Mithilfe des Genehmigungsworkflows können Sie Reisen und Belege Ihrer Mitarbeiter durch einen oder mehrere Genehmiger prüfen lassen, bevor die Buchhaltung sie exportiert. Die Genehmiger können die Ausgaben freigeben oder ablehnen. Pro Mitarbeiter legen Sie fest, wer prüft und ob eine Genehmigung genügt oder alle zustimmen müssen.
Wird eine Ausgabe abgelehnt, kann der Mitarbeiter Korrekturen vornehmen und sie anschließend erneut zur Prüfung einreichen.
Wer macht was?
- Mitarbeiter erfassen ihre Ausgaben und reichen sie zur Prüfung ein.
- Stellvertreter erfassen Ausgaben für andere und reichen sie ein, z. B. eine Assistenz für ihre Führungskraft (siehe Stellvertreter).
- Genehmiger prüfen die Ausgaben ihrer Mitarbeiter und geben sie frei oder lehnen sie ab.
- Administratoren richten den Workflow ein und exportieren die freigegebenen Ausgaben.
Stellvertreter und Genehmiger sind zwei verschiedene Aufgaben: Der Stellvertreter erfasst für jemanden, der Genehmiger prüft. Eine Person kann beides sein.
Genehmigungsworkflow nutzen
Um den Genehmigungsworkflow zu nutzen, legen Sie fest, welche Benutzer als Genehmiger eingesetzt werden, ordnen ihnen die Mitarbeiter zu und wählen die Genehmigungsregel.
- Öffnen Sie TEAM → Verwaltung.
- Wählen Sie den Benutzer, der Ausgaben genehmigen soll, über seinen Namen aus, aktivieren Sie im Reiter Rollen/Rechte die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger) und speichern Sie.
- Öffnen Sie den Mitarbeiter und ordnen Sie ihm im Reiter Prüfung/Freigabe über Genehmiger hinzufügen einen oder mehrere Genehmiger zu. Alternativ ordnen Sie beim Genehmiger im selben Reiter über Mitarbeiter hinzufügen die Mitarbeiter zu, deren Ausgaben er prüft.
- Hat der Mitarbeiter mehr als einen Genehmiger, wählen Sie im selben Reiter die Genehmigungsregel und speichern Sie.
Die Genehmigungsregel
| Regel | Wann ist die Ausgabe freigegeben? | Wann ist sie abgelehnt? |
|---|---|---|
| Eine Genehmigung genügt | sobald der erste Genehmiger freigibt | sobald einer ablehnt |
| Alle müssen genehmigen | erst wenn alle zugeordneten Genehmiger freigegeben haben | sobald einer ablehnt, auch wenn andere schon freigegeben haben |
Die Regel gilt nur, wenn ein Mitarbeiter mehr als einen Genehmiger hat. Mit einem einzigen Genehmiger entscheidet dieser allein.
Welche Regel passt? Eine Genehmigung genügt eignet sich, wenn sich mehrere Genehmiger gegenseitig vertreten, z. B. im Urlaub. Alle müssen genehmigen eignet sich, wenn mehrere Stellen zustimmen müssen, z. B. die Fachvorgesetzte und das Controlling.
Mitarbeiter ohne Genehmiger
Wenn Sie einem Mitarbeiter keinen Genehmiger zuordnen, erfasst dieser seine Ausgaben und gibt sie direkt selbst frei. Die Ausgaben durchlaufen in diesem Fall keinen Genehmigungsworkflow und erhalten nie den Status In Prüfung.
Ablauf der Genehmigung
- Der Mitarbeiter erfasst seine Belege und Reisen.
- Ist er mit der Erfassung fertig, klickt er auf das Status-Badge In Erfassung und wählt Zur Prüfung. Das geht auch in der geöffneten Reise bzw. im geöffneten Beleg.
- Der Dialog nennt die Genehmiger, die die Ausgabe prüfen. Der Mitarbeiter kann eine Bemerkung für die Genehmiger erfassen. Hat er weitere Reisen in Erfassung, kann er sie mit dem Haken im selben Schritt einreichen.
- Die Ausgabe hat jetzt den Status In Prüfung. Die zugeordneten Genehmiger sehen sie auf dem Dashboard und erhalten eine E-Mail (siehe E-Mail Benachrichtigungen im Genehmigungsworkflow).
- Die Genehmiger öffnen unter TEAM die Genehmigungsansicht Prüfen und Freigabe oder entscheiden direkt in der Dashboard-Kachel Prüfen und Freigabe.
- Ein Genehmiger gibt frei oder lehnt mit einer Begründung ab. Gilt Alle müssen genehmigen, bleibt die Ausgabe in Prüfung, bis alle Genehmiger freigegeben haben.
