Stellvertreter gibt es nur im Tarif TEAM. In PRO arbeitet nur eine Person mit Spesenfuchs.
Wenn ein Benutzer die Rolle Standard und das Recht Stellvertreter hat, kann hier ausgewählt werden, für welche Personen der Benutzer Reisen eingeben kann.
Wenn der Benutzer die Rolle Administrator oder Account-Inhaber hat, dann sind hier alle Personen ausgewählt.
Stellvertreter einrichten
- Öffnen Sie unter TEAM → Verwaltung den künftigen Stellvertreter und schalten Sie im Reiter Rollen/Rechte die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben erfassen (Stellvertreter) ein. Speichern Sie.
- Wählen Sie im Reiter Stellvertreter über Person hinzufügen die Personen aus, für die er erfassen darf, und speichern Sie. Über das Kreuz neben einem Namen entfernen Sie eine Person wieder.
So arbeitet ein Stellvertreter
- Ein Stellvertreter darf im Namen anderer Personen Ausgaben erfassen, bearbeiten, löschen und zur Prüfung einreichen, mit denselben Rechten wie die Person selbst.
- Beim Anlegen einer Reise wählt er unter Reise für folgende Person aus, für wen er sie erfasst.
- Auf dem Dashboard heißt seine Kachel Ausgaben von mir und meinen Stellvertretungen. Er sieht dort auch die Ausgaben der Personen, für die er erfasst.
- Reicht er eine Ausgabe ein, gilt der Genehmigungsworkflow der Person, für die er erfasst: Die Ausgabe geht an deren Genehmiger, nicht an seine eigenen.
- Wird die Ausgabe freigegeben oder abgelehnt, erhält der Stellvertreter, der sie eingereicht hat, eine E-Mail. Nach einer Ablehnung kann er sie korrigieren und neu einreichen.
- Ist der Stellvertreter auch Genehmiger der Person, zählt seine Einreichung als seine Freigabe.
Die Person informieren
Ob die Person E-Mails erhält, wenn ihr Stellvertreter für sie einreicht, steuern Sie bei ihr im Reiter Rollen/Rechte mit der Berechtigung Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen. Ist sie eingeschaltet, erhält die Person die E-Mails zu Einreichung, Freigabe und Ablehnung. Ist sie ausgeschaltet, wird nur der Stellvertreter informiert.
Stellvertretung entziehen
Entfernen Sie eine Person beim Stellvertreter, während er angemeldet ist, führt Spesenfuchs seinen nächsten Schritt nicht aus und meldet „Sie dürfen die Ausgaben von … nicht mehr bearbeiten.“ Anschließend wird er abgemeldet und muss sich neu anmelden. Bereits eingereichte Ausgaben bleiben in Prüfung.