Genehmiger für einen Mitarbeiter festlegen
Auf der Seite Prüfung/Freigabe legen Sie fest, welche Personen die Ausgaben eines Mitarbeiters prüfen und freigeben dürfen.
Einem Mitarbeiter können ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet werden. Dadurch können beispielsweise mehrere Vorgesetzte berechtigt werden, die Reisen und Belege eines Mitarbeiters zu prüfen und freizugeben.
Als Genehmiger können ausschließlich Benutzer ausgewählt werden, die unter Rollen/Rechte über das Recht Genehmiger verfügen. Ist ein Benutzer bei der Auswahl nicht verfügbar, prüfen Sie daher zunächst seine Berechtigungen. Die Rechte eines Benutzers verwalten Sie unter Rollen/Rechte.
Wer genehmigt die Ausgaben des Mitarbeiters?
Im oberen Bereich sehen Sie die Personen, die dem aktuell ausgewählten Mitarbeiter als Genehmiger zugeordnet sind.
Über Genehmiger hinzufügen können Sie einen oder mehrere weitere Genehmiger hinzufügen. Zur Auswahl stehen nur Benutzer, denen zuvor unter Rollen/Rechte das Recht Genehmiger erteilt wurde.
Einen bereits zugeordneten Genehmiger können Sie über das X am rechten Rand der entsprechenden Zeile wieder entfernen.
Wichtig: Der letzte Genehmiger eines Mitarbeiters kann nicht entfernt werden, solange für diesen Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen. Möchten Sie den bisherigen letzten Genehmiger entfernen, müssen Sie entweder zuvor einen anderen Genehmiger hinzufügen oder zunächst dafür sorgen, dass keine zu prüfenden Ausgaben mehr vorhanden sind.
Ist noch kein Genehmiger zugeordnet, wird dies entsprechend angezeigt. Fügen Sie mindestens einen Genehmiger hinzu, wenn die Ausgaben dieses Mitarbeiters über den Prüf- und Freigabeprozess genehmigt werden sollen.
Genehmigungsregel bei mehreren Genehmigern
Wenn einem Mitarbeiter mehrere Genehmiger zugeordnet sind, bestimmt die Genehmigungsregel, wie die Freigabe erfolgen soll.
Aktuell steht folgende Regel zur Verfügung:
- Eine Genehmigung genügt: Die Freigabe durch einen der zugeordneten Genehmiger ist ausreichend. Sobald einer der Genehmiger die Ausgabe freigibt, ist keine weitere Genehmigung durch die anderen zugeordneten Genehmiger erforderlich.
Die zusätzliche Regel Alle müssen genehmigen ist bereits in der Oberfläche vorgesehen, steht derzeit jedoch noch nicht zur Verfügung. Mit dieser Regel wird es zukünftig möglich sein, die Zustimmung aller zugeordneten Genehmiger zu verlangen.
Festlegen, für welche Mitarbeiter eine Person Genehmiger ist
Im unteren Bereich der Seite erfolgt die Zuordnung aus der umgekehrten Perspektive. Hier sehen Sie, für welche Mitarbeiter der aktuell ausgewählte Benutzer als Genehmiger eingetragen ist.
Im oberen Bereich legen Sie somit fest, wer die Ausgaben des aktuell ausgewählten Mitarbeiters genehmigt. Im unteren Bereich legen Sie fest, für welche anderen Mitarbeiter der aktuell ausgewählte Benutzer selbst als Genehmiger tätig ist.
Über Mitarbeiter hinzufügen können Sie dem aktuell ausgewählten Genehmiger weitere Mitarbeiter zuordnen.
Eine bestehende Zuordnung können Sie über das X am rechten Rand des jeweiligen Mitarbeiters wieder entfernen.
Auch hierbei gilt: Handelt es sich bei der Person um den letzten Genehmiger des betreffenden Mitarbeiters, kann die Zuordnung nicht entfernt werden, solange für diesen Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen. In diesem Fall muss dem Mitarbeiter zunächst ein anderer Genehmiger zugeordnet werden oder es dürfen keine zu prüfenden Ausgaben mehr vorhanden sein.
Damit ein Benutzer anderen Mitarbeitern als Genehmiger zugeordnet werden kann, benötigt er das Recht Genehmiger. Dieses Recht vergeben Sie auf der Seite Rollen/Rechte.
Beispiel mit mehreren Genehmigern
Einem Mitarbeiter sind zwei Genehmiger zugeordnet. Für den Mitarbeiter ist die Regel Eine Genehmigung genügt eingestellt.
Reicht der Mitarbeiter eine Reise oder einen Beleg zur Prüfung ein, kann die Ausgabe von einem der beiden Genehmiger geprüft werden. Sobald einer der beiden Genehmiger die Ausgabe freigibt, ist die Genehmigung abgeschlossen. Eine zusätzliche Freigabe durch den zweiten Genehmiger ist nicht erforderlich.
Soll einer der beiden Genehmiger entfernt werden, kann dies über das X erfolgen. Da weiterhin ein Genehmiger zugeordnet bleibt, ist dies auch möglich, wenn noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen.
Soll anschließend auch der letzte verbleibende Genehmiger entfernt werden, ist dies erst möglich, wenn entweder zuvor ein anderer Genehmiger hinzugefügt wurde oder für den Mitarbeiter keine zu prüfenden Ausgaben mehr vorhanden sind.
Weitere Informationen
Weitere Informationen über den Ablauf von der Einreichung einer Ausgabe bis zur Freigabe finden Sie in unserem Hilfeartikel zum Genehmigungsworkflow.