Verwaltung

In der Benutzerverwaltung unter TEAM → Verwaltung sehen Sie eine Übersicht aller Benutzer Ihres Unternehmens in Spesenfuchs. Angezeigt werden Personalnummer, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle und Status. Die Spalten Gen. und Stv. zeigen, ob ein Benutzer Genehmiger bzw. Stellvertreter ist. Über das Suchfeld finden Sie einzelne Benutzer, ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste. Rechts sehen Sie, wie viele Benutzer, offene Einladungen, gesperrte, archivierte Benutzer und Stellvertreter es gibt.

Jeder Benutzer befindet sich in einem bestimmten Status. Der Status bestimmt, ob sich der Benutzer anmelden kann und welche Aktionen für ihn verfügbar sind.

Benutzerstatus

Gesperrt

Der Benutzer kann sich nicht mehr bei Spesenfuchs anmelden. Seine Daten bleiben jedoch vollständig erhalten. Stellvertreter, Administratoren und der Account-Inhaber können seine Reisen weiterhin einsehen, jedoch nicht mehr bearbeiten. Seine Ausgaben in Prüfung bleiben bei den Genehmigern und können weiter entschieden werden. Dort ist er mit Gesperrt gekennzeichnet.

Archiviert

Der Benutzer kann sich nicht mehr bei Spesenfuchs anmelden. Seine Daten bleiben erhalten und können weiterhin von Stellvertretern, Administratoren oder dem Account-Inhaber eingesehen werden.

Im Gegensatz zu einem gesperrten Benutzer wird beim Archivieren die Lizenz des Benutzers freigegeben. Sie kann anschließend einem neuen Benutzer zugewiesen werden oder verfällt automatisch zum nächsten Abrechnungszeitraum.

Wichtig: Die Archivierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Daten eines archivierten Benutzers können nicht mehr geändert werden, auch nicht Personalnummer oder Kreditorenkonto. Prüfen Sie diese Angaben deshalb vorher, sonst kann es später zu Konflikten in der Buchhaltung kommen. Die E-Mail-Adresse eines archivierten Benutzers kann nicht erneut verwendet werden; der Benutzer kann also später nicht wieder angelegt werden.

Vor der Archivierung prüft ein Assistent automatisch, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, und weist auf eventuell noch notwendige Schritte hin.

Eingeladen

Der Benutzer wurde eingeladen, sich bei Spesenfuchs anzumelden und ein eigenes Passwort zu vergeben. Solange die Einladung nicht angenommen wurde, können für diesen Benutzer keine Reisen erfasst werden.

Einladung abgelaufen

Eine Einladung ist 28 Tage gültig. Danach verfällt sie und der Benutzer muss erneut eingeladen werden.

Passiv

Passive Benutzer melden sich nicht bei Spesenfuchs an. Für sie erfasst eine Stellvertretung die Ausgaben, reicht sie ein und korrigiert sie nach einer Ablehnung. Das passt z. B. für Führungskräfte, deren Reisen die Assistenz abrechnet.

• Einen passiven Benutzer legen Sie an, indem Sie im Reiter Rollen/Rechte die Berechtigung Ausgaben erfassen ausschalten und speichern. Ordnen Sie ihm anschließend eine Stellvertretung zu.
• Passive Benutzer können weder Stellvertreter noch Genehmiger sein, aber selbst Genehmiger haben. Für ihre Ausgaben gilt ihr eigener Genehmigungsworkflow.
• Die Stellvertretung wählt beim Anlegen einer Reise unter Reise für folgende Person den passiven Benutzer aus.
• Passive Benutzer erhalten E-Mails zu Einreichung, Freigabe und Ablehnung nur, wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt und bei ihnen Auch bei Statusänderungen durch Stellvertreter benachrichtigen eingeschaltet ist.
• Soll ein passiver Benutzer Spesenfuchs selbst nutzen, schalten Sie Ausgaben erfassen ein und speichern. Er hat danach den Status Eingeladen. Kommt keine Einladung an, schicken Sie sie über das Menü mit den drei Punkten mit Erneut einladen.

Bestätigt

Der Benutzer hat die Einladung angenommen, ein Passwort vergeben und kann sich bei Spesenfuchs anmelden.

Verfügbare Aktionen

Welche Aktionen zur Verfügung stehen, hängt vom jeweiligen Benutzerstatus ab.

Über das Menü ⋮ (drei senkrechte Punkte) rechts neben dem jeweiligen Benutzer können Sie beispielsweise:

• Benutzer sperren oder entsperren

• Benutzer archivieren

• Benutzer löschen: Der Benutzer kann später erneut angelegt werden, seine bisherigen Daten gehen aber verloren. Exportieren Sie vorher alle Daten.

