spesenfuchs hinterlegt.
Beim Rechnungsdatenservice 1.0 werden das Belegbild und die strukturierten Informationen zum Beleg an DATEV Unternehmen online übertragen. Die Steuerkanzlei verarbeitet diese Daten anschließend in DATEV Rechnungswesen weiter und nimmt dort die endgültige Verbuchung vor.
Beim Buchungsdatenservice wird zusätzlich der bereits vorbereitete Buchungssatz übertragen. In DATEV Rechnungswesen steht damit die Buchung zusammen mit dem zugehörigen Beleg für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Genau diese Frage ist deshalb für die Auswahl des Datenservices entscheidend: Soll DATEV auf Basis der übergebenen Belegdaten die weitere Buchungsverarbeitung übernehmen oder soll Spesenfuchs bereits die Buchungsdaten liefern?
Welche Einstellungen sollten mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden?
Bevor Sie einen der DATEV-Datenservices einrichten, sollten die buchhalterischen Einstellungen zwischen Spesenfuchs und Ihrer Steuerkanzlei abgestimmt werden. Dazu gehören insbesondere:
- Beraternummer und Mandantennummer,
- verwendeter Kontenrahmen,
- Sachkontenlänge,
- Wirtschaftsjahr bzw. Beginn eines abweichenden Wirtschaftsjahres,
- Kontierung und gegebenenfalls weitere für die Buchhaltung benötigte Einstellungen.
Die Einstellungen sollten mit dem entsprechenden Mandantenbestand in DATEV übereinstimmen. Stimmen beispielsweise Kontierung oder Wirtschaftsjahr zwischen Spesenfuchs und DATEV nicht überein, kann dies zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand bei der Verarbeitung führen.
Voraussetzungen für die Nutzung
Für die Nutzung eines DATEV-Datenservices muss der entsprechende Service auf DATEV-Seite eingerichtet und für den betreffenden Mandanten freigeschaltet sein. Die konkrete Einrichtung erfolgt in Abstimmung mit Ihrer Steuerkanzlei.
Zusätzlich ist eine DATEV-Autorisierung erforderlich. Welche Authentifizierungsmöglichkeit verwendet wird und wer die Berechtigungen erhält, sollte mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.
DATEV stellt für beide Schnittstellen eigene Hilfe-Dokumente mit weiteren Informationen zur Einrichtung und Verarbeitung zur Verfügung:
- DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: DATEV Hilfe-Dokument 1071255
- DATEV Buchungsdatenservice: DATEV Hilfe-Dokument 1008036
Welchen DATEV-Datenservice sollte ich verwenden?
Für die Entscheidung können Sie sich an einer einfachen Frage orientieren:
Wer übernimmt die eigentliche Buchhaltung?
Übernimmt Ihre Steuerkanzlei die laufende Buchhaltung und soll Spesenfuchs vor allem die digitalen Belege einschließlich der bereits erfassten Informationen bereitstellen, ist der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 in der Regel der passende Übertragungsweg.
Sollen dagegen die in Spesenfuchs vorbereiteten Buchungen direkt an DATEV Rechnungswesen übergeben werden, verwenden Sie den DATEV Buchungsdatenservice.
Im Zweifel empfehlen wir, die gewünschte Arbeitsweise vor der Einrichtung mit Ihrer Steuerkanzlei abzustimmen. Entscheidend ist nicht nur, welche Daten technisch übertragen werden können, sondern auch, wie die Aufgaben zwischen Ihrem Unternehmen, Spesenfuchs und Ihrer Steuerkanzlei aufgeteilt sind.
Vorteile der direkten DATEV-Anbindung
- Weniger manuelle Arbeit: Belege müssen nicht separat heruntergeladen und anschließend wieder in DATEV hochgeladen werden.
- Weniger Doppelerfassung: Bereits in Spesenfuchs vorhandene Informationen können für die weitere Verarbeitung genutzt werden.
- Beleg und Buchhaltung bleiben verbunden: Digitale Belege können den zugehörigen Buchungen bzw. Belegdaten in DATEV zugeordnet werden.
- Einfachere Zusammenarbeit: Unternehmen und Steuerkanzlei arbeiten auf Grundlage derselben digital bereitgestellten Daten.
- Durchgängiger digitaler Prozess: Von der Erfassung einer Ausgabe in Spesenfuchs bis zur weiteren Verarbeitung in DATEV sind keine manuellen Export- und Importwege erforderlich.