Spesenfuchs erstellt für die Exporte an die Finanzbuchhaltung eine weitere Datei für die Auszahlung der Reisekosten mittels einer SEPA Überweisung. Diese findet sich in der Übersicht der Exporte und kann per Klick herunter geladen werden. In dieser Datei befinden sich genau die Zahlungen für die Reisekostenabrechnungen, für die auch der Export an die Finanzbuchhaltung gemacht wurde. Dadurch ist sichergestellt, dass die Auszahlung an die Mitarbeiter und die Buchungen für die Finanzbuchhaltung immer aufeinander abgestimmt sind.
Voraussetzungen für die Erstellung einer SEPA Zahlungsdatei
- Für jeden Mitarbeiter müssen IBAN und BIC hinterlegt sein. Jeder Mitarbeiter trägt sie selbst über das Personensymbol rechts oben → Bankverbindung ein. Administratoren können sie unter TEAM → Verwaltung im Reiter Bankverbindung des Benutzers bearbeiten (siehe Bankverbindung).
- Die Bankverbindung der Firma muss unter Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Firmendaten im Bereich Bankverbindung hinterlegt sein (siehe Firmendaten).
- Nur möglich im Tarif TEAM.
Informationen zum Format
- Bei der erstellten Datei handelt es sich um eine XML Datei
- Spesenfuchs erstellt die SEPA XML im Format pain.001.001.03.xsd (CustomerCreditTransferInitiationV03)
- Sollten Sie beim Upload der erstellten Datei bei Ihrer Bank eine Fehlermeldung erhalten, können Sie sich gerne an unseren Support wenden. Alternativ verwenden Sie einen Validator für SEPA XML Dateien (externer Link), um zu prüfen, welcher Fehler vorliegt. Dies kann z.B. eine fehlerhafte IBAN bei einem Mitarbeiter sein.
Weitere Informationen
Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen diese Datei nicht dauerhaft zur Verfügung steht. Wir empfehlen, die SEPA Zahlungsdatei zeitnah nach dem Export herunter zu laden.