- Der Mitarbeiter erhält auf dem Dashboard und per E-Mail eine Information über das Ergebnis der Prüfung.
Eine eingereichte Ausgabe zurückholen
Solange noch nicht entschieden ist, holen Sie eine Ausgabe über das Status-Badge mit Erneut bearbeiten zurück. Sie steht dann wieder auf In Erfassung. Bisherige Freigaben verfallen. Nach dem erneuten Einreichen beginnt eine neue Prüfrunde, in der alle Genehmiger wieder entscheiden.
Nach einer Ablehnung
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit der Begründung. Die Begründung sieht er außerdem im Dialog Abgelehnte Reise bzw. beim Beleg, der sich beim Klick auf das Status-Badge Abgelehnt öffnet, und im Verlauf. Er korrigiert die Ausgabe über Erneut bearbeiten und reicht sie neu ein.
Eine freigegebene Ausgabe ändern
Auch eine freigegebene Ausgabe kann über Erneut bearbeiten noch einmal geändert werden. Sie muss danach erneut eingereicht und geprüft werden. Nach dem Export kann nur noch ein Administrator den Status ändern. Spesenfuchs warnt dann, dass in der Buchhaltung Dubletten entstehen können. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Status einer Ausgabe.
So läuft es in typischen Situationen
Wer eine Ausgabe freigeben muss, hängt von der Regel, der Zahl der Genehmiger und davon ab, wer einreicht.
| Situation | Wer muss freigeben? | Ergebnis |
|---|---|---|
| Ein Genehmiger | dieser Genehmiger | freigegeben oder abgelehnt nach seiner Entscheidung |
| Mehrere Genehmiger, Eine Genehmigung genügt | einer von ihnen | Die erste Entscheidung gilt. Bei den anderen verschwindet die Ausgabe aus Meine offenen Prüfungen. |
| Mehrere Genehmiger, Alle müssen genehmigen | alle | freigegeben nach der letzten Freigabe, abgelehnt schon bei einer Ablehnung |
| Stellvertreter ohne Genehmiger-Recht reicht ein | die Genehmiger des Mitarbeiters | wie oben |
| Stellvertreter, der auch Genehmiger des Mitarbeiters ist, reicht ein | die übrigen Genehmiger | Seine Einreichung zählt als seine Freigabe. |
| Passiver Mitarbeiter | die Genehmiger des Mitarbeiters | Die Stellvertretung erfasst, reicht ein und korrigiert. |
| Genehmiger mit eigenen Ausgaben | seine eigenen Genehmiger | Er sieht seine Ausgaben nicht in seiner Prüfliste. |
| Mitarbeiter ohne Genehmiger | niemand | Er gibt seine Ausgaben selbst frei. |
Beispiel: Alle müssen genehmigen
Anna hat die Genehmiger Ben und Clara, es gilt Alle müssen genehmigen.
- Anna reicht eine Reise ein. Ben und Clara erhalten je eine E-Mail.
- Ben gibt frei. Die Prüfkarte zeigt „1 von 2 genehmigt“ und unter Noch ausstehend Clara. Anna erhält noch keine E-Mail.
- Clara gibt ebenfalls frei. Die Reise ist freigegeben. Anna und die Buchhaltung erhalten eine E-Mail mit beiden Genehmigern und ihren Bemerkungen.
Hätte Clara abgelehnt, wäre die Reise trotz Bens Freigabe abgelehnt. Nach dem erneuten Einreichen müssten beide wieder entscheiden.
Beispiel: passiver Mitarbeiter
Die Geschäftsführerin ist als passiver Mitarbeiter angelegt, ihre Assistenz ist ihre Stellvertreterin. Die Assistenz legt die Reise unter Reise für folgende Person für die Geschäftsführerin an und reicht sie ein. Die Reise geht an die Genehmiger der Geschäftsführerin. Nach der Entscheidung erhält die Assistenz eine E-Mail. Die Geschäftsführerin erhält sie nur, wenn bei ihr eine E-Mail-Adresse hinterlegt und die Berechtigung Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen eingeschaltet ist. Eine Ablehnung korrigiert die Assistenz.
Als Stellvertreter Ausgaben erfassen
Wenn Sie als Stellvertreter Ausgaben für einen Mitarbeiter erfassen, gilt für diese Ausgaben der Genehmigungsworkflow des Mitarbeiters. Die Ausgabe geht an seine Genehmiger, nicht an Ihre. Das gilt auch dann, wenn Sie eigene Ausgaben selbst freigeben dürfen oder Ihnen selbst andere Genehmiger zugeordnet sind.
