Jede Ausgabe durchläuft in Spesenfuchs verschiedene Status. Der Status zeigt an, ob eine Ausgabe noch bearbeitet werden kann, sich im Genehmigungsprozess befindet oder bereits exportiert wurde.
Welche Status zur Verfügung stehen und wie eine Ausgabe freigegeben wird, hängt davon ab, ob Sie Spesenfuchs PRO oder Spesenfuchs TEAM verwenden und ob in TEAM ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet sind.
Statusübersicht
| Status | PRO | TEAM | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| In Erfassung | ✓ | ✓ | Die Ausgabe kann bearbeitet werden und wird nicht exportiert. |
| In Prüfung | – | ✓ | Die Ausgabe wurde eingereicht und liegt den zugeordneten Genehmigern zur Prüfung vor. |
| Abgelehnt | – | ✓ | Ein Genehmiger hat die Ausgabe abgelehnt. |
| Freigegeben | ✓ | ✓ | Die Ausgabe ist abgeschlossen und kann exportiert werden. |
| Exportiert | ✓ | ✓ | Die Ausgabe wurde bereits exportiert. |
In Erfassung
Neue Ausgaben erhalten zunächst den Status In Erfassung.
In diesem Status können alle Angaben ergänzt oder geändert werden. Ausgaben mit diesem Status werden nicht beim Export berücksichtigt.
Wie die Ausgabe anschließend abgeschlossen wird, hängt von der verwendeten Spesenfuchs-Version und der Benutzerkonfiguration ab:
- In Spesenfuchs PRO gibt die Person ihre Ausgabe selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM ohne zugeordnete Genehmiger gibt die Person ihre Ausgabe ebenfalls selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM mit einem oder mehreren Genehmigern reicht die Person die Ausgabe ein. Die Ausgabe erhält anschließend den Status In Prüfung.
In Prüfung (nur Spesenfuchs TEAM)
Der Status In Prüfung wird verwendet, wenn in Spesenfuchs TEAM für die Person mindestens ein Genehmiger zugeordnet ist und die Ausgabe eingereicht wurde.
Nach dem Einreichen erhält die Ausgabe den Status In Prüfung und wird den zugeordneten Genehmigern zur Prüfung angezeigt.
Während sich die Ausgabe in diesem Status befindet, kann sie nicht bearbeitet und nicht exportiert werden.
Ein Genehmiger kann die Ausgabe anschließend:
- freigeben oder
- ablehnen.
Sind mehrere Genehmiger zugeordnet, gilt aktuell die Genehmigungsregel Eine Genehmigung genügt. Sobald einer der zugeordneten Genehmiger die Ausgabe freigibt, ist die Genehmigung abgeschlossen. Eine weitere Freigabe durch die anderen Genehmiger ist nicht erforderlich.
Abgelehnt (nur Spesenfuchs TEAM)
Lehnt ein Genehmiger eine Ausgabe ab, erhält sie den Status Abgelehnt.
Die Person kann die Ausgabe anschließend korrigieren und erneut einreichen. Die Ausgabe erhält dann wieder den Status In Prüfung.
Abgelehnte Ausgaben werden nicht exportiert.
Freigegeben
Eine freigegebene Ausgabe gilt als abgeschlossen und kann exportiert werden.
Der Status Freigegeben wird auf unterschiedliche Weise erreicht:
- In Spesenfuchs PRO gibt die Person ihre Ausgabe selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM ohne zugeordnete Genehmiger gibt die Person ihre Ausgabe ebenfalls selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM mit einem oder mehreren Genehmigern erhält die Ausgabe den Status Freigegeben, sobald ein Genehmiger sie freigibt.
Soll eine freigegebene Ausgabe noch einmal geändert werden, kann ihr Status wieder auf In Erfassung gesetzt werden, sofern die Berechtigungen dies zulassen.
Exportiert
Nach einem erfolgreichen Export erhält eine Ausgabe in der Regel den Status Exportiert.
Dadurch wird verhindert, dass dieselbe Ausgabe bei einem späteren Export unbeabsichtigt erneut berücksichtigt wird.
Ob der Status automatisch gesetzt wird, hängt von der beim Export gewählten Option Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen ab.
Nur ein Administrator kann den Status Exportiert wieder zurücksetzen.
Status ändern
Je nach aktuellem Status, Spesenfuchs-Version und Ihren Berechtigungen können Sie den Status einer Ausgabe ändern.
So ändern Sie den Status
- Öffnen Sie das Dashboard, die Reiseliste, die Belegliste, die Suche oder eine einzelne Reise beziehungsweise einen Einzelbeleg.
- Klicken Sie auf den aktuellen Status der gewünschten Ausgabe.
- Wählen Sie die verfügbare Aktion aus.
