In der Benutzerverwaltung sehen Sie eine Übersicht aller Benutzer Ihres Unternehmens in Spesenfuchs. Angezeigt werden Name, E-Mail-Adresse, Rolle sowie, ob ein Benutzer als Stellvertreter eingerichtet ist.
Jeder Benutzer befindet sich in einem bestimmten Status. Der Status bestimmt, ob sich der Benutzer anmelden kann und welche Aktionen für ihn verfügbar sind.
Benutzerstatus
Gesperrt
Der Benutzer kann sich nicht mehr bei Spesenfuchs anmelden. Seine Daten bleiben jedoch vollständig erhalten. Stellvertreter, Administratoren und der Account-Inhaber können seine Reisen weiterhin einsehen, jedoch nicht mehr bearbeiten.
Archiviert
Der Benutzer kann sich nicht mehr bei Spesenfuchs anmelden. Seine Daten bleiben erhalten und können weiterhin von Stellvertretern, Administratoren oder dem Account-Inhaber eingesehen werden.
Im Gegensatz zu einem gesperrten Benutzer wird beim Archivieren die Lizenz des Benutzers freigegeben. Sie kann anschließend einem neuen Benutzer zugewiesen werden oder verfällt automatisch zum nächsten Abrechnungszeitraum.
Wichtig: Die Archivierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Vor der Archivierung prüft ein Assistent automatisch, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, und weist auf eventuell noch notwendige Schritte hin.
Eingeladen
Der Benutzer wurde eingeladen, sich bei Spesenfuchs anzumelden und ein eigenes Passwort zu vergeben. Solange die Einladung nicht angenommen wurde, können für diesen Benutzer keine Reisen erfasst werden.
Einladung abgelaufen
Eine Einladung ist 28 Tage gültig. Danach verfällt sie und der Benutzer muss erneut eingeladen werden.
Passiv
Passive Benutzer können sich nicht bei Spesenfuchs anmelden und erhalten keine E-Mail-Benachrichtigungen. Für sie können keine eigenen Reisen erfasst werden.
Bestätigt
Der Benutzer hat die Einladung angenommen, ein Passwort vergeben und kann sich bei Spesenfuchs anmelden.
Verfügbare Aktionen
Welche Aktionen zur Verfügung stehen, hängt vom jeweiligen Benutzerstatus ab.
Über das Menü ⋮ (drei senkrechte Punkte) rechts neben dem jeweiligen Benutzer können Sie beispielsweise:
Benutzer sperren oder entsperren
Benutzer archivieren
Benutzer löschen
Einladung erneut versenden
Benutzer exportieren
Sie können jederzeit eine vollständige Liste aller Benutzer Ihres Unternehmens als CSV-Datei herunterladen.
Den Export finden Sie in der Benutzerverwaltung über Aktionen → Benutzer exportieren (CSV).
Für den Export sind mindestens Administrator-Rechte erforderlich.
Inhalt der CSV-Datei
| Importierbare Stammdaten | Zusätzliche Informationen |
|---|---|
| Name | Rolle |
| E-Mail-Adresse | Status |
| Anschrift | Vorgesetzter |
| Bankverbindung | Spesengruppe |
| Kostenstelle | |
| Kostenträger | |
| Personalnummer | |
| Weitere importierbare Stammdaten |
Diese zusätzlichen Informationen dienen ausschließlich der Übersicht und werden beim späteren Import nicht berücksichtigt.
Die Datei ist UTF-8-codiert und kann direkt in Microsoft Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm geöffnet werden. Umlaute und Sonderzeichen werden dabei korrekt dargestellt.
Einsatzmöglichkeiten
Übersicht und Dokumentation
Der Export eignet sich als vollständige Übersicht aller angelegten Benutzer, beispielsweise für interne Dokumentationen oder Abstimmungen mit der Personalabteilung.
Stammdaten prüfen
Mit der CSV-Datei können Sie Ihre Benutzerdaten komfortabel überprüfen und fehlende Angaben schnell erkennen.
So lassen sich beispielsweise unvollständige Bankverbindungen identifizieren, die für den SEPA-Export der Reisekostenabrechnungen erforderlich sind.
Grundlage für den Benutzerimport
Sie können die exportierte Datei auch als Vorlage verwenden, um neue Benutzer anzulegen:
Exportierte CSV-Datei in Excel oder einem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen.
Neue Benutzer durch zusätzliche Zeilen ergänzen oder vorhandene Daten als Vorlage verwenden.
Die Datei anschließend über Aktionen → Benutzer importieren wieder importieren.
Die zusätzlichen Informationsspalten (z. B. Rolle oder Status) werden beim Import automatisch ignoriert und müssen nicht entfernt werden.
Bitte beachten Sie: Der Benutzerimport legt ausschließlich neue Benutzer an. Bereits vorhandene Benutzer werden nicht aktualisiert. Weitere Informationen zum Ablauf, zur Importvorschau und zu den einzelnen Feldern finden Sie im Hilfeartikel Benutzer importieren.