Wird die Ausgabe freigegeben oder abgelehnt, erhalten Sie als Stellvertreter, der sie eingereicht hat, eine E-Mail und eine Information auf dem Dashboard. Nach einer Ablehnung können Sie die Ausgabe korrigieren und neu einreichen.
Stellvertreter, der zugleich Genehmiger ist
Sind Sie auch Genehmiger der Person, für die Sie einreichen, zählt Ihre Einreichung als Ihre Freigabe. Das gilt auch für Administratoren, die als Genehmiger zugeordnet sind.
- Alle müssen genehmigen und weitere Genehmiger vorhanden: Die Ausgabe geht in Prüfung. Der Dialog zeigt, wer danach noch fehlt („Danach fehlen noch: …“).
- Eine Genehmigung genügt oder Sie sind der einzige Genehmiger: Es fehlt niemand mehr. Statt Zur Prüfung erscheint der Dialog Freigeben, und die Ausgabe ist sofort freigegeben.
Änderungen während einer laufenden Prüfung
Genehmiger, Regel und Benutzer können Sie jederzeit ändern. Für Ausgaben, die gerade in Prüfung sind, gilt dann:
- Genehmiger hinzufügen: Er wird sofort als ausstehend geführt. Bei Alle müssen genehmigen muss er ebenfalls freigeben.
- Genehmiger entfernen: Den Genehmiger entfernen Sie im Reiter Prüfung/Freigabe über das X am rechten Rand der Zeile. Haben alle übrigen Genehmiger schon freigegeben, nennt Spesenfuchs die betroffenen Ausgaben und fragt, ob sie freigegeben werden sollen. Der entfernte Genehmiger kann nicht mehr entscheiden.
- Regel von Alle müssen genehmigen auf Eine Genehmigung genügt ändern: Ausgaben mit mindestens einer Freigabe werden nach Rückfrage sofort freigegeben.
- Stellvertretung entziehen: Der Stellvertreter kann die Ausgaben der Person nicht mehr bearbeiten oder einreichen. Bereits eingereichte Ausgaben bleiben in Prüfung.
- Mitarbeiter sperren: Seine Ausgaben in Prüfung bleiben bei den Genehmigern und können weiter entschieden werden. Der Mitarbeiter ist dort mit Gesperrt gekennzeichnet.
- Genehmiger sperren, archivieren oder ihm das Genehmiger-Recht entziehen: Das geht erst, wenn ihm keine Mitarbeiter mehr zugeordnet sind. Sonst zeigt Spesenfuchs Nicht möglich und nennt die Mitarbeiter, deren Genehmiger er noch ist.
Wichtig: Der letzte Genehmiger eines Mitarbeiters kann nicht entfernt werden, solange für diesen Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen. Ordnen Sie dem Mitarbeiter zuerst einen anderen Genehmiger zu, oder lassen Sie die offenen Ausgaben entscheiden bzw. zurückholen.
Häufige Fragen
Kann ich meine eigenen Ausgaben freigeben?
Nein, eigene Ausgaben prüfen immer Ihre eigenen Genehmiger. Ausnahme: Sind Sie für eine andere Person Stellvertreter und zugleich deren Genehmiger, zählt Ihre Einreichung für diese Person als Ihre Freigabe.
Ein Genehmiger ist länger abwesend, und es gilt Alle müssen genehmigen. Was tun?
Ein Administrator kann den abwesenden Genehmiger beim Mitarbeiter entfernen oder die Regel auf Eine Genehmigung genügt umstellen. Sind dadurch Ausgaben vollständig genehmigt, fragt Spesenfuchs, ob sie freigegeben werden sollen.
Wo sehe ich, wer schon freigegeben hat?
In der Prüfkarte und in der Dashboard-Kachel (Fortschritt und Noch ausstehend) sowie im Verlauf unter Genehmiger (n). Mehr dazu lesen Sie im Artikel Wo sehe ich den Statusverlauf einer Reise oder eines Einzelbelegs?.
Warum kann ich einem Genehmiger das Genehmiger-Recht nicht entziehen?
Solange ihm Mitarbeiter zugeordnet sind, ist das nicht möglich. Entfernen Sie zuerst die Zuordnungen.
Warum sehe ich den Menüpunkt Prüfen und Freigabe nicht?
Er erscheint nur, wenn Sie Genehmiger sind und Ihnen mindestens ein Mitarbeiter zugeordnet ist.
Weitere Informationen
- Prüfung/Freigabe: Genehmiger und Genehmigungsregel einrichten
- Prüfen und Freigabe - Genehmigungsansicht: Ausgaben prüfen, freigeben und ablehnen
- E-Mail Benachrichtigungen im Genehmigungsworkflow: wer wann eine E-Mail erhält
- Rollen/Rechte und Stellvertreter