Legen Sie fest, welche Rolle und welche zusätzlichen Berechtigungen die ausgewählte Person in Spesenfuchs haben soll.
Die Rolle bestimmt die grundlegenden Funktionen und Zugriffsrechte eines Benutzers. Höhere Rollen enthalten dabei die Funktionen der darunterliegenden Rollen:
- Standard: Grundfunktionen für die Erfassung eigener Ausgaben.
- Administrator: enthält die Grundfunktionen und zusätzlich Funktionen zur Verwaltung von Benutzern und Firmendaten sowie zur Erfassung und zum Export von Ausgaben.
- Account-Inhaber: enthält die Grund- und Administratorfunktionen und zusätzlich Funktionen zur Tarifverwaltung und zum Löschen der Firma.
Unter Zusätzliche Berechtigungen können Sie einer Person weitere Rechte zuweisen. Welche zusätzlichen Berechtigungen zur Verfügung stehen, hängt von der ausgewählten Rolle ab.
Rolle Standard
Die Rolle Standard ist für normale Benutzer von Spesenfuchs vorgesehen. Sie enthält die Grundfunktionen für die Nutzung von Spesenfuchs.
Ausgaben erfassen
Mit der zusätzlichen Berechtigung Ausgaben erfassen kann sich der Benutzer selbst bei Spesenfuchs anmelden und eigene Reisen und Belege erfassen.
Ist diese Berechtigung nicht aktiviert, kann sich der Benutzer nicht selbst anmelden. Seine Ausgaben müssen dann durch einen Stellvertreter, Administrator oder Account-Inhaber erfasst werden.
Für Benutzer Ausgaben erfassen (Stellvertreter)
Mit der Berechtigung Für Benutzer Ausgaben erfassen (Stellvertreter) kann der Benutzer Ausgaben im Namen anderer Benutzer erfassen.
Die Berechtigung kann aktiviert werden, sobald der Benutzer selbst Ausgaben erfassen darf. Anschließend legen Sie auf der Seite Stellvertreter fest, für welche Benutzer die Person als Stellvertreter tätig sein darf.
Weitere Informationen zur Auswahl anderer Benutzer finden Sie unter Benutzerauswahl.
Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger)
Soll der Benutzer die Ausgaben anderer Mitarbeiter prüfen und freigeben können, aktivieren Sie die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger).
Anschließend legen Sie auf der Seite Prüfung/Freigabe fest, für welche Mitarbeiter dieser Benutzer als Genehmiger zuständig ist.
Einem Mitarbeiter können mehrere Genehmiger zugeordnet werden. Umgekehrt kann ein Genehmiger für mehrere Mitarbeiter zuständig sein.
Ein Genehmiger erhält Zugriff auf die für ihn zur Prüfung eingereichten Ausgaben und kann diese prüfen und freigeben oder ablehnen.
Weitere Informationen zum Ablauf finden Sie im Artikel Genehmigungsworkflow.
Benachrichtigungen bei Änderungen durch Stellvertreter
Mit der zusätzlichen Berechtigung Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen erhält der Benutzer auch dann entsprechende Benachrichtigungen, wenn ein Stellvertreter Statusänderungen an seinen Ausgaben vornimmt.
Rolle Administrator
Ein Administrator verfügt über die Grundfunktionen eines normalen Benutzers und zusätzlich über administrative Funktionen.
Zu den enthaltenen Funktionen gehören insbesondere:
- Grundfunktionen
- für alle Benutzer Ausgaben erfassen (Stellvertreter)
- Benutzer bearbeiten
- firmenübergreifende Daten bearbeiten
- Daten exportieren
Administratoren können damit beispielsweise Benutzer verwalten und firmenübergreifende Einstellungen wie Zahlungsarten bearbeiten.
Ein Administrator erhält im Menü Team Zugriff auf Benutzerauswahl und Verwaltung.
Zusätzliche Berechtigungen für Administratoren
Zusätzlich zu den enthaltenen Administratorfunktionen können weitere Berechtigungen aktiviert werden.
Mit Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen erhält der Administrator entsprechende Benachrichtigungen, wenn ein Stellvertreter Statusänderungen an seinen Ausgaben vornimmt.
Mit E-Mail erhalten, wenn Ausgabe freigegeben wird (z.B. Buchhaltung) kann der Administrator zusätzlich per E-Mail informiert werden, sobald eine Ausgabe freigegeben wurde. Diese Option eignet sich beispielsweise für Benutzer aus der Buchhaltung.
Soll der Administrator zusätzlich als Genehmiger für bestimmte Mitarbeiter tätig sein, aktivieren Sie Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger). Die Zuordnung der Mitarbeiter erfolgt anschließend auf der Seite Prüfung/Freigabe.
Rolle Account-Inhaber
Der Account-Inhaber verfügt über die Grundfunktionen und Administratorfunktionen und besitzt zusätzlich die umfassendsten Rechte innerhalb des Spesenfuchs-Accounts.
Zu den enthaltenen Funktionen gehören insbesondere:
- Grundfunktionen
- Administratorfunktionen
- Tarifänderungen
- Firma löschen
Der Account-Inhaber kann damit neben den Funktionen eines Administrators insbesondere Änderungen am Tarif vornehmen und die Firma bzw. den Zugang löschen.
Ein Account-Inhaber erhält im Menü Team Zugriff auf Benutzerauswahl und Verwaltung.
Zusätzliche Berechtigungen für Account-Inhaber
Auch für den Account-Inhaber können zusätzliche Benachrichtigungs- und Genehmigungsberechtigungen aktiviert werden.
Mit Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen erhält der Account-Inhaber entsprechende Benachrichtigungen, wenn ein Stellvertreter Statusänderungen an seinen Ausgaben vornimmt.
Mit E-Mail erhalten, wenn Ausgabe freigegeben wird (z.B. Buchhaltung) kann der Account-Inhaber zusätzlich per E-Mail informiert werden, sobald eine Ausgabe freigegeben wurde.
Soll der Account-Inhaber zusätzlich als Genehmiger für bestimmte Mitarbeiter tätig sein, aktivieren Sie Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger). Die Zuordnung der Mitarbeiter erfolgt anschließend auf der Seite Prüfung/Freigabe.
Genehmiger und Mitarbeiter zuordnen
Die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger) legt zunächst fest, dass ein Benutzer grundsätzlich als Genehmiger eingesetzt werden kann.
Welche Mitarbeiter dieser Benutzer tatsächlich prüfen und freigeben darf, legen Sie anschließend auf der Seite Prüfung/Freigabe fest. Dort können einem Mitarbeiter ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet werden.
Weitere Informationen zum Prüf- und Freigabeprozess finden Sie im Genehmigungsworkflow.