Mehrere Ausgaben gleichzeitig freigeben
Wenn Sie eine Ausgabe selbst von In Erfassung auf Freigegeben setzen, können Sie zusätzlich die Option Alle meine Ausgaben aktivieren.
Dadurch müssen Sie bei mehreren offenen Ausgaben den Status nicht einzeln ändern.
Freigegebene Ausgaben erneut bearbeiten
Muss eine bereits freigegebene Ausgabe noch einmal geändert werden, setzen Sie den Status auf In Erfassung zurück.
Anschließend kann die Ausgabe bearbeitet und danach erneut freigegeben oder eingereicht werden. Ist ein Genehmiger zugeordnet, erhält die eingereichte Ausgabe den Status In Prüfung.
Mögliche Statuswechsel
| Ausgangsstatus | Neuer Status | Voraussetzung |
|---|---|---|
| In Erfassung | Freigegeben | PRO oder TEAM ohne zugeordneten Genehmiger |
| In Erfassung | In Prüfung | TEAM mit mindestens einem zugeordneten Genehmiger; die Ausgabe wird eingereicht |
| In Prüfung | Freigegeben | Ein Genehmiger gibt die Ausgabe frei |
| In Prüfung | Abgelehnt | Ein Genehmiger lehnt die Ausgabe ab |
| Abgelehnt | In Prüfung | Die Person korrigiert die Ausgabe und reicht sie erneut ein |
| Freigegeben | In Erfassung | Die Ausgabe soll erneut bearbeitet werden |
| Freigegeben | Exportiert | Automatisch beim Export, wenn die entsprechende Option aktiviert ist |
| Exportiert | In Erfassung | Nur durch einen Administrator |
Zusammenhang mit dem Export
Beim Erstellen eines Exports werden grundsätzlich nur Ausgaben mit dem Status Freigegeben berücksichtigt.
Ausgaben mit den Status In Erfassung, In Prüfung oder Abgelehnt werden nicht exportiert.
Nach einem erfolgreichen Export erhalten die berücksichtigten Ausgaben automatisch den Status Exportiert, wenn die Option Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen aktiviert ist.
Bereits exportierte Ausgaben werden standardmäßig nicht erneut zum Export angeboten. Bei Bedarf können Sie beim Export die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren aktivieren.
Häufige Fragen
Warum kann ich eine Ausgabe in TEAM direkt freigeben?
Ist für die Person kein Genehmiger zugeordnet, gibt sie ihre Ausgabe selbst frei. Die Ausgabe wechselt direkt von In Erfassung auf Freigegeben.
Wann erhält eine Ausgabe den Status „In Prüfung“?
Der Status wird in Spesenfuchs TEAM verwendet, wenn für die Person mindestens ein Genehmiger zugeordnet ist und die Ausgabe eingereicht wurde.
Was passiert, wenn mehrere Genehmiger zugeordnet sind?
Die Ausgabe wird allen zugeordneten Genehmigern zur Prüfung angezeigt. Aktuell gilt die Regel Eine Genehmigung genügt. Sobald einer der Genehmiger die Ausgabe freigibt, ist die Genehmigung abgeschlossen.
Warum erscheint meine Ausgabe nicht im Export?
Prüfen Sie folgende Punkte:
- Hat die Ausgabe den Status Freigegeben?
- Liegt das Datum der Ausgabe innerhalb des gewählten Exportzeitraums?
- Wurde die Ausgabe bereits exportiert?
Was passiert bei einer Ablehnung?
Die Ausgabe erhält den Status Abgelehnt. Die Person kann die Ausgabe korrigieren und anschließend erneut einreichen. Danach erhält sie wieder den Status In Prüfung.
Kann ich eine exportierte Ausgabe noch bearbeiten?
Ja. Ein Administrator kann den Status wieder auf In Erfassung setzen. Danach kann die Ausgabe bearbeitet und anschließend erneut freigegeben oder eingereicht werden.
Wann erhält eine Ausgabe den Status „Exportiert“?
Nach einem erfolgreichen Export, sofern beim Export die Option Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen aktiviert ist.
Kann ich eine bereits exportierte Ausgabe erneut exportieren?
Ja. Aktivieren Sie beim Erstellen des Exports die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren.
Beachten Sie, dass dadurch in Ihrer Buchhaltung Doppelbuchungen entstehen können, wenn die Ausgabe bereits übernommen wurde.
Wo sehe ich, wann und von wem der Status geändert wurde?
Jede Reise und jeder Einzelbeleg hat einen Verlauf, in dem alle Statuswechsel mit Zeitpunkt und Person stehen. Wo Sie ihn finden und was er zeigt, lesen Sie im Artikel Wo sehe ich den Statusverlauf einer Reise oder eines Einzelbelegs?