Die Seite rufen Sie über das Menü Team -> Prüfen und Freigabe auf. Der Menüpunkt wird angezeigt, wenn der angemeldete Benutzer über das Recht Vorgesetzter verfügt.
Die Genehmigungsansicht teilt sich in zwei Bereiche auf:
- In Prüfung
Alle Ausgaben, die zur Prüfung anstehen. Die einzelnen Bereiche der Reise können aufgeklappt werden, um weitere Details der Reise zu sehen. Im Anschluss an die Prüfung kann die Ausgabe mit dem grünen Haken genehmigt werden oder mit dem roten X abgelehnt werden. Wird die Reise abgelehnt, muss eine Begründung für den Mitarbeiter hinterlegt werden.Über das Büroklammer-Symbol können Sie den zum Beleg hochgeladenen Originalbeleg anzeigen.
Fremdwährungen und Wechselkurse
Bei Belegen in Fremdwährungen wird neben dem Betrag ein Symbol angezeigt, über das die verwendeten Wechselkursinformationen eingesehen werden können.- Ein grünes Symbol zeigt an, dass für die Umrechnung der Fremdwährung der automatisch ermittelte Systemkurs verwendet wurde.
- Ein oranges Symbol zeigt an, dass der Mitarbeiter einen benutzerdefinierten Wechselkurs hinterlegt hat.
Durch Anklicken des Symbols öffnet sich eine Detailansicht mit den verwendeten Wechselkursinformationen. Dort werden angezeigt:
- der tatsächlich verwendete Wechselkurs,
- der automatisch ermittelte Systemkurs,
- das Kursdatum des Systemkurses,
- der Fremdwährungsbetrag,
- der daraus berechnete Eurobetrag.
Wurde ein benutzerdefinierter Wechselkurs verwendet, zeigt Spesenfuchs zusätzlich die Auswirkung auf die Erstattung an. Sie sehen, ob die Erstattung gegenüber dem Systemkurs höher oder niedriger ausfällt und um welchen Betrag sie abweicht. Dadurch können Sie bei der Genehmigung nachvollziehen, warum der Mitarbeiter einen anderen Wechselkurs verwendet hat und welche finanziellen Auswirkungen dies hat.
- Freigegeben
Zeigt alle bereits genehmigten Ausgaben der letzten 180 Tage an.
Weitere Informationen über den Genehmigungsworkflow finden Sie hier.