INHALTSVERZEICHNIS
- BuchhaltungsButler API-KEY
- Schnittstelle aktiv
- Automatisch synchronisieren
- Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
- Prüfen und Speichern
- Voraussetzungen für die Konfiguration
- Option "Kreditoren verwenden"
- Sonstiges
- Sonderfälle
BuchhaltungsButler ist eine Online Buchhaltungssoftware. Wenn Sie BuchhaltungsButler nutzen, können Sie hier die Schnittstelle konfigurieren und sämtliche Buchungen und Belege automatisch nach BuchhaltungsButler übertragen.
BuchhaltungsButler API-KEY
Für die Verbindung mit Buchhaltungsbutler benötigen Sie Ihren persönlichen API-KEY von BuchhaltungsButler. Mit diesem authentifizieren Sie sich bei BuchhaltungsButler als Benutzer. Sie finden den API-KEY in der BuchhaltungsButler Anwendung unter Einstellungen -> API-Zugang. Wählen Sie hier den Partnerdienst Spesenfuchs aus und aktivieren Sie ihn. Dort wird Ihnen dann Ihr API-KEY angezeigt. Kopieren Sie den kompletten API-KEY und fügen Sie ihn in Spesenfuchs im Feld API-KEY ein.
Schnittstelle aktiv
Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie die Schnittstelle aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv. Dadurch wird der Export nach BuchhaltungsButler in den Export Zielen (nur relevant für manuellen Export) eingeblendet und Sie können weitere Optionen festlegen.
Automatisch synchronisieren
Sie können einen manuellen Export nach BuchhaltungsButler durchführen, wenn Sie im Hauptmenü unter Export BuchhaltungsButler auswählen. Viel komfortabler ist aber der automatische Export. Sobald Sie die Schnittstelle einmal fertig eingerichtet haben, müssen Sie künftig nichts mehr für den Export tun. Jede abgeschlossene Ausgabe wird in der Nacht automatisch an BuchhaltungsButler übertragen. Sie sehen dann auf dem Dashboard im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war, oder ob Sie manuell fehlende Informationen eingeben müssen.
Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
Durch diese Option erhalten Sie eine E-Mail, wenn der automatische Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden, bzw. ein Fehler aufgetreten ist. Wenn es keine Ausgaben für die Übertragung gibt, erhalten Sie auch keine E-Mail.
Prüfen und Speichern
Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierbei wird automatisch eine Prüfung durchgeführt.
- Kann eine Verbindung mit BuchhaltungsButler hergestellt werden
- Gibt es doppelte Kreditoren/Verrechnungskonten in Spesenfuchs
- Hat jede Person eine eindeutige Personalnummer
Spesenfuchs versucht, so viel zu automatisieren wie möglich. Bei manchen Informationen müssen Sie jedoch entscheiden und die korrekten Informationen hinterlegen.
Voraussetzungen für die Konfiguration
Folgende Einstellungen müssen in BuchhaltungsButler und in Spesenfuchs übereinstimmen:
- Es muss der gleiche Kontenrahmen eingestellt sein
- Die Einstellung, ob ein Kreditoren-Sammelkonto verwendet werden soll, muss gleich sein
- Die Einstellung, ob ein nur ein GwG-Sammelposten verwendet werden soll, muss gleich sein
- Die Einstellung, ob Kreditoren verwendet werden sollen, muss gleich sein
- Mit der Einstellung in BuchhaltungsButler unter Einstellungen-> Kontenrahmen->vereinfachter Umfang kann die Schnittstelle nicht benutzt werden, da in diesem Fall bestimmte Konten, die für die Reisekostenabrechnung grundlegend sind, nicht zur Verfügung stehen.
Option "Kreditoren verwenden"
Die Option "Kreditoren verwenden" hat folgende Auswirkungen:
- Kreditoren verwenden=EIN:
Die Felder in Spesenfuchs und in den Berichten heißen "Kreditor"
Die Kreditorennummern müssen im Bereich 70001 bis 99999 liegen
Die Kreditorennummern müssen manuell in Spesenfuchs und in BuchhaltungsButler angelegt werden
- Kreditoren verwenden=AUS:
Die Felder in Spesenfuchs und in den Berichten heißen "Verbindlichkeitskonto"
Die Verbindlichkeitskonten müssen im Bereich von 630 - 755, 1348 - 1349, 1371, 1700 - 1708, 1730, 1792, 1890 - 1899 liegen
Die Verbindlichkeitskonten müssen manuell in Spesenfuchs und in BuchhaltungsButler angelegt werden. Bei den Verbindlichkeitskonten in Buchhaltungsbutler muss es sich um ein sog. "Basiskonto" handeln.
Sonstiges
- Die Einstellung, ob Sie den Mahlzeitenabzug direkt von der Tagespauschale oder als extra Buchung vornehmen möchten, nehmen Sie unter Einstellungen->Buchhaltung->Berechnung vor.
- Für die Aufteilung von Bewirtungen nach 70/30 beachten Sie bitte, dass Buchhaltungsbutler keine Splitbuchungen importieren kann. Hier wird somit der komplette Betrag übertragen und die 70/30 Aufteilung muss manuell durchgeführt werden.
- Sollen Kontenrahmen verwendet werden, die NICHT SKR03 oder SKR04 sind, können unter Umständen nicht alle Sachverhalte abgebildet werden. In Spesenfuchs können die Konten unter Einstellungen->Buchhaltung verändert werden.
Sonderfälle
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG)
Das Konto für Geringwertige Wirtschaftsgüter (SKR03 0480/SKR04 670) ist in BuchhaltungsButler standardmäßig nicht enthalten. Bitte gehen Sie, sollten Sie Belege mit der Belegart Geringwertige Wirtschaftsgüter in Spesenfuchs eingeben wollen, vor wie folgt:
- Entweder Sie aktivieren in den Exporteinstellungen die Option "Nur GwG-Sammelposten nutzen"
- Oder nutzen Sie in Spesenfuchs einen benutzerdefinierten Kontenrahmen und tragen bei der Belegart für GwG das entsprechende Konto von BuchhaltungsButler ein (z.B. 4855 für SKR03).
Von Firma bezahlte Ausgaben
Auch diese Ausgaben werden auf das Kreditorenkonto/Verbindlichkeitskonto gebucht. Die Ausgaben erhalten in BuchhaltungsButler automatisch einen Kommentar, dass Sie von der Firma bezahlt wurden und nicht erstattet werden müssen. Ordnen Sie diesen Ausgaben die entsprechende Bankbuchung in BuchhaltungsButler zu.