Schnittstelle verbinden
Um die Schnittstelle benutzen zu können, muss sie einmalig eingerichtet werden. Dazu wählen Sie in Spesenfuchs unter Einstellungen (Zahnrad) in den Exporteinstellungen die „automatische Übertragung an das DATEV Rechenzentrum“ aus.
Tragen Sie Ihre Berater- und Mandantennummer ein (zur Mandantennummer siehe diese Information) und klicken Sie auf "verfügbare Services abfragen". Sie müssen sich dann bei DATEV mit Ihrem Anmeldemedium, z.B. Smart-ID identifizieren.
Wenn Sie kein Anmeldemedium von DATEV haben, können Sie auf dieser Seite im rechten Bereich veranlassen, dass Ihr Steuerberater eine E-Mail mit Informationen erhält.
Auch in dem Fall, wenn Ihnen folgende Information angezeigt wird "Es sind keine Services in DATEV für die Mandantennummer (xxx) und Beraternummer (x) verfügbar. Ihr Steuerberater muss einen gültigen Service für Sie bei DATEV abonnieren.", können Sie entweder "zurücksetzen" wählen und Ihren Steuerberater per Mail informieren lassen oder Sie prüfen die häufigsten Fehler.
Je nachdem, welche der Services für Sie freigeschaltet wurden, sehen Sie dann ggf. die Möglichkeit den Service zu ändern. Für die Entscheidung, welcher Service verwendet werden soll, fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.
Um eine Verbindung herzustellen, klicken Sie auf verbinden. Sie müssen dann erneut bei DATEV die Berechtigung erteilen.
Für den Buchungsdatenservice haben Sie nach erfolgreich hergestellter Verbindung mehrere Einstellungsmöglichkeiten:
- Buchungstext - wählen Sie, welcher Buchungstext pro Buchung nach DATEV übertragen wird.
- Wirtschaftsjahr - stellen Sie ein, wann Ihr Wirtschaftsjahr beginnt. Diese Einstellung muss zwingend mit der Einstellung in DATEV übereinstimmen. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihren Steuerberater. Bei falscher Einstellung schlägt der Export fehl.
- Buchungsstapel - wählen Sie, wie die Buchungsstapel zusammen gesetzt werden sollen, pro Export, pro Monat oder pro Ausgabe.
Leider ermöglicht die API von DATEV nicht, dass die Einstellungen zwischen DATEV und Spesenfuchs automatisch abgeglichen werden. Deshalb müssen Sie bei der Einrichtung sicher stellen, dass die folgenden Einstellungen in Spesenfuchs gleich sind:
- das Wirtschaftsjahr muss gleich sein
- der Kontenplan muss gleich sein. Bei individuellem Kontenplan müssen die in Spesenfuchs verwendeten Konten in DATEV vorhanden sein.
- Die in Spesenfuchs verwendeten Kreditoren müssen in DATEV vorhanden sein.
- Die Sachkontenlänge muss gleich sein (default ist 4).
Für den Rechnungsdatenservice haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:
- (demnächst verfügbar)
Wählen Sie automatisch synchronisieren, wenn Sie die Ausgaben, die den Status freigegeben haben, automatisch jede Nacht nach DATEV exportieren möchten. Sie haben dann keine Arbeit mehr mit dem Export und alles funktioniert automatisch.
Wenn Sie die gewünschten Einstellungen gemacht haben, klicken Sie auf "Prüfen und Speichern".
Die Einrichtung ist damit abgeschlossen.
Sie sehen die erfolgreiche Einrichtung an einem grünen Haken im oberen Bereich der Seite.
