Auf der Seite Prüfen und Freigabe prüfen Genehmiger die Reisen und Belege ihrer Mitarbeiter und geben sie frei oder lehnen sie ab. Sie rufen die Seite über das Menü Team → Prüfen und Freigabe auf. Der Menüpunkt wird angezeigt, wenn der angemeldete Benutzer über die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger) verfügt. Sind ihm noch keine Mitarbeiter zugeordnet, zeigt die Seite einen entsprechenden Hinweis.
Welche Mitarbeiter ein Benutzer prüft und welche Genehmigungsregel gilt, legen Sie unter TEAM → Verwaltung → Benutzer über den Namen auswählen → Reiter Prüfung/Freigabe fest. Eigene Ausgaben erscheinen nie auf Ihrer Freigabe-Seite. Sie prüfen Ihre eigenen Genehmiger.
Aufbau der Seite
Die Seite hat zwei Reiter: In Prüfung und Freigegeben. Rechts sehen Sie im Kasten Status, wie viele Ausgaben gerade in Prüfung und wie viele freigegeben sind. Der Kasten aktualisiert sich selbständig. Die Uhrzeit unter Letzte Aktualisierung zeigt den Stand.
In Prüfung
Im Reiter In Prüfung steuern Sie die Liste mit zwei Auswahlfeldern:
- Mitarbeiterauswahl: Standardmäßig sind alle Ihnen zugeordneten Mitarbeiter ausgewählt. Wählen Sie einzelne ab, um die Liste einzugrenzen. Neben jedem Namen steht, wie viele Ausgaben von ihm vorliegen. Blendet Ihre Auswahl offene Ausgaben aus, weist ein Hinweis darauf hin. Über Alle anzeigen sehen Sie wieder alle.
- Anzeigen:
- Meine offenen Prüfungen: Ausgaben, die auf Ihre Entscheidung warten. Das ist die Standardansicht.
- Alle Ausgaben in Prüfung: zusätzlich Ausgaben, bei denen Sie schon entschieden haben und die noch bei anderen Genehmigern liegen.
- Von mir bereits entschieden: nur die Ausgaben, die Sie schon freigegeben haben und die noch auf andere Genehmiger warten.
Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Ausgaben die Ansicht enthält. Gilt bei keinem Ihrer Mitarbeiter die Regel Alle müssen genehmigen, entfällt das Feld Anzeigen.
Reicht ein Mitarbeiter etwas ein oder entscheidet ein anderer Genehmiger, während Ihre Seite offen ist, erscheint ein Hinweis, dass es neue oder geänderte Ausgaben gibt. Über Liste aktualisieren laden Sie die Liste neu.
Die Prüfkarte
Jede Ausgabe erscheint als eigene Karte. Oben stehen die Bezeichnung und der Mitarbeiter, rechts Summe und Auszahlung sowie die Schaltflächen Freigeben und Ablehnen. Darunter sehen Sie:
- Bemerkungen des Mitarbeiters, seiner Stellvertretung und anderer Genehmiger, jeweils mit Namen
- bei Reisen: Zeitraum, Reiseziel, Umfang (Anzahl der Belege und Fahrten mit Privat- oder Geschäftswagen) sowie Kostenstelle und Kostenträger
- bei Einzelbelegen: Belegdatum, Zahlungsart, Belegart, Mehrwertsteuer, Kostenstelle und Kostenträger
- den Fortschritt bei der Regel Alle müssen genehmigen, z. B. „1 von 2 genehmigt“, darunter Noch ausstehend mit den Genehmigern, die noch entscheiden müssen
- Verlauf (n): alle Statusänderungen mit Datum, Uhrzeit und den Entscheidungen der Genehmiger (siehe Statusverlauf)
Details einer Reise: Über Details klappen Sie die Bereiche Tage (Reisetage mit Land und Verpflegungsmehraufwand), Belege (Datum, Bezeichnung, Zahlungsart, Belegart, Mehrwertsteuer, Betrag) und Fahrten (Datum, Bezeichnung, Fahrzeug, Kilometer, Betrag) auf. Geöffnet ist jeweils einer davon.
Originalbeleg anzeigen
Bei Belegen können Sie über das Büroklammer-Symbol den hochgeladenen Originalbeleg anzeigen. Dies gilt sowohl für Einzelbelege als auch für Belege, die zu einer Reise gehören.
Klicken Sie auf die Büroklammer, um den Originalbeleg zu öffnen. So können Sie den hochgeladenen Beleg direkt während der Prüfung mit den in Spesenfuchs erfassten Belegdaten vergleichen.
Zusätzliche Informationen bei Bewirtungsbelegen
Bei einem Bewirtungsbeleg wird zusätzlich ein i-Symbol angezeigt. Durch Anklicken des Symbols öffnet sich ein Informationsdialog mit den zum Bewirtungsbeleg erfassten zusätzlichen Angaben.
Dort sehen Sie:
- die bewirteten Personen,
- den Ort der Bewirtung,
- den Anlass der Bewirtung und
- ob nur interne Mitarbeiter bewirtet wurden.
So können Sie die für den Bewirtungsbeleg hinterlegten Angaben direkt während der Prüfung einsehen, ohne die Genehmigungsansicht verlassen zu müssen.
Fremdwährungen und Wechselkurse
Bei Belegen in Fremdwährungen wird neben dem Betrag ein Symbol angezeigt, über das die verwendeten Wechselkursinformationen eingesehen werden können.
