Während des Genehmigungsprozesses werden bei Statusänderungen automatisch E-Mails an die beteiligten Personen versendet. Welche Personen informiert werden, hängt davon ab, ob dem Mitarbeiter Genehmiger zugeordnet sind und ob eine Ausgabe vom Mitarbeiter selbst oder durch einen Stellvertreter erfasst wird.
Die folgenden Beispiele zeigen die wichtigsten Konstellationen.
Fall 1: Mitarbeiter ohne Genehmiger
Dem Mitarbeiter ist kein Genehmiger zugeordnet. Er kann seine erfassten Ausgaben daher direkt selbst freigeben.
Mit der Freigabe kann optional eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, per E-Mail informiert werden.
Fall 2: Mitarbeiter mit einem oder mehreren Genehmigern
Dem Mitarbeiter sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet. Reicht der Mitarbeiter seine Ausgabe ein, erhält sie den Status In Prüfung.
Die zugeordneten Genehmiger erhalten eine E-Mail mit der Information, dass eine Ausgabe zur Prüfung vorliegt.
Aktuell gilt die Genehmigungsregel Eine Genehmigung genügt. Sind mehrere Genehmiger zugeordnet, reicht daher die Freigabe durch einen der Genehmiger aus.
Ausgabe wird freigegeben
Gibt einer der Genehmiger die Ausgabe frei, erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail. Zusätzlich kann optional eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, über die Freigabe informiert werden.
Ausgabe wird abgelehnt
Lehnt ein Genehmiger die Ausgabe ab, erhält sie den Status Abgelehnt. Der Mitarbeiter wird per E-Mail über die Ablehnung informiert.
Der Mitarbeiter kann die notwendigen Änderungen vornehmen und die Ausgabe anschließend erneut einreichen. Die Ausgabe erhält dann wieder den Status In Prüfung.
Fall 3: Ausgabe wird durch einen Stellvertreter erfasst
Dem Mitarbeiter sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet. Die Ausgabe wird jedoch nicht durch den Mitarbeiter selbst, sondern durch einen Stellvertreter erfasst.
Für die Genehmigung gilt weiterhin der Genehmigungsworkflow des Mitarbeiters. Die Ausgabe wird nach dem Einreichen den Genehmigern des Mitarbeiters zur Prüfung vorgelegt.
Die Kommunikation über den Genehmigungsprozess erfolgt standardmäßig zwischen dem Stellvertreter und den Genehmigern des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter erhält dabei zunächst keine E-Mail.
Wird beim Mitarbeiter die Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen aktiviert, erhält der Mitarbeiter zusätzlich Benachrichtigungen über entsprechende Statusänderungen.
Ausgabe wird freigegeben
Gibt einer der Genehmiger die Ausgabe frei, wird der Stellvertreter über die Freigabe informiert.
Ist die Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen aktiviert, erhält zusätzlich auch der Mitarbeiter eine Benachrichtigung.
Optional kann außerdem eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, über die Freigabe informiert werden.
Ausgabe wird abgelehnt
Lehnt ein Genehmiger die Ausgabe ab, wird der Stellvertreter über die Ablehnung informiert.
Ist die Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen aktiviert, erhält zusätzlich auch der Mitarbeiter eine entsprechende Benachrichtigung.
Fall 4: Stellvertreter ist gleichzeitig Genehmiger
Der Stellvertreter erfasst eine Ausgabe für einen Mitarbeiter und ist gleichzeitig einer der für diesen Mitarbeiter zugeordneten Genehmiger.
In diesem Fall kann der Stellvertreter die von ihm erfasste Ausgabe direkt freigeben.
Sind mehrere Genehmiger zugeordnet, gilt auch hier aktuell die Regel Eine Genehmigung genügt. Die Freigabe durch den Stellvertreter als Genehmiger ist daher ausreichend.
Optional kann bei der Freigabe eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, per E-Mail informiert werden.
Zusammenfassung der Benachrichtigungen
- Ohne Genehmiger: Der Mitarbeiter gibt seine Ausgabe selbst frei. Optional kann die Buchhaltung informiert werden.
- Mit Genehmiger: Die zugeordneten Genehmiger werden über eine neue Ausgabe im Status In Prüfung informiert. Der Mitarbeiter erhält eine Information über Freigabe oder Ablehnung.
- Erfassung durch Stellvertreter: Die Benachrichtigungen über Freigabe oder Ablehnung gehen grundsätzlich an den Stellvertreter.
- Mit der Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen erhält zusätzlich auch der Mitarbeiter entsprechende Benachrichtigungen.
- Ist der Stellvertreter gleichzeitig als Genehmiger zugeordnet, kann er die Ausgabe direkt freigeben.
Weitere Informationen zum Ablauf der Prüfung und Freigabe finden Sie im Artikel Genehmigungsworkflow.