Sie erreichen Import und Export über die Benutzerverwaltung. Öffnen Sie dort das Menü Aktionen oberhalb der Benutzerliste. Für Import und Export sind mindestens Administrator-Rechte erforderlich.
Export in eine CSV-Datei
Über Aktionen → Benutzer exportieren (csv) laden Sie eine CSV-Datei mit allen Benutzern herunter. Die Datei enthält alle importierbaren Felder sowie zusätzliche Spalten, die nur der Information dienen: Spesengruppe, Rolle, Vorgesetzter, Status, ist Vorgesetzter, Stellvertreter, Darf selbst erfassen, E-Mail bestätigt, Anzahl Reisen, Anzahl Belege, Angelegt am und Letzte Änderung. Diese Spalten werden beim Import ignoriert.
Sie können die exportierte Datei als Grundlage für einen Import weiterverwenden: Öffnen Sie sie in Excel, ergänzen Sie neue Mitarbeiter als neue Zeilen und importieren Sie die Datei anschließend wieder.
Wichtig: Der Import legt ausschließlich neue Benutzer an. Bereits vorhandene Benutzer werden nicht aktualisiert — Zeilen mit einer E-Mail-Adresse, die es in Spesenfuchs schon gibt, werden beim Import übersprungen. Vorhandene Benutzer ändern Sie direkt in der Benutzerverwaltung.
Import aus einer CSV-Datei
Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auf einmal in Spesenfuchs anlegen wollen, ist der Import komfortabler, als jeden Benutzer einzeln über die Oberfläche anzulegen.
Vorgehen
- Starten Sie den Import über Aktionen → Benutzer importieren.
- Laden Sie sich die Vorlage herunter und öffnen Sie die Datei z. B. mit Microsoft Excel. Alternativ verwenden Sie eine zuvor exportierte Benutzerliste als Grundlage.
- Füllen Sie für jeden Mitarbeiter eine Zeile aus.
- Die Felder Name und E-Mail sind Pflichtfelder. Alle anderen Felder sind optional.
- Speichern Sie die Datei im Format CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt).
- Fahren Sie in Spesenfuchs mit dem zweiten Schritt des Importassistenten fort. Klicken Sie auf Auswählen & Hochladen und wählen Sie die eben gespeicherte Datei aus.
Hinweise zur Datei
- Am einfachsten belassen Sie die Spaltenüberschriften unverändert. Der Import ist dabei tolerant: Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen und Umlaut-Schreibweisen (z. B. „Straße" / „Strasse") spielen keine Rolle.
- Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig. Zusätzliche eigene Spalten sind unschädlich — sie werden beim Import ignoriert.
- Wenn Sie bestimmte Spalten nicht ausfüllen wollen, lassen Sie sie leer.
Diese Felder können importiert werden
Personalnummer, Vorname, Nachname, E-Mail, Kreditor, Kostenstelle, Kostenträger, Unternehmer, individueller km-Satz, Straße, PLZ, Stadt, Telefon, Mobil, Fax, Bank, IBAN, BIC.
Nicht importiert werden Rolle, Status, Vorgesetzter, Stellvertreter, Spesengruppe und „Darf selbst erfassen". Diese Eigenschaften pflegen Sie nach dem Import in der Benutzerverwaltung; ob die Mitarbeiter ihre Reisen selbst erfassen dürfen, steuern Sie direkt im Importassistenten (siehe unten).
Kostenstelle und Kostenträger
- Die Zuordnung erfolgt über die Nummer der Kostenstelle bzw. des Kostenträgers, nicht über den Namen.
- Enthält die Datei Nummern, die es in Spesenfuchs noch nicht gibt, bietet der Assistent die Option „Neue Kostenstellen/Kostenträger importieren und zuordnen?" an. Aktivieren Sie diese, werden die fehlenden Objekte beim Import angelegt und zugeordnet.
- Inaktive Kostenstellen und Kostenträger werden wie nicht vorhandene behandelt.
Individueller Kilometersatz
- Sie können den Satz in Euro mit Komma (z. B.
0,35) oder in Cent ohne Komma (z. B.35) angeben. - Entspricht der angegebene Wert dem aktuellen gesetzlichen Kilometersatz, wird kein individueller Satz gespeichert. Der Mitarbeiter folgt dann weiterhin automatisch dem gesetzlichen Satz — auch wenn dieser sich künftig ändert. Ein individueller Satz wird nur gespeichert, wenn er vom gesetzlichen abweicht.
Die Vorschau
Nach dem Hochladen zeigt der Assistent eine Vorschau aller Zeilen aus Ihrer Datei:
- Jede Zeile entspricht einem Mitarbeiter und zeigt die erkannten Feldinhalte, so wie sie importiert würden. Prüfen Sie hier, ob die Daten in den richtigen Spalten gelandet sind.
- Wählen Sie über die Checkbox am Zeilenanfang alle Mitarbeiter aus, die Sie importieren möchten. Soll ein Mitarbeiter nicht importiert werden, deaktivieren Sie seine Checkbox.
- Zeilen, die nicht importiert werden können, sind entsprechend gekennzeichnet. Über das „i" am Ende der Zeile erfahren Sie den Grund — zum Beispiel ein fehlendes Pflichtfeld oder eine E-Mail-Adresse, die bereits vergeben ist.
- Sollen die Mitarbeiter ihre Reisen selbst erfassen, setzen Sie den Schalter auf Ja. Diese Mitarbeiter erhalten im Anschluss an den Import eine Einladung per E-Mail, mit der sie sich in Spesenfuchs anmelden können. Möchten Sie die Einladungen erst später versenden, lassen Sie den Schalter auf Nein und versenden die Einladungen später über die Benutzerverwaltung.
- Wenn Sie Ihre Daten geprüft haben, starten Sie mit Importieren den Importvorgang.
Lizenzen und Abschluss
- Der Assistent prüft, ob genügend freie Benutzerlizenzen zur Verfügung stehen. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle weitere Lizenzen hinzufügen. Ohne ausreichende Lizenzen kann der Import nicht fortgesetzt werden.
- Nach dem Import erhalten Sie eine Zusammenfassung über die importierten Daten.