Genehmiger für einen Mitarbeiter festlegen
Im Reiter Prüfung/Freigabe legen Sie fest, welche Personen die Ausgaben eines Mitarbeiters prüfen und freigeben dürfen. Sie finden ihn unter TEAM → Verwaltung → Benutzer über den Namen auswählen → Reiter Prüfung/Freigabe.
Einem Mitarbeiter können ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet werden. So kann zum Beispiel eine zweite Person die Ausgaben prüfen und freigeben, während der eigentliche Genehmiger im Urlaub ist.
Als Genehmiger können ausschließlich Benutzer ausgewählt werden, die unter Rollen/Rechte über das Recht Genehmiger verfügen. Ist ein Benutzer bei der Auswahl nicht verfügbar, prüfen Sie daher zunächst seine Berechtigungen. Die Rechte eines Benutzers verwalten Sie unter Rollen/Rechte.
Wer genehmigt die Ausgaben von …?
Im oberen Bereich Wer genehmigt die Ausgaben von …? sehen Sie die Personen, die dem aktuell ausgewählten Mitarbeiter als Genehmiger zugeordnet sind. Statt der Auslassungspunkte steht dort der Name des Mitarbeiters.
Über Genehmiger hinzufügen können Sie einen oder mehrere weitere Genehmiger hinzufügen. Zur Auswahl stehen nur Benutzer, denen zuvor unter Rollen/Rechte das Recht Genehmiger erteilt wurde.
Einen bereits zugeordneten Genehmiger können Sie über das X am rechten Rand der entsprechenden Zeile wieder entfernen.
Wichtig: Der letzte Genehmiger eines Mitarbeiters kann nicht entfernt werden, solange für diesen Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen. Möchten Sie den bisherigen letzten Genehmiger entfernen, müssen Sie entweder zuvor einen anderen Genehmiger hinzufügen oder zunächst dafür sorgen, dass keine zu prüfenden Ausgaben mehr vorhanden sind.
Ist noch kein Genehmiger zugeordnet, wird dies entsprechend angezeigt. Fügen Sie mindestens einen Genehmiger hinzu, wenn die Ausgaben dieses Mitarbeiters über den Prüf- und Freigabeprozess genehmigt werden sollen.
Genehmigungsregel bei mehreren Genehmigern
Wenn einem Mitarbeiter mehrere Genehmiger zugeordnet sind, bestimmt die Genehmigungsregel, wie die Freigabe erfolgen soll.
Aktuell steht folgende Regel zur Verfügung:
- Eine Genehmigung genügt: Die Genehmigung ist einstufig. Es zählt die erste Entscheidung eines der zugeordneten Genehmiger: Gibt ein Genehmiger die Ausgabe frei, ist sie freigegeben. Lehnt ein Genehmiger sie ab, ist sie abgelehnt. Die anderen zugeordneten Genehmiger müssen nicht mehr entscheiden.
Die Regel Alle müssen genehmigen ist in der Oberfläche bereits zu sehen, aber als Demnächst verfügbar gekennzeichnet. Sie kann noch nicht genutzt werden.
Für wen ist … Genehmiger?
Im unteren Bereich Für wen ist … Genehmiger? erfolgt die Zuordnung aus der umgekehrten Perspektive. Hier sehen Sie, für welche Mitarbeiter der aktuell ausgewählte Benutzer als Genehmiger eingetragen ist.
Im oberen Bereich legen Sie somit fest, wer die Ausgaben des aktuell ausgewählten Mitarbeiters genehmigt. Im unteren Bereich legen Sie fest, für welche anderen Mitarbeiter der aktuell ausgewählte Benutzer selbst als Genehmiger tätig ist.
Über Mitarbeiter hinzufügen können Sie dem aktuell ausgewählten Genehmiger weitere Mitarbeiter zuordnen.
Eine bestehende Zuordnung können Sie über das X am rechten Rand des jeweiligen Mitarbeiters wieder entfernen.
Auch hierbei gilt: Handelt es sich bei der Person um den letzten Genehmiger des betreffenden Mitarbeiters, kann die Zuordnung nicht entfernt werden, solange für diesen Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen. In diesem Fall muss dem Mitarbeiter zunächst ein anderer Genehmiger zugeordnet werden oder es dürfen keine zu prüfenden Ausgaben mehr vorhanden sein.
Damit ein Benutzer anderen Mitarbeitern als Genehmiger zugeordnet werden kann, benötigt er das Recht Genehmiger. Dieses Recht vergeben Sie auf der Seite Rollen/Rechte.
Beispiel: zweiter Genehmiger für die Urlaubszeit
Ein Mitarbeiter hat bisher einen Genehmiger. Damit seine Ausgaben auch während dessen Urlaubs geprüft werden, fügen Sie im Bereich Wer genehmigt die Ausgaben von …? über Genehmiger hinzufügen eine zweite Person als Genehmiger hinzu. Es gilt die Regel Eine Genehmigung genügt.
Reicht der Mitarbeiter eine Reise oder einen Beleg zur Prüfung ein, wird die Ausgabe beiden Genehmigern angezeigt. Die erste Entscheidung gilt: Gibt einer der beiden Genehmiger die Ausgabe frei, ist die Genehmigung abgeschlossen. Lehnt einer der beiden sie ab, ist sie abgelehnt. Der andere Genehmiger muss nicht mehr entscheiden.
Wird der zweite Genehmiger nach dem Urlaub nicht mehr benötigt, entfernen Sie ihn über das X. Da weiterhin ein Genehmiger zugeordnet bleibt, ist dies auch möglich, wenn noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen.
Soll anschließend auch der letzte verbleibende Genehmiger entfernt werden, ist dies erst möglich, wenn entweder zuvor ein anderer Genehmiger hinzugefügt wurde oder für den Mitarbeiter keine zu prüfenden Ausgaben mehr vorhanden sind.
Genehmiger und Stellvertreter
Zusätzliche Genehmiger haben nichts mit dem Reiter Stellvertreter zu tun. Ein Stellvertreter erfasst Ausgaben für andere Benutzer. Wer diese Ausgaben genehmigt, legen Sie unabhängig davon im Reiter Prüfung/Freigabe fest. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Stellvertreter.
Weitere Informationen
Weitere Informationen über den Ablauf von der Einreichung einer Ausgabe bis zur Freigabe finden Sie in unserem Hilfeartikel zum Genehmigungsworkflow.