INHALTSVERZEICHNIS
Allgemein
Wenn Sie einen Beleg als einzelnen Beleg erfassen, geben Sie die die Person an, für die die Sie die Ausgabe erfassen.
Die Bezeichnung des Belegs ist kein Mussfeld. Wir empfehlen jedoch, eine eindeutige Bezeichnung einzugeben, um den Beleg von anderen, evtl. ähnlichen Belegen unterscheiden zu können. Wird der Beleg nicht im Rahmen einer Reise, sondern als Einzelbeleg erfasst, muss eine Bezeichnung vergeben werden.
Die Belegart, die Sie auswählen, bestimmt das Konto auf das dieser Beleg gebucht wird. Je nach Einstellung ist das ein Konto aus dem SKR03 oder SKR04.
Bei der Zahlungsart werden die Zahlungsarten vorgeschlagen, die in den Einstellungen unter Zahlungsarten in Ihrem Account hinterlegt und aktiv sind. Die Zahlungsart bestimmt das Gegenkonto der Buchung zu diesem Beleg.
Wenn Sie mit Kostenstellen/Kostenträger arbeiten, dann können Sie für den Beleg die gleichen Daten verwenden, wie für die Reise oder dem Beleg eine eigene Kostenstelle/Kostenträger zuordnen.
Das Datum des Belegs muss innerhalb des Reisezeitraumes liegen und steht für das Datum, wann z.B. ein Flug stattgefunden hat. Das Belegdatum ist das Datum, das auf dem Beleg steht, z.B. das Datum der Rechnung für diesen Flug. Das Belegdatum kann auch außerhalb des Reisezeitraumes liegen. Über das Belegdatum wird zudem automatisch die korrekte Mehrwertsteuer gewählt.
Spesenfuchs versucht, je nach Belegart und teilweise auch nach Höhe des Betrages des Belegs die Mehrwertsteuer (im Falle deutscher Beleg) automatisch zu ermitteln. Sie sollten diese jedoch kontrollieren und ggf. korrigieren.
Bei den Währungen werden Ihnen die Währungen vorgeschlagen, die in den ausgewählten Start- und Zielorten verwendet werden. Bei den Euro Ländern wird unterschieden zwischen Deutschland (Euro) und weiteren Ländern (Euro). Bei Belegen mit der Währung Deutschland (Euro) kann eine Mehrwertsteuer ausgewählt werden, bei den anderen Währungen nicht.
Wenn ein Beleg in der Vergangenheit eingegeben wurde und die ausgewählten Zahlungsarten oder Währungen für diese Reise nicht mehr zur Verfügung stehen, werden diese trotzdem angezeigt. Das ist der Fall, wenn das Land der Reise geändert oder die Anzeige der Zahlungsart ausgeschaltet wurde.
Sie können zu jedem Beleg Belegbilder mit Ihrem Smartphone/Tablet aufnehmen oder aus Ihrer Fotomediathek hochladen. Am PC wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrer Festplatte aus und laden Sie anschließend hoch. Sie können Dateien vom Typ PDF, PNG, JPEG, JPG und GIF verwenden. Achten Sie darauf, dass jede Datei nicht größer als 10MB ist und ein PDF nicht mehr als 15 Seiten hat.
Automatische Belegerkennung (OCR)
Sie können die automatische Belegerkennung nutzen, um die Daten aus einem hochgeladenen Beleg auszulesen. Dies vereinfacht die Eingabe Ihrer Belege, da Spesenfuchs versucht, alle Felder mit korrekten Werten zu füllen. Lediglich die Zahlungsart muss immer von Ihnen gewählt werden.
Belegerkennung verwenden
- Wenn Sie die automatische Belegerkennung nutzen möchten, schalten Sie den Schalter Belegerkennung ein.
- Laden Sie zuerst einen Beleg hoch, geben Sie ggf. dann erst weitere Daten in das Formular ein. Wenn Sie zuerst Daten in das Formular eingeben, wird die Belegerkennung temporär ausgeschaltet, um ein versehentliches Überschreiben durch die Belegerkennung zu vermeiden.
- Sobald Sie den Beleg hochgeladen haben, versucht Spesenfuchs die einzelnen Daten zu erkennen.
- Hat Spesenfuchs Felder erkannt, werden Sie für eine kurze Zeit grün eingefärbt.
- Kontrollieren Sie das Ergebnis und nehmen Sie Korrekturen vor.
Tipps für bessere Ergebnisse der Belegerkennung
- Die Qualität von hochgeladenen Bildern ist entscheidend für gute Ergebnisse.
- Vermeiden Sie verschwommene Aufnahmen, handschriftliche Belege und schlechte Beleuchtung.
- Fotografieren Sie den Beleg ohne Hintergrund oder mit einem einfarbigen, dunklen Hintergrund. Es gibt verschiedene Scan Apps für Ihr Smartphone, die Belege in besserer Qualität erstellen als die integrierte Fotofunktion.
Sonderfälle von Belegen
Bewirtungskosten
Hier können Sie bewirtete Personen, Ort und Anlass der Bewirtung eingeben. Diese Daten werden in den Berichten ausgegeben. Zusätzlich können Sie in den Druckeinstellungen angeben, ob ein Bewirtungsbeleg erstellt werden soll.
Hotel
Ein Hotelbeleg hat im Gegensatz zu den anderen Belegarten ein An- und Abreisedatum und ermöglicht es im Falle eines deutschen Hotelbelegs auch die Kosten für das Frühstück bzw. Business Paket gesondert einzugeben. Diese Daten werden in den Berichten ausgegeben und für die Berechnung verwendet.
Geschenke
Hier können Sie den Namen des Empfängers eingeben. Diese Daten werden in den Berichten ausgegeben.