Für Auswertungen, die der Bereich Auswertungen nicht abbildet, exportieren Sie Ihre Ausgaben als CSV-Datei und werten sie in Excel aus. So erhalten Sie zum Beispiel eine Übersicht aller Bahntickets eines Zeitraums oder aller Ausgaben eines Mitarbeiters, ohne dass Ihre Buchhaltung davon betroffen ist.
Wann eignet sich der CSV-Export?
- Der Bereich Auswertungen dient einem schnellen Überblick und berücksichtigt immer die letzten 12 Monate. Einen eigenen Zeitraum können Sie dort nicht wählen.
- Mit dem CSV-Export wählen Sie den Zeitraum selbst und können in Excel nach Belegart, Zahlungsart oder Betrag filtern und Summen bilden.
So erstellen Sie den CSV-Export
- Möchten Sie nur die Ausgaben bestimmter Mitarbeiter exportieren, wählen Sie diese vorher unter TEAM → Benutzerauswahl aus (nur in Spesenfuchs TEAM).
- Öffnen Sie den Bereich Export und wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
- Wählen Sie unter Weitere Exportformate einen der CSV-Exporte aus.
- Wählen Sie Ihre Buchhaltungsschnittstelle, zum Beispiel DATEV Datenservice, Lexware Office oder sevdesk, nicht zusätzlich aus. Sonst werden die Ausgaben dorthin erneut übertragen und es entstehen Doppelbuchungen.
- Stellen Sie sicher, dass die Option Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen nicht aktiv ist. So bleibt der Status Ihrer Ausgaben unverändert.
- Sollen auch bereits exportierte Ausgaben in der Auswertung enthalten sein, aktivieren Sie die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren.
- Klicken Sie auf Vorschau und starten Sie anschließend den Export.
- Sie erhalten eine ZIP-Datei mit der CSV-Datei. Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel und filtern Sie dort zum Beispiel nach der Belegart Bus/Bahn.
Wichtig nach dem Export
- Haben Sie die Benutzerauswahl eingeschränkt, wählen Sie danach wieder alle Benutzer aus. Die Benutzerauswahl gilt auch für den nächsten Export an Ihre Buchhaltung.
- Für den nächsten regulären Export an die Buchhaltung wählen Sie wieder Ihre Buchhaltungsschnittstelle aus und lassen den CSV-Export weg.
Alle Exportoptionen finden Sie im Artikel Export erstellen. Mehr zur Auswahl der Benutzer finden Sie im Artikel Benutzerauswahl.