Eine Hotelrechnung enthält oft mehr als nur die Übernachtung, zum Beispiel Frühstück, weitere Leistungen oder private Positionen wie die Minibar. Hier erfahren Sie, welchen Betrag Sie in Spesenfuchs erfassen und wie Sie die Rechnung bei Bedarf aufteilen.
Privat veranlasste Positionen
Kosten, die tatsächlich privat veranlasst sind, werden in Spesenfuchs nicht erfasst. Erfassen Sie den Hotelbeleg nur mit dem geschäftlich veranlassten Anteil.
Beispiel: Die Hotelrechnung enthält die geschäftliche Übernachtung und private Getränke aus der Minibar. Erfassen Sie den Hotelbeleg nur mit dem Betrag für die Übernachtung. Die Minibar erfassen Sie nicht.
Geschäftliche Ausgaben, die privat bezahlt wurden
Davon zu unterscheiden ist eine geschäftliche Ausgabe, die Sie zunächst aus eigenen Mitteln bezahlt haben, zum Beispiel eine geschäftliche Übernachtung mit Ihrer privaten Kreditkarte. Das bleibt eine geschäftliche Ausgabe. Erfassen Sie sie vollständig in Spesenfuchs, damit sie Ihnen erstattet werden kann.
„Privat bezahlt“ bedeutet also nicht, dass die Ausgabe privat veranlasst war.
Inländische Hotelrechnungen aufteilen
Bei einer deutschen Hotelrechnung können einzelne Bestandteile steuerlich unterschiedlich behandelt werden, etwa Übernachtung und Frühstück.
- Erfassen Sie einen Beleg mit der Belegart Hotel und wählen Sie Deutschland als Land bzw. Währung.
- Tragen Sie die Kosten für das Frühstück im Feld Frühstück des Hotelbelegs ein.
- Enthält die Rechnung eine weitere geschäftliche Position, die im Hotelbeleg nicht separat abgebildet werden kann, teilen Sie die Rechnung auf: Erfassen Sie einen Teilbetrag als Hotelbeleg.
- Erfassen Sie den verbleibenden geschäftlichen Teilbetrag als weiteren Beleg mit der passenden Belegart.
- Lassen Sie privat veranlasste Positionen in beiden Belegen weg.
Ausländische Hotelrechnungen
Bei ausländischen Belegen wird keine deutsche Vorsteuer berücksichtigt. Eine Aufteilung nach Steuersätzen ist deshalb nicht nötig.
- Wählen Sie bei der Belegerfassung das Land aus, in dem das Hotel liegt.
- Geben Sie den geschäftlich veranlassten Bruttobetrag ein. Er wird mit 0 % Steuer erfasst.
- Enthält die Rechnung private Positionen, ziehen Sie diese vorher ab und erfassen Sie nur den geschäftlichen Anteil.
Weitere Informationen zur Erfassung finden Sie im Artikel Beleg eingeben.