Während des Genehmigungsprozesses werden bei Statusänderungen automatisch E-Mails an die beteiligten Personen versendet. Welche Personen informiert werden, hängt davon ab, ob dem Mitarbeiter Genehmiger zugeordnet sind und ob eine Ausgabe vom Mitarbeiter selbst oder durch einen Stellvertreter erfasst wird.
Jede E-Mail kommt in der Sprache des Empfängers und enthält einen Link Jetzt anmelden.
Mit Buchhaltung sind in diesem Artikel alle Administratoren und Account-Inhaber gemeint, bei denen die Berechtigung E-Mail erhalten, wenn Ausgabe freigegeben wird (z.B. Buchhaltung) eingeschaltet ist (siehe Rollen/Rechte). Sie erhalten bei jeder vollständigen Freigabe eine E-Mail mit den Bemerkungen für die Buchhaltung und dem Hinweis, dass die Ausgabe jetzt exportiert werden kann.
Die folgenden Beispiele zeigen die wichtigsten Konstellationen.
Fall 1: Mitarbeiter ohne Genehmiger
Dem Mitarbeiter ist kein Genehmiger zugeordnet. Er kann seine erfassten Ausgaben daher direkt selbst freigeben.
Mit der Freigabe kann optional eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, per E-Mail informiert werden.
Fall 2: Mitarbeiter mit einem oder mehreren Genehmigern
Dem Mitarbeiter sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet. Reicht der Mitarbeiter seine Ausgabe ein, erhält sie den Status In Prüfung.
Die zugeordneten Genehmiger erhalten eine E-Mail mit der Information, dass eine Ausgabe zur Prüfung vorliegt.
Sind mehrere Genehmiger zugeordnet, hängt es von der Genehmigungsregel ab, wann die Ausgabe freigegeben ist:
- Eine Genehmigung genügt: Die Freigabe durch einen der Genehmiger reicht aus.
- Alle müssen genehmigen: Die Ausgabe ist erst nach der letzten Freigabe freigegeben. Gibt ein Genehmiger frei und fehlen noch andere, wird keine E-Mail versendet.
Ausgabe wird freigegeben
Ist die Ausgabe freigegeben, erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail mit allen Genehmigern und deren Bemerkungen. Zusätzlich kann optional eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, über die Freigabe informiert werden.
Ausgabe wird abgelehnt
Lehnt ein Genehmiger die Ausgabe ab, erhält sie den Status Abgelehnt, auch wenn andere Genehmiger schon freigegeben haben. Der Mitarbeiter wird per E-Mail mit der Begründung über die Ablehnung informiert.
Der Mitarbeiter kann die notwendigen Änderungen vornehmen und die Ausgabe anschließend erneut einreichen. Die Ausgabe erhält dann wieder den Status In Prüfung.
Fall 3: Ausgabe wird durch einen Stellvertreter erfasst
Dem Mitarbeiter sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet. Die Ausgabe wird jedoch nicht durch den Mitarbeiter selbst, sondern durch einen Stellvertreter erfasst.
Für die Genehmigung gilt weiterhin der Genehmigungsworkflow des Mitarbeiters. Die Ausgabe wird nach dem Einreichen den Genehmigern des Mitarbeiters zur Prüfung vorgelegt.
Die Kommunikation über den Genehmigungsprozess erfolgt standardmäßig zwischen dem Stellvertreter und den Genehmigern des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter erhält dabei zunächst keine E-Mail.
Wird beim Mitarbeiter die Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen aktiviert, erhält der Mitarbeiter zusätzlich Benachrichtigungen über entsprechende Statusänderungen.
Ausgabe wird freigegeben
Gibt einer der Genehmiger die Ausgabe frei, wird der Stellvertreter über die Freigabe informiert.
Ist die Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen aktiviert, erhält zusätzlich auch der Mitarbeiter eine Benachrichtigung.
Optional kann außerdem eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, über die Freigabe informiert werden.
Ausgabe wird abgelehnt
Lehnt ein Genehmiger die Ausgabe ab, wird der Stellvertreter über die Ablehnung informiert.
Ist die Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen aktiviert, erhält zusätzlich auch der Mitarbeiter eine entsprechende Benachrichtigung.
Fall 4: Stellvertreter ist gleichzeitig Genehmiger
Der Stellvertreter erfasst eine Ausgabe für einen Mitarbeiter und ist gleichzeitig einer der für diesen Mitarbeiter zugeordneten Genehmiger.
In diesem Fall zählt die Einreichung des Stellvertreters als seine Freigabe.
- Eine Genehmigung genügt oder er ist der einzige Genehmiger: Es fehlt niemand mehr. Statt Zur Prüfung erscheint der Dialog Freigeben, und die Ausgabe ist sofort freigegeben.
- Alle müssen genehmigen und weitere Genehmiger vorhanden: Die Ausgabe geht in Prüfung. Die übrigen Genehmiger erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis, dass die Ausgabe eingereicht und damit vom Stellvertreter freigegeben wurde, und wer noch aussteht. Danach geht es weiter wie in Fall 3.
Optional kann bei der Freigabe eine weitere Person, beispielsweise die Buchhaltung, per E-Mail informiert werden.
Weitere Fälle
- Mehrere Reisen auf einmal einreichen: Die Genehmiger erhalten eine gemeinsame E-Mail, z. B. „… hat 2 Reisen zur Freigabe eingereicht“.
- Mehrere Ausgaben auf einmal freigeben: Bei Eine Genehmigung genügt erhalten der Mitarbeiter und die Buchhaltung eine gemeinsame E-Mail. Bei Alle müssen genehmigen kommt für jede vollständig freigegebene Ausgabe eine eigene E-Mail.
- Freigabe durch eine Änderung in der Verwaltung: Wird eine Ausgabe freigegeben, weil ein Administrator die Genehmigungsregel geändert oder einen Genehmiger entfernt hat, erhalten der Mitarbeiter und die Buchhaltung je Ausgabe eine E-Mail mit den Genehmigern der Prüfrunde.
- Ausgabe zurückholen: Holt ein Mitarbeiter eine eingereichte Ausgabe über Erneut bearbeiten zurück, wird keine E-Mail versendet.
- Neuer Benutzer: Wird ein Benutzer eingeladen oder über Erneut einladen noch einmal eingeladen, erhält er die E-Mail Ihr Zugang zu Spesenfuchs mit dem Link zur Aktivierung (siehe Verwaltung).
Zusammenfassung der Benachrichtigungen
- Ohne Genehmiger: Der Mitarbeiter gibt seine Ausgabe selbst frei. Optional kann die Buchhaltung informiert werden.
- Mit Genehmiger: Die zugeordneten Genehmiger werden über eine neue Ausgabe im Status In Prüfung informiert. Der Mitarbeiter erhält eine Information über Freigabe oder Ablehnung. Bei Alle müssen genehmigen erst, wenn alle freigegeben haben oder einer abgelehnt hat.
- Erfassung durch Stellvertreter: Die Benachrichtigungen über Freigabe oder Ablehnung gehen grundsätzlich an den Stellvertreter.
- Mit der Option Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen erhält zusätzlich auch der Mitarbeiter die E-Mails zu Einreichung, Freigabe und Ablehnung. Ist sie ausgeschaltet, erhält er zu diesen Ausgaben keine E-Mail.
- Ist der Stellvertreter gleichzeitig als Genehmiger zugeordnet, zählt seine Einreichung als seine Freigabe.
Weitere Informationen zum Ablauf der Prüfung und Freigabe finden Sie im Artikel Genehmigungsworkflow.