Mit DATEV Datenservices müssen Sie oder Ihr Steuerberater Daten aus Spesenfuchs nicht mehr manuell exportieren, um diese anschließend manuell in DATEV zu importieren. Mit DATEV Datenservices erfolgt dies automatisch im Hintergrund.
Nach der initialen Einrichtung durch Sie und Ihren Steuerberater wählen Sie lediglich, ob Sie die freigegebenen Ausgaben automatisch oder manuell übertragen möchten und schon kann der Export starten. Spesenfuchs übergibt die Daten im Hintergrund automatisch im richtigen Format an DATEV, damit sie anschließend in DATEV zur Verfügung stehen.
Voraussetzungen für die DATEV-Datenservices
Zur Nutzung der Schnittstelle hat DATEV, insbesondere an die Autorisierung, einige Vorgaben, die erfüllt sein müssen. Die Bestellung der Authentifizierungsmedien erfolgt dabei über die Steuerkanzlei.
Voraussetzungen für Sie
Um die Schnittstelle in Spesenfuchs nutzen zu können, benötigen Sie eine Authentifizierungsmethode von DATEV.
- Sie können sich über den DATEV-mIDentity-Stick authentifizieren.
- Alternativ können Sie sich per Handy (über die DATEV-App Smart Login auf dem Smartphone) autorisieren. Das hat den Vorteil, dass auch Mac-User die Schnittstellen nutzen können.
- Sie benötigen die folgenden Informationen von Ihrer Steuerkanzlei: DATEV Beraternummer, DATEV Mandantennummer, Länge der Sachkonten und Beginn des Wirtschaftsjahres.
Voraussetzungen für die Steuerkanzlei
- Die Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV.
- Die Steuerkanzlei hat Sie als Mandant bei sich für die DATEV-Datenservices freigeschaltet für mindestens einen der Services Buchungsdatenservice oder Rechnungsdatenservice 1.0. Für die Freischaltung und für die Autorisierung bei DATEV hat die Steuerkanzlei ebenso die zwei Möglichkeiten: mIDentity-Stick oder Smartlogin. Wichtig: die Freischaltung muss evtl. erneut über die MyDATEV Mandantenregistierung durchgeführt werden, siehe hier.
- Das Recht zur Nutzung von Buchungsdatenservice bzw. Rechnungsdatenservice 1.0 auf der SmartCard muss freigeschaltet sein. Dies kann Ihre Steuerkanzlei oder Sie mit Administratoren-Rechten unter Rechteverwaltung online in DATEV durchführen. Beachten Sie, dass durch die Aktivierung unter Umständen zusätzliche Kosten für Sie/ Ihre Steuerkanzlei entstehen können.
- Die Steuerkanzlei hat Ihr Unternehmen in DATEV Unternehmen online korrekt eingerichtet. Hierbei ist Folgendes zu beachten:
- Das Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch ist in DATEV Unternehmen Online für Sie als angelegten Mandant für das aktuelle Wirtschaftsjahr bzw. für das Vorjahr eingerichtet.
(Bei der erstmaligen Übertragung der Daten eines Wirtschaftsjahres überprüft DATEV Unternehmen online, ob die Einstellungen aus dem Vorjahr automatisch übernommen werden können und richtet ggf. das aktuelle Wirtschaftsjahr automatisch ein.) - In DATEV Unternehmen online muss zwingend der Bestand “erweitert” angelegt sein.
- Das Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch ist in DATEV Unternehmen Online für Sie als angelegten Mandant für das aktuelle Wirtschaftsjahr bzw. für das Vorjahr eingerichtet.