Jede Ausgabe durchläuft in Spesenfuchs verschiedene Status. Der Status zeigt an, ob eine Ausgabe noch bearbeitet werden kann, sich im Genehmigungsprozess befindet oder bereits exportiert wurde.
Welche Status zur Verfügung stehen und wie eine Ausgabe freigegeben wird, hängt davon ab, ob Sie Spesenfuchs PRO oder Spesenfuchs TEAM verwenden und ob in TEAM ein Vorgesetzter hinterlegt ist.
Statusübersicht
| Status | PRO | TEAM | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| In Erfassung | ✓ | ✓ | Die Ausgabe kann bearbeitet werden und wird nicht exportiert. |
| In Prüfung | – | ✓ | Die Ausgabe wurde an den hinterlegten Vorgesetzten zur Prüfung gesendet. |
| Abgelehnt | – | ✓ | Der Vorgesetzte hat die Ausgabe abgelehnt. |
| Freigegeben | ✓ | ✓ | Die Ausgabe ist abgeschlossen und kann exportiert werden. |
| Exportiert | ✓ | ✓ | Die Ausgabe wurde bereits exportiert. |
In Erfassung
Neue Ausgaben erhalten zunächst den Status In Erfassung.
In diesem Status können alle Angaben ergänzt oder geändert werden. Ausgaben mit diesem Status werden nicht beim Export berücksichtigt.
Wie die Ausgabe anschließend abgeschlossen wird, hängt von der verwendeten Spesenfuchs-Version und der Benutzerkonfiguration ab:
- In Spesenfuchs PRO gibt die Person ihre Ausgabe selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM ohne hinterlegten Vorgesetzten gibt die Person ihre Ausgabe ebenfalls selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM mit hinterlegtem Vorgesetzten sendet die Person die Ausgabe zur Prüfung an den Vorgesetzten.
In Prüfung (nur Spesenfuchs TEAM)
Der Status In Prüfung wird nur verwendet, wenn in Spesenfuchs TEAM für die Person ein Vorgesetzter hinterlegt ist.
Sendet die Person ihre Ausgabe zur Prüfung, erhält die Ausgabe den Status In Prüfung und wird dem hinterlegten Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.
Während sich die Ausgabe in diesem Status befindet, kann sie nicht bearbeitet und nicht exportiert werden.
Der Vorgesetzte kann die Ausgabe anschließend:
- freigeben oder
- ablehnen.
Abgelehnt (nur Spesenfuchs TEAM)
Lehnt der Vorgesetzte eine Ausgabe ab, erhält sie den Status Abgelehnt.
Die Person kann die Ausgabe anschließend korrigieren und erneut zur Prüfung einreichen.
Abgelehnte Ausgaben werden nicht exportiert.
Freigegeben
Eine freigegebene Ausgabe gilt als abgeschlossen und kann exportiert werden.
Der Status Freigegeben wird auf unterschiedliche Weise erreicht:
- In Spesenfuchs PRO gibt die Person ihre Ausgabe selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM ohne hinterlegten Vorgesetzten gibt die Person ihre Ausgabe ebenfalls selbst frei.
- In Spesenfuchs TEAM mit hinterlegtem Vorgesetzten erhält die Ausgabe den Status Freigegeben, wenn der Vorgesetzte sie genehmigt.
Soll eine freigegebene Ausgabe noch einmal geändert werden, kann ihr Status wieder auf In Erfassung gesetzt werden, sofern die Berechtigungen dies zulassen.
Exportiert
Nach einem erfolgreichen Export erhält eine Ausgabe in der Regel den Status Exportiert.
Dadurch wird verhindert, dass dieselbe Ausgabe bei einem späteren Export unbeabsichtigt erneut berücksichtigt wird.
Ob der Status automatisch gesetzt wird, hängt von der beim Export gewählten Option Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen ab.
Nur ein Administrator kann den Status Exportiert wieder zurücksetzen.
Status ändern
Je nach aktuellem Status, Spesenfuchs-Version und Ihren Berechtigungen können Sie den Status einer Ausgabe ändern.
So ändern Sie den Status
- Öffnen Sie das Dashboard, die Reiseliste, die Belegliste, die Suche oder eine einzelne Reise beziehungsweise einen Einzelbeleg.
