Mithilfe des Genehmigungsworkflows können Sie Ausgaben von Mitarbeitern durch einen Vorgesetzten prüfen lassen. Dieser kann die Ausgaben freigeben oder ablehnen. Durch die Freigabe besteht die Möglichkeit, die Ausgabe im Anschluss an die Buchhaltung zu exportieren. Wird die Ausgabe durch den Vorgesetzten abgelehnt, kann der Mitarbeiter Korrekturen vornehmen und sie erneut zur Prüfung an den Vorgesetzten schicken.
Ein Video, welches den Workflow beschreibt finden Sie hier: Video Genehmigungsworkflow
Genehmigungsworkflow nutzen
Um den Genehmigungsworkflow zu nutzen, müssen Sie eine Vorgesetzten - Mitarbeiter Beziehung herstellen. Führen Sie folgende Schritte aus:
1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung
2. Wählen Sie den Vorgesetzten aus und wechseln Sie auf die Seite Rollen/Rechte
3. Aktivieren Sie die Checkbox Für Benutzer Ausgaben freigeben (Vorgesetzter) und Speichern Sie die Änderung.
4. Wechseln Sie auf die Seite Prüfung/Freigabe und wählen Sie im unteren Bereich die Mitarbeiter für diesen Vorgesetzten aus.
Wenn Sie im ersten Schritt nur die Vorgesetzten in Ihrer Firma definieren, oder diese bereits definiert haben, dann können Sie auch den umgekehrten Weg gehen und einen Mitarbeiter öffnen und ihm auf der Seite Prüfung/Freigabe im oberen Bereich einen Vorgesetzten zuweisen.
Mitarbeiter ohne Vorgesetzte
Wenn Sie einem Mitarbeiter keinen Vorgesetzten zuordnen, dann erfasst dieser seine Ausgaben und gibt sie direkt selbst frei.
Ablauf der Genehmigung
1. Der Mitarbeiter erfasst seine Belege/Reisen.
2. Ist er mit der Erfassung fertig, klickt er auf den Status In Erfassung um diesen zu wechseln.
3. In dem erscheinenden Dialog kann er eine Bemerkung für den Vorgesetzten erfassen und die Ausgabe zur Prüfung absenden.
4. Der Vorgesetzte erhält sowohl auf dem Dashboard als auch per E-Mail einen Hinweis, dass eine Ausgabe zur Prüfung vorliegt.
5. Der Vorgesetzte geht in die Genehmigungsansicht Prüfen und Freigabe unter dem Menüpunkt TEAM.
6. Nachdem er die Ausgabe geprüft hat, gibt er sie frei oder lehnt sie mit einer Begründung ab.
7. Der Mitarbeiter erhält jetzt ebenfalls einen Hinweis auf dem Dashboard bzw. per E-Mail, dass seine Ausgabe geprüft wurde.
Als Stellvertreter Ausgaben erfassen
Wenn Sie Ausgaben als Stellvertreter für einen Mitarbeiter erfassen, der seine Ausgaben durch einen Vorgesetzten genehmigen lassen muss, dann gilt der Genehmigungsworkflow von diesem Mitarbeiter. D.h. die Ausgabe wird an den Vorgesetzten des Mitarbeiters zur Genehmigung gesendet, auch wenn Sie evtl. als Stellvertreter Ausgaben selbst freigeben können oder selbst einen anderen Vorgesetzten haben.
Jedoch erhalten Sie als Stellvertreter eine E-Mail und die Information auf dem Dashboard über das Ergebnis der Prüfung durch den Vorgesetzten.
Entfernen der Vorgesetzten - Mitarbeiter Beziehung
Sie können die zugeordneten Mitarbeiter bei einem Vorgesetzten, bzw. den Vorgesetzten bei einem Mitarbeiter, nur entfernen, wenn keine Ausgaben mehr in Prüfung sind. Um also die Beziehung zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
- Prüfen Sie als Vorgesetzter unter Team -> Prüfen und Freigabe die noch ausstehenden Ausgaben. Wenn alle Ausgaben geprüft wurden, können Sie die Beziehung entfernen.
- Als Mitarbeiter können Sie alle Ausgaben, die sich in Prüfung befinden, zurück auf in Erfassung setzen. Danach kann ein Administrator die Beziehung entfernen.
- Das Entfernen der Beziehung ist auch möglich, wenn der Mitarbeiter einem anderen Vorgesetzten zugewiesen wird, bzw. ein anderer Vorgesetzter den Mitarbeiter zugordnet bekommt. Dadurch wird die ursprüngliche Beziehung ebenfalls entfernt.