- Ein grünes Symbol zeigt an, dass für die Umrechnung der Fremdwährung der automatisch ermittelte Systemkurs verwendet wurde.
- Ein oranges Symbol zeigt an, dass der Mitarbeiter einen benutzerdefinierten Wechselkurs hinterlegt hat.
Durch Anklicken des Symbols öffnet sich eine Detailansicht mit den verwendeten Wechselkursinformationen. Dort werden angezeigt:
- der tatsächlich verwendete Wechselkurs,
- der automatisch ermittelte Systemkurs,
- das Kursdatum des Systemkurses,
- der Fremdwährungsbetrag und
- der daraus berechnete Eurobetrag.
Wurde ein benutzerdefinierter Wechselkurs verwendet, zeigt Spesenfuchs zusätzlich die Auswirkung auf die Erstattung an. Sie sehen, ob die Erstattung gegenüber dem Systemkurs höher oder niedriger ausfällt und um welchen Betrag sie abweicht.
Dadurch können Sie bei der Genehmigung nachvollziehen, warum der Mitarbeiter einen anderen Wechselkurs verwendet hat und welche finanziellen Auswirkungen dies hat.
Freigeben
- Klicken Sie auf der Karte auf Freigeben.
- Erfassen Sie bei Bedarf eine Bemerkung für den Mitarbeiter und eine für die Buchhaltung. Beide sind optional.
- Bestätigen Sie mit Freigeben.
Gilt Alle müssen genehmigen und fehlen noch andere Genehmiger, bleibt die Ausgabe in Prüfung. Die Karte zeigt dann Von Ihnen freigegeben und wer noch aussteht. Gilt Eine Genehmigung genügt, ist die Ausgabe mit Ihrer Freigabe freigegeben.
Mehrere Ausgaben auf einmal freigeben
Hat derselbe Mitarbeiter mehrere Ausgaben bei Ihnen offen, bietet der Dialog Freigeben einen Haken an, mit dem Sie alle seine Ausgaben gemeinsam freigeben, z. B. „Alle 2 Ausgaben von Anna Schmidt freigeben“. Die Bemerkungen gelten dann für alle. Danach meldet Spesenfuchs, wie viele Ausgaben freigegeben wurden und wie viele noch auf weitere Genehmiger warten.
Ablehnen
- Klicken Sie auf der Karte auf Ablehnen.
- Geben Sie eine Begründung ein. Sie ist Pflicht, denn der Mitarbeiter braucht sie zum Korrigieren.
- Bestätigen Sie mit Ablehnen.
Die Ausgabe ist damit abgelehnt, auch wenn andere Genehmiger schon freigegeben haben. Der Dialog nennt, wer sie korrigieren kann: den Mitarbeiter oder bei passiven Mitarbeitern die Stellvertretung. Nach der Korrektur wird die Ausgabe erneut eingereicht und erscheint wieder auf Ihrer Seite.
Wenn sich zwischenzeitlich etwas geändert hat
Hat jemand die Ausgabe geändert, während Ihre Seite offen war, führt Spesenfuchs Ihre Entscheidung nicht aus. Sie sehen einen Hinweis, die Liste wird aktualisiert, und Sie können neu entscheiden. Das gilt z. B., wenn
- ein anderer Genehmiger schon entschieden hat,
- der Mitarbeiter die Ausgabe zurückgeholt oder gelöscht hat oder
- ein Administrator Sie als Genehmiger entfernt hat. Dann lautet der Hinweis „Sie sind nicht mehr Genehmiger von …“.
Freigegeben
Im Reiter Freigegeben sehen Sie die freigegebenen Ausgaben Ihrer Mitarbeiter, an denen Sie beteiligt waren und deren Datum in den letzten 180 Tagen liegt. Jede Karte zeigt die Bemerkungen aller Genehmiger und eine Zeile wie „Freigegeben am 30.10.2026 von Clara Beispiel“.
In diesem Reiter treffen Sie keine Entscheidungen mehr. Muss eine freigegebene Ausgabe noch einmal geändert werden, geht das über Erneut bearbeiten im Status-Badge der Ausgabe. Sie muss danach erneut eingereicht und geprüft werden. Nach dem Export kann nur noch ein Administrator den Status ändern.
Weitere Wege zur Entscheidung
Sie müssen nicht immer die Freigabe-Seite öffnen. Die Dialoge sind überall gleich.
- Dashboard: In der Kachel Prüfen und Freigabe klappen Sie einen Eintrag auf und wählen direkt Freigeben oder Ablehnen (siehe Dashboard).
- Status-Badge: In der Reisen- und Belegliste öffnet ein Klick auf den Status einer Ausgabe ein Menü mit Freigeben, Ablehnen und Erneut bearbeiten.
Häufige Fragen
Warum ist eine Ausgabe nicht mehr unter Meine offenen Prüfungen?
Sie haben bereits entschieden, ein anderer Genehmiger hat bei Eine Genehmigung genügt schon freigegeben, jemand hat abgelehnt, oder die Ausgabe wurde zurückgeholt bzw. gelöscht. Prüfen Sie auch die Mitarbeiterauswahl und das Feld Anzeigen. Im Verlauf sehen Sie, was passiert ist.
Was gilt für gesperrte Mitarbeiter?
Ihre Ausgaben in Prüfung bleiben sichtbar und können weiter entschieden werden. Sie sind mit Gesperrt gekennzeichnet.
Weitere Informationen
Wie die Genehmigungsregeln wirken und was für Stellvertreter gilt, lesen Sie im Artikel Genehmigungsworkflow.