• bei eingeladenen Benutzern Erneut einladen: schickt die E-Mail Ihr Zugang zu Spesenfuchs noch einmal

Sperren: Ist der Benutzer noch Genehmiger anderer Mitarbeiter, ist Sperren nicht möglich. Spesenfuchs zeigt Nicht möglich und listet die Mitarbeiter auf. Ordnen Sie diese Mitarbeiter einem anderen Genehmiger zu oder entfernen Sie den Benutzer bei ihnen als Genehmiger. Andere Voraussetzungen gibt es beim Sperren nicht.

Archivieren: Nach dem Dialog Erklärung und Weiter prüft Spesenfuchs, ob der Benutzer archiviert werden kann. Ist das nicht der Fall, zeigt der Dialog Nicht möglich die Gründe, z. B.:

• Personalnummer fehlt
• Ausgaben des Benutzers sind noch nicht exportiert
• Genehmiger noch zugeordnet: Dem Benutzer sind noch Genehmiger zugeordnet.
• Noch Genehmiger von: Der Benutzer ist noch Genehmiger anderer Mitarbeiter.

Erledigen Sie diese Punkte und archivieren Sie den Benutzer danach erneut (siehe Prüfung/Freigabe).

Ändern Sie die Einstellungen eines Benutzers, z. B. seine Stellvertretungen, während er angemeldet ist, meldet Spesenfuchs ihn bei seiner nächsten Aktion ab. Er sieht den Hinweis „Ihre Kontoeinstellungen wurden von einem Administrator geändert. Deshalb müssen Sie sich neu anmelden.“

Wie Lizenzen beim Archivieren und Löschen frei werden, lesen Sie unter Gibt es zusätzliche Kosten?

E-Mail-Adressen und mehrere Firmen

Eine E-Mail-Adresse kann in Spesenfuchs nur einmal verwendet werden. Mehrere Firmen lassen sich nicht in einem Account verwalten. Für jede Firma legen Sie einen eigenen Account an.

Soll ein Benutzer in einem anderen Account arbeiten, muss seine E-Mail-Adresse dort frei sein. Ist sie noch einem anderen Account zugeordnet, zum Beispiel einem früheren Testaccount, löschen Sie diesen zuerst unter Personensymbol → Konto → Zugangsdaten → Konto löschen (siehe Kann ich meinen Account löschen?). Kommen Sie in einen abgelaufenen Testaccount nicht mehr hinein, hilft Ihnen unser Support.

Tipp: Sollen Mitarbeitende in beiden Accounts arbeiten, verwenden Sie für den zweiten Account E-Mail-Aliase. Die Adressen unterscheiden sich dann, landen aber im selben Postfach.

Benutzer exportieren

Sie können jederzeit eine vollständige Liste aller Benutzer Ihres Unternehmens als CSV-Datei herunterladen.

Den Export finden Sie in der Benutzerverwaltung über Aktionen → Personen exportieren.

Für den Export sind mindestens Administrator-Rechte erforderlich.

Inhalt der CSV-Datei

Diese zusätzlichen Informationen dienen ausschließlich der Übersicht und werden beim späteren Import nicht berücksichtigt.

Die Datei ist UTF-8-codiert und kann direkt in Microsoft Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden. Umlaute und Sonderzeichen werden dabei korrekt dargestellt.

Einsatzmöglichkeiten

Übersicht und Dokumentation

Der Export eignet sich als vollständige Übersicht aller angelegten Benutzer, beispielsweise für interne Dokumentationen oder Abstimmungen mit der Personalabteilung.

Stammdaten prüfen

Mit der CSV-Datei können Sie Ihre Benutzerdaten komfortabel überprüfen und fehlende Angaben schnell erkennen.

So lassen sich beispielsweise unvollständige Bankverbindungen identifizieren, die für den SEPA-Export der Reisekostenabrechnungen erforderlich sind.

Grundlage für den Benutzerimport

Sie können die exportierte Datei auch als Vorlage verwenden, um neue Benutzer anzulegen:

1. Exportierte CSV-Datei in Excel oder einem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen.

2. Neue Benutzer durch zusätzliche Zeilen ergänzen oder vorhandene Daten als Vorlage verwenden.

3. Die Datei anschließend über Aktionen → Personen importieren wieder importieren.

Die zusätzlichen Informationsspalten (z. B. Rolle oder Status) werden beim Import automatisch ignoriert und müssen nicht entfernt werden.

Bitte beachten Sie: Der Benutzerimport legt ausschließlich neue Benutzer an. Bereits vorhandene Benutzer werden nicht aktualisiert. Weitere Informationen zum Ablauf, zur Importvorschau und zu den einzelnen Feldern finden Sie im Hilfeartikel Benutzer importieren.