Export

Mit dem Export können Sie Ihre Ausgaben bequem an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater übergeben.

Inhalt

• Voraussetzungen
• Status einer Ausgabe
• Verändern des Status
• Export Formate
• Export durchführen

Voraussetzungen

• Um eine Ausgabe exportieren zu können, muss die Erfassung der Ausgabe abgeschlossen sein.
• Wenn Sie Spesenfuchs TEAM verwenden, müssen Sie mindestens die Rolle eines Administrators haben.
• Für einen DATEV-Export wird Ihre Mandantennummer und Ihre Beraternummer benötigt. Tragen Sie die Nummern in den Einstellungen/Exporteinstellungen ein.
• Prüfen Sie für eine korrekte Verbuchung, das Konto für den Mitarbeiter und für die Zahlungsarten.

Status einer Ausgabe

Eine Ausgabe kann einen der folgenden Status haben:

• In Erfassung
• Freigegeben
• Exportiert

Wird eine neue Ausgabe erstellt, ist diese In Erfassung. Solange die Ausgabe diesen Status hat, kann sie bearbeitet werden und wird bei einem Export nicht angezeigt.

Sind alle Daten für die Ausgabe eingegeben worden, dann kann der Status auf Freigegeben gesetzt werden. Die Ausgabe ist anschließend gesperrt und kann nicht mehr verändert werden. Diese Ausgabe kann jetzt exportiert werden. Es können erneut Änderungen an der Ausgabe vorgenommen werden, wenn der Status zurück auf In Erfassung gesetzt wird.

Wurde ein Export der Ausgabe durchgeführt, erhält sie im Regelfall den Status Exportiert. Je nach gewählter Einstellung wird diese Ausgabe danach auch nicht erneut zum Export angeboten. Durch diesen Status kann die Ausgabe nur durch einen Administrator wieder zur Erfassung freigegeben werden. 

Verändern des Status

1. Sie befinden sich im Dashboard, der Reiseliste/Belegliste, in der Suche oder innerhalb einer Reise/Beleg.
2. Sie können den Status einer Ausgabe verändern, indem Sie auf den Status klicken.
3. Wenn Sie eine Ausgabe von In Erfassung auf Freigegeben setzen, können Sie die Checkbox Alle meine Ausgaben setzen. Dadurch müssen Sie bei mehreren Ausgaben den Status nicht einzeln umsetzen.
4. Wenn Sie eine Ausgabe erneut bearbeiten müssen, kann der Status auf die gleiche Weise zurückgesetzt werden.
5. Wird ein Export durchgeführt, dann wird der Status einer Ausgabe auf Exportiert gesetzt, wenn die Ausgabe im Export Zeitraum lag und die Option Ausgabe nach Export auf Status Exportiert setzen ausgewählt war. Diesen Status kann nur ein Administrator zurücksetzen. 

Export Formate

Es gibt verschiedene Formate, in die Sie die Daten aus Spesenfuchs exportieren können. Je nachdem, ob Sie die Daten in eine Buchhaltungssoftware importieren, Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen, oder sie zb. in Microsoft Excel weiterverarbeiten möchten.

• Lexware Office

Wenn Sie in den Einstellungen die Schnittstelle nach Lexware Office aktiviert haben, steht Ihnen diese Exportart zur Verfügung. Haben Sie in den Export Einstellungen automatisch synchronisieren gewählt, dann brauchen Sie keinen manuellen Export nach Lexware Office durchführen. Für den manuellen Export ist es ratsam, die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren nicht zu setzen und Ausgaben nach Export auf Status Exportiert setzen zu aktivieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie keine doppelten Buchungen in Lexware Office erhalten.

Bitte beachten Sie, dass Abrechnungen oder Belege mit Summe 0,00 € nicht nach Lexware Office übertragen werden. Die Ausgabe erhält trotzdem den Status Exportiert.

• sevdesk

Wenn Sie in den Einstellungen die Schnittstelle nach sevdesk aktiviert haben, steht Ihnen diese Exportart zur Verfügung. Haben Sie in den Export Einstellungen automatisch synchronisieren gewählt, dann brauchen Sie keinen manuellen Export nach sevdesk durchführen. Für den manuellen Export ist es ratsam, die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren nicht zu setzen und Ausgaben nach Export auf Status Exportiert setzen zu aktivieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie keine doppelten Buchungen in sevdesk erhalten.

• Kontolino!

