Während des Genehmigungsprozesses werden bei Statusänderungen automatisch E-Mails an die Beteiligten versendet. Die nachfolgenden Grafiken veranschaulichen, welche Person bei welcher Statusänderung informiert wird.
Fall 1
Der Mitarbeiter hat keinen Vorgesetzten zugeordnet und kann seine erfassten Reisen direkt freigeben. Mit der Freigabe kann optional eine dritte Person, z.B. die Buchhaltung per E-Mail informiert werden.
Fall 2
Der Mitarbeiter hat einen Vorgesetzten zugeordnet und sendet seine erfassten Reisen an diesen zur Prüfung. Der Vorgesetzte erhält eine E-Mail mit der Information, dass Reisen zur Prüfung vorliegen. Mit der Freigabe erhält der Mitarbeiter eine E-Mail und zusätzlich kann optional eine dritte Person, z.B. die Buchhaltung informiert werden.
Der Mitarbeiter hat einen Vorgesetzten zugeordnet und sendet seine erfassten Reisen an diesen zur Prüfung. Der Vorgesetzte erhält eine E-Mail mit der Information, dass Reisen zur Prüfung vorliegen. Wenn der Vorgesetzte Reisen ablehnt, erhält der Mitarbeiter darüber eine E-Mail.
Fall 3
Der Mitarbeiter hat einen Vorgesetzten. Die Reise wird aber nicht durch ihn sondern seinen Stellvertreter erfasst. Die Kommunikation findet zwischen Stellvertreter und Vorgesetzten des Mitarbeiters statt. Der Mitarbeiter erhält keine E-Mails. Bei Freigabe der Reise kann auch hier optional die Buchhaltung informiert werden.
Gleicher Fall, aber der Vorgesetzte lehnt Reisen ab. Hier erhält nur der Stellvertreter eine Information über die abgelehnte Reise.
Fall 4
Der Stellvertreter erfasst für den Mitarbeiter Reisen. Der Stellvertreter ist aber auch gleichzeitig der Vorgesetzte des Mitarbeiters. In diesem Fall kann der Stellvertreter/Vorgesetzte die Reisen direkt freigeben und es wird nur optional die Buchhaltung informiert.