- Klicken Sie auf den aktuellen Status der gewünschten Ausgabe.
- Wählen Sie die verfügbare Aktion aus.
Mehrere Ausgaben gleichzeitig freigeben
Wenn Sie eine Ausgabe selbst von In Erfassung auf Freigegeben setzen, können Sie zusätzlich die Option Alle meine Ausgaben aktivieren.
Dadurch müssen Sie bei mehreren offenen Ausgaben den Status nicht einzeln ändern.
Freigegebene Ausgaben erneut bearbeiten
Muss eine bereits freigegebene Ausgabe noch einmal geändert werden, setzen Sie den Status auf In Erfassung zurück.
Anschließend kann die Ausgabe bearbeitet und danach erneut freigegeben oder zur Prüfung eingereicht werden.
Mögliche Statuswechsel
| Ausgangsstatus | Neuer Status | Voraussetzung |
|---|---|---|
| In Erfassung | Freigegeben | PRO oder TEAM ohne hinterlegten Vorgesetzten |
| In Erfassung | In Prüfung | TEAM mit hinterlegtem Vorgesetzten |
| In Prüfung | Freigegeben | Der Vorgesetzte genehmigt die Ausgabe |
| In Prüfung | Abgelehnt | Der Vorgesetzte lehnt die Ausgabe ab |
| Abgelehnt | In Prüfung | Die Person korrigiert die Ausgabe und reicht sie erneut ein |
| Freigegeben | In Erfassung | Die Ausgabe soll erneut bearbeitet werden |
| Freigegeben | Exportiert | Automatisch beim Export, wenn die entsprechende Option aktiviert ist |
| Exportiert | In Erfassung | Nur durch einen Administrator |
Zusammenhang mit dem Export
Beim Erstellen eines Exports werden grundsätzlich nur Ausgaben mit dem Status Freigegeben berücksichtigt.
Ausgaben mit den Status In Erfassung, In Prüfung oder Abgelehnt werden nicht exportiert.
Nach einem erfolgreichen Export erhalten die berücksichtigten Ausgaben automatisch den Status Exportiert, wenn die Option Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen aktiviert ist.
Bereits exportierte Ausgaben werden standardmäßig nicht erneut zum Export angeboten. Bei Bedarf können Sie beim Export die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren aktivieren.
Häufige Fragen
Warum kann ich eine Ausgabe in TEAM direkt freigeben?
Ist für die Person kein Vorgesetzter hinterlegt, gibt sie ihre Ausgabe selbst frei. Die Ausgabe wechselt direkt von In Erfassung auf Freigegeben.
Wann erhält eine Ausgabe den Status „In Prüfung“?
Der Status wird nur in Spesenfuchs TEAM verwendet, wenn für die Person ein Vorgesetzter hinterlegt ist und die Ausgabe an diesen zur Prüfung gesendet wurde.
Warum erscheint meine Ausgabe nicht im Export?
Prüfen Sie folgende Punkte:
- Hat die Ausgabe den Status Freigegeben?
- Liegt das Datum der Ausgabe innerhalb des gewählten Exportzeitraums?
- Wurde die Ausgabe bereits exportiert?
Was passiert bei einer Ablehnung?
Die Ausgabe erhält den Status Abgelehnt. Die Person kann die Ausgabe korrigieren und anschließend erneut zur Prüfung an den Vorgesetzten senden.
Kann ich eine exportierte Ausgabe noch bearbeiten?
Ja. Ein Administrator kann den Status wieder auf In Erfassung setzen. Danach kann die Ausgabe bearbeitet und anschließend erneut freigegeben oder zur Prüfung eingereicht werden.
Wann erhält eine Ausgabe den Status „Exportiert“?
Nach einem erfolgreichen Export, sofern beim Export die Option Ausgaben nach dem Export auf „Exportiert“ setzen aktiviert ist.
Kann ich eine bereits exportierte Ausgabe erneut exportieren?
Ja. Aktivieren Sie beim Erstellen des Exports die Option Bereits exportierte Ausgaben erneut exportieren.
Beachten Sie, dass dadurch in Ihrer Buchhaltung Doppelbuchungen entstehen können, wenn die Ausgabe bereits übernommen wurde.