Wenn Sie in den Einstellungen die Schnittstelle nach Kontolino! aktiviert haben, steht Ihnen diese Exportart zur Verfügung. Haben Sie in den Export Einstellungen automatisch synchronisieren gewählt, dann brauchen Sie keinen manuellen Export nach Kontolino! durchführen. Für den manuellen Export ist es ratsam, die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren nicht zu setzen und Ausgaben nach Export auf Status Exportiert setzen zu aktivieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie keine doppelten Buchungen in Kontolino! erhalten.

• DATEV - Datenservices (Buchungsdatenservice und Rechnungsdatenservice 1.0)

Mit DATEV Datenservices müssen Sie oder Ihr Steuerberater Daten aus Spesenfuchs nicht mehr manuell exportieren, um diese anschließend manuell nach DATEV zu importieren. Mit DATEV Datenservices erfolgt dies automatisch im Hintergrund. Mehr Informationen zur Verwendung der DATEV finden Sie hier.

• DATEV - Nur Buchungsdaten

Es wird eine CSV-Datei im DATEV-Format erzeugt. Diese Datei enthält die Buchungsdaten zu Ihren Ausgaben. Entpacken Sie die ZIP-Datei nach dem Download und importieren Sie die Datei anschließend in Ihre Buchhaltungslösung oder geben Sie die Datei Ihrem Steuerberater. Belegbilder werden bei diesem Export nicht exportiert.

• DATEV - Buchungsdaten und Belegbilder

Es wird ebenfalls eine CSV-Datei im DATEV-Format erzeugt. Zusätzlich werden auch die Belegbilder exportiert und zu den entsprechenden Buchungen in der CSV-Datei verlinkt. Dadurch können Sie Ihrem Steuerberater die Belege digital übergeben. Die erstellte ZIP-Datei enthält die CSV-Datei und eine weitere ZIP-Datei. Entpacken Sie die enthaltene ZIP-Datei nicht. Diese muss zusammen mit der CSV-Datei an den Steuerberater gehen. Ihr Steuerberater findet hier eine Anleitung für den Import der Daten.

• DATEV - Belegdaten mit Belegbildern

Es werden nur die Belege mit den Belegdaten wie Betrag, Umsatzsteuer, usw. exportiert. Es wird eine ZIP-Datei mit den Belegbildern und XML-Dateien erzeugt, die Ihr Steuerberater importieren kann.

• DATEV - LODAS

Übertragung der Lohndaten nach DATEV LODAS. Es werden Daten entsprechend der Angaben in Einstellungen-> Exporteinstellungen exportiert.

• Weitere - Excel Format kurz

Übersicht über alle Ausgaben - eine Zeile je Ausgabe mit der Zusammenfassung der Daten der Ausgabe.

Export durchführen

1.  Starten Sie den Export über das Hauptmenü oder über das Dashboard. 
2. Wählen Sie den Exportzeitraum aus. Beachten Sie, dass der Bereich im gleichen Kalenderjahr bzw. Wirtschaftsjahr liegen muss.
3. Kontrollieren Sie die gesetzten Optionen. Wenn Sie bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren aktivieren, beachten Sie bitte, dass dies zu Duplikaten in Ihrer Buchhaltung führen kann. Gleiches gilt für die Option Ausgaben nach Export auf Status Exportiert setzen. Diese Einstellung kann zur Überprüfung des Exportes nützlich sein, sollte aber ansonsten nicht deaktiviert werden. Beachten Sie, dass diese Option bei einer aktivierten Exportschnittstelle nach z.B. Lexware Office oder sevdesk nur durch diese Exportart gesetzt werden kann.
4. Wählen Sie das Format für Ihren Export aus. Sie können mehrere Exportformate in einem Durchgang erstellen. 
5. Klicken Sie auf Vorschau, um fortzufahren. Sie erhalten eine Übersicht über die Ausgaben, die exportiert werden. Wenn Sie eine oder mehrere Ausgaben nicht exportieren möchten, entfernen Sie die Ausgabe mit dem X. 
6. Wenn alles korrekt ist, dann starten Sie den Export mit der entsprechenden Schaltfläche.
7. Sie wechseln auf die Seite Download. Hier stehen Ihnen alle Exportdateien für 28 Tage zum Download zur Verfügung. Anschließend werden sie automatisch gelöscht.
8. Optional können Sie hier eine Datei  für die Auszahlung der Reisekosten mittels einer SEPA Überweisung an die Mitarbeiter herunter geladen werden.