INHALTSVERZEICHNIS
- weclapp Token
- weclapp Tenant
- Schnittstelle aktiv
- Automatisch synchronisieren
- Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
- Belegdatum übertragen
- Prüfen und Speichern
- Voraussetzungen
- Zahlungsarten
weclapp ist eine Online Buchhaltungssoftware. Wenn Sie weclapp nutzen, können Sie hier die Schnittstelle konfigurieren und sämtliche Buchungen und Belege automatisch nach weclapp übertragen.
weclapp Token
Für die Verbindung mit weclapp benötigen Sie Ihren persönlichen Token von weclapp. Mit diesem authentifizieren Sie sich bei weclapp als Benutzer. Sie finden den Token in der weclapp Anwendung unter Meine Einstellungen -> API Token. Kopieren Sie den kompletten Token und fügen Sie ihn in Spesenfuchs im Feld weclapp Token ein.
weclapp Tenant
Für die Verbindung mit weclapp benötigen Sie zusätzlich zu Ihrem persönlichen weclapp Token den Tenant von weclapp. Sie finden den Tenant in der weclapp Anwendung unter Mein weclapp -> Unternehmensdaten -> persönliche Webadresse konfigurieren. Kopieren Sie den kompletten Tenant und fügen Sie ihn in Spesenfuchs im Feld weclapp Tenant ein.
Schnittstelle aktiv
Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie die Schnittstelle aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv. Dadurch wird der Export nach weclapp in den Export Zielen (nur relevant für manuellen Export) eingeblendet und Sie können weitere Optionen festlegen.
Automatisch synchronisieren
Sie können einen manuellen Export nach weclapp durchführen, wenn Sie im Hauptmenü unter Export weclapp auswählen. Viel komfortabler ist aber der automatische Export. Sobald Sie die Schnittstelle einmal fertig eingerichtet haben, müssen Sie künftig nichts mehr für den Export tun. Jede abgeschlossene Reise wird in der Nacht automatisch an weclapp übertragen. Sie sehen dann auf dem Dashboard im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war, oder ob Sie manuell fehlende Informationen eingeben müssen.
Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
Durch diese Option erhalten Sie eine E-Mail, wenn der automatische Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden, bzw. ein Fehler aufgetreten ist. Wenn es keine Reisen für die Übertragung gibt, erhalten Sie auch keine E-Mail.
Belegdatum übertragen
Spesenfuchs überträgt für jeden Beleg das Startdatum der Reise. Wenn Sie statt des Reisedatums das hinterlegte Belegdatum pro Beleg an weclapp übergeben möchten, dann aktivieren Sie diese Option. Haben Sie die Option Private Belege zusammenfassen aktiviert, wird das Datum der Reise übertragen
Private Belege zusammenfassen
Ist diese Option aktiviert, werden alle privat verauslagten Belege, Pauschalen und Fahrten als ein Beleg nach weclapp übertragen. Von der Firma bezahlte Belege und e-Rechnungen werden als einzelne Belege übertragen.
Prüfen und Speichern
Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierbei wird automatisch eine Prüfung durchgeführt.
- Kann eine Verbindung mit weclapp hergestellt werden
- Ist der Kontenrahmen in weclapp und Spesenfuchs identisch
- Sind alle benötigte Konten vorhanden
- Haben alle Benutzer in Spesenfuchs eine eindeutige Personalnummer
Spesenfuchs versucht, so viel zu automatisieren wie möglich. Bei manchen Informationen müssen Sie jedoch entscheiden und die korrekten Informationen hinterlegen. Bitte folgenden Sie den Anweisungen des Prüfungsassistenten.
Voraussetzungen
Eine erfolgreiche Übertragung der Buchungen und Belege von Spesenfuchs nach weclapp ist nur möglich, wenn
- die Buchhaltung in weclapp eingerichtet ist
- in weclapp der Kontenplan SKR03 oder SKR04 hinterlegt ist.
- Zahlungsarten in weclapp hinterlegt wurden
Zahlungsarten
In Spesenfuchs angelegte Zahlungsarten müssen in weclapp vorhanden sein. Dazu prüfen Sie bitte folgende Einstellungen in weclapp:
- Öffnen Sie den Bereich Hausbank. In den Stammdaten der Bank muss ein Sachkonto hinterlegt sein. Dieses muss mit dem Buchungskonto der Zahlungsart in Spesenfuchs übereinstimmen.
- Öffnen Sie Zahlungsarten und wählen Sie die passende Zahlungsart oder legen Sie einen neuen Eintrag an. Aktivieren Sie die Option Transaktionen automatisch im Verrechnungskonto erzeugen. Wählen Sie als Verrechnungskonto den Namen der Bank.