Jede Reise und jeder Einzelbeleg durchläuft in Spesenfuchs verschiedene Status. Im Verlauf können Sie nachvollziehen, wann sich der Status geändert hat und wer ihn geändert hat.
Welche Status vorkommen, hängt von Ihrem Tarif ab:
- Spesenfuchs PRO: „In Erfassung“, „Freigegeben“ und „Exportiert“
- Spesenfuchs TEAM: zusätzlich „In Prüfung“ und „Abgelehnt“, da Reisen und Belege hier einen Genehmigungsprozess durchlaufen
Was die einzelnen Status bedeuten, lesen Sie im Artikel Status einer Ausgabe.
Wo finde ich den Verlauf?
- Öffnen Sie in Spesenfuchs eine Reise oder einen Einzelbeleg.
- Der Verlauf steht in der Detailansicht rechts unterhalb der Übersicht.
In Spesenfuchs TEAM sehen Genehmiger den Verlauf außerdem auf der Seite Prüfen und Freigabe in jeder Prüfkarte über Verlauf (n); die Zahl nennt die Anzahl der Einträge. Auf dem Dashboard steht der Verlauf in der aufgeklappten Ausgabe.
Nutzen Sie Spesenfuchs im Browser auf dem Smartphone, tippen Sie in der Reise oder im Einzelbeleg oben rechts auf das i-Symbol. Dann werden die Übersicht und darunter der Verlauf angezeigt.
Was zeigt der Verlauf?
Jeder Statuswechsel erscheint als eigener Eintrag, der aktuelle Status steht ganz oben. Zu jedem Eintrag sehen Sie:
- den Status und den Zeitpunkt des Wechsels (beim aktuellen Status mit „seit“),
- die Person, die den Status geändert hat,
- in Spesenfuchs TEAM den Kommentar, sofern im Genehmigungsprozess einer hinterlegt wurde, etwa der Grund für eine Ablehnung.
Entscheidungen der Genehmiger
In Spesenfuchs TEAM zeigt der Verlauf außerdem, wer in der aktuellen Prüfrunde schon entschieden hat:
- Unter Genehmiger (n) klappen Sie die Genehmiger auf: ein Haken für freigegeben, ein Kreuz für abgelehnt, jeweils mit Name, Datum, Uhrzeit und gegebenenfalls Bemerkung. Wer noch nicht entschieden hat, steht mit einem leeren Kreis als ausstehend in der Liste.
- Bei einer Ablehnung steht die Begründung direkt unter dem Namen der ablehnenden Person.
- Wurde eine Ausgabe durch eine Änderung in der Verwaltung freigegeben, steht dort „Freigegeben durch Änderung der Genehmigungsregel“ bzw. „Freigegeben durch Änderung der Genehmiger“.
- Holt die Person eine Ausgabe über Erneut bearbeiten zurück, verfallen die bisherigen Freigaben, und die Genehmigerliste wird nicht mehr angezeigt. Nach dem erneuten Einreichen beginnt eine neue Prüfrunde, in der alle Genehmiger wieder als ausstehend stehen.
Hinweise
- Auch Statuswechsel aus der Zeit vor Einführung des Verlaufs werden angezeigt, allerdings ohne die Person, die den Status geändert hat.
- Das Feld „Kommentar“ in den Daten der Reise oder des Belegs erscheint nicht im Verlauf. Dort werden nur Kommentare aus dem Genehmigungsprozess angezeigt.
- Die Spesenfuchs App zeigt die Belege im Belegeingang mit einer Detailansicht, aber keinen Statusverlauf. Den Verlauf sehen Sie nur in der Spesenfuchs Webanwendung.