Export nach DATEV Lohn und Gehalt

Mit dem Export für DATEV Lohn und Gehalt übertragen Sie die auszahlungsrelevanten Reisekosten aus Spesenfuchs in die Gehaltsabrechnung. Diese Seite führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung und den regelmäßigen Import.

Das Wichtigste in Kürze

1. Einmalig: Formatbeschreibung (INI-Datei) in DATEV Lohn und Gehalt hinterlegen
2. Jeden Monat: Bewegungsdaten (LuG…txt-Datei) importieren
3. Voraussetzung: Die Personalnummern in Spesenfuchs und DATEV Lohn und Gehalt müssen übereinstimmen

Voraussetzungen

• Die Mitarbeiter sind bereits in DATEV Lohn und Gehalt angelegt. Ein Export von Stammdaten aus Spesenfuchs ist nicht notwendig – die Zuordnung erfolgt über die Personalnummer.
• Die Personalnummern in Spesenfuchs stimmen mit denen in DATEV Lohn und Gehalt überein. Falls nicht: Personalnummer in Spesenfuchs anpassen und den Export erneut erstellen (Funktion „Bereits exportierte erneut exportieren").
• In den Spesenfuchs-Einstellungen sind die Lohnarten hinterlegt (siehe unten).

Diese Dateien erzeugt der Export

Beim Export für DATEV Lohn und Gehalt erstellt Spesenfuchs eine ZIP-Datei mit drei Dateien:

Wichtig: Geben Sie an Ihre Lohnbuchhaltung bzw. Ihren Steuerberater immer die komplette ZIP-Datei weiter – nicht nur einzelne Dateien daraus.

Hinweis: Im oberen Bereich des Downloadbereichs ist angegeben, wie lange die Exportdateien zur Verfügung stehen. Danach erstellen Sie den Export einfach erneut über „Bereits exportierte erneut exportieren".

Schritt 1: Einmalige Einrichtung – Formatbeschreibung importieren

Mit diesem Schritt teilen Sie DATEV Lohn und Gehalt mit, wie die von Spesenfuchs erzeugten Daten aufgebaut sind. Dieser Schritt ist nur ein einziges Mal nötig. Die INI-Datei wird zwar bei jedem Export mitgeliefert, Sie benötigen sie danach aber nicht mehr.

1. In DATEV Lohn und Gehalt auf Kanzleiebene den Menüpunkt Extras | ASCII-Import-Assistent aufrufen.
2. Die Schaltfläche Neu auswählen. Nun werden alle Buttons außer Importieren ausgegraut.
3. Im freien Feld unter Hersteller-Formatbezeichnung eine eigene Bezeichnung eingeben, z. B. Reisekosten Spesenfuchs.
4. Auf Importieren klicken.
5. Die Datei …Formatbeschreibung.ini aus der ZIP-Datei auswählen.

Die Formatbeschreibung ist damit dauerhaft hinterlegt.

Klick-Tutorial: Formatbeschreibung importieren

Schritt 2: Bewegungsdaten importieren (monatlich)

Das ist der eigentliche Import der Reisekosten – diesen Schritt führen Sie bei jedem Export durch.

1. In DATEV Lohn und Gehalt auf Mandantenebene den Punkt Bewegungsdaten importieren aufrufen.
2. Im Drop-Down die zuvor angelegte Formatbeschreibung auswählen (z. B. Reisekosten Spesenfuchs).
3. Als Importdatei die Datei nach dem Muster LuG…_Spesenfuchs_….txt auswählen, z. B.: LuG20260601-20260630_Spesenfuchs_20260714-46889227.txt

Achtung – häufiger Fehler:

• Wählen Sie nicht die Datei mit dem Großbuchstaben M aus (die kommt in Schritt 3).
• Wählen Sie nicht die INI-Datei aus (die war nur für Schritt 1).
• Importieren Sie keine umbenannten oder bearbeiteten Dateien – DATEV erkennt sonst das Format nicht.

Klick-Tutorial: Bewegungsdaten importieren

Beachten Sie im Tutorial besonders:

• Schritt 12: die bereits angelegte Formatbeschreibung verwenden
• Schritt 14: die Datei LuG…Spesenfuchs….txt auswählen – nicht die Datei mit Großbuchstabe M

Schritt 3: Großbuchstabe M importieren

Die dritte Datei enthält die Information zum Großbuchstaben M für die Lohnsteuerbescheinigung (Stammdaten).

Der Import erfolgt über: Mandantenebene | Stammdaten importieren | von diesem PC

Einstellungen in Spesenfuchs

Lohnarten

Im Bereich Lohn und Gehalt hinterlegen Sie die Lohnarten für die Übertragung der Reisekosten. Wenn Sie eine Art von Auszahlung nicht übertragen wollen, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.

Eine Übersicht der DATEV-Lohnarten finden Sie hier: https://apps.datev.de/help-center/documents/1005132

Lohn und Gehalt Abrechnungsmonat

Mit dem Abrechnungsmonat legen Sie fest, welcher Monat in der Exportdatei ausgegeben wird – also in welche Gehaltsabrechnung die Daten einfließen. Mit den Datumsangaben während des Exports bestimmen Sie unabhängig davon, welche Reisen in den Export übernommen werden.

Die Optionen beispielhaft erklärt (wir befinden uns jeweils im August):

Hinweis zur Option Reisemonat: DATEV Lohn und Gehalt akzeptiert innerhalb einer Datei nur einen Monat. Bei dieser Option müssen Sie sich in der Zeitraum-Auswahl daher auf einen Monat festlegen.

Details zur Übertragung beschreibt DATEV hier: https://apps.datev.de/help-center/documents/5303224

Häufige Fragen und Probleme

Beim Import erscheint eine Fehlermeldung („ASCII…"). Prüfen Sie, ob Sie die richtige Datei ausgewählt haben: Für die Bewegungsdaten muss es die Datei LuG…_Spesenfuchs_….txt sein – nicht die INI-Datei, nicht die Datei mit Großbuchstabe M und keine umbenannte oder bearbeitete Datei.

Kann ich eine Exportdatei nachträglich noch einmal erhalten? Ja. Wie lange die Exportdateien im Downloadbereich zur Verfügung stehen, ist dort im oberen Bereich angegeben. Danach nutzen Sie in Spesenfuchs die Funktion „Bereits exportierte erneut exportieren" – der Export wird mit identischem Inhalt neu erstellt.

Die Personalnummern stimmen nicht überein. Passen Sie die Personalnummern in Spesenfuchs an und erstellen Sie den Export anschließend erneut über „Bereits exportierte erneut exportieren".

Ich habe nur einzelne Dateien erhalten, nicht die ZIP-Datei. Bitten Sie die Person, die den Export in Spesenfuchs erstellt, Ihnen immer die komplette ZIP-Datei zuzusenden. Nur so haben Sie alle drei benötigten Dateien.