Mit der kostenlosen Spesenfuchs App erfassen Sie Belege mit Ihrem Smartphone oder Tablet und laden sie in den Belegeingang Ihrer Spesenfuchs Webanwendung hoch. Dort werden die Belege ausgelesen und weiterverarbeitet.
Wo bekomme ich die App?
Die App heißt im App Store und bei Google Play Spesenfuchs (Anbieter: Spesenfuchs GmbH) und ist kostenlos.
- Spesenfuchs im App Store (iPhone, iPad)
- Spesenfuchs bei Google Play (Android)
Welche Geräte werden unterstützt?
- Android ab Version 7.0
- iPhone und iPad ab iOS bzw. iPadOS 15
- Smartphones und Tablets
Auf großen Tablets zeigt die App zwei Spalten: links den Belegeingang, rechts den gewählten Beleg.
Wie melde ich mich an?
Sie melden sich mit Ihrem bestehenden Spesenfuchs-Zugang an, also mit E-Mail-Adresse und Passwort. In der App kann kein Konto angelegt werden. Falls Sie noch keinen Account haben, registrieren Sie sich zuerst in der Webanwendung unter https://app.spesenfuchs.de.
Wie scanne ich einen Beleg?
- Nach dem Login startet die App automatisch mit der Kamera. Beim ersten Mal fragt sie nach der Berechtigung für die Kamera.
- Falls Sie zuvor eine andere Funktion genutzt haben, tippen Sie unten auf den Scan-Button (Kamera-Symbol), um die Kamera erneut zu öffnen.
- Richten Sie die Kamera auf den Beleg. Die Kamera erkennt den Beleg und schneidet ihn zu.
- Der Scan wird automatisch erstellt oder kann manuell ausgelöst werden.
- Hat ein Beleg mehrere Seiten, scannen Sie alle Seiten nacheinander. Sie werden als ein PDF hochgeladen.
Scan-Funktionen
Während des Scans stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Blitz: für bessere Beleuchtung in dunklen Umgebungen
- Filter: optimiert die Lesbarkeit des Belegs
- Verschluss: manuelles Auslösen des Fotos
Tipps für gute Scans
- Halten Sie den Beleg vollständig im Bild.
- Nutzen Sie ausreichend Licht.
- Vermeiden Sie Schatten und Spiegelungen.
- Legen Sie den Beleg auf einen kontrastreichen Hintergrund.
Kann ich Belege aus anderen Apps teilen?
Ja. Fotos und PDFs, z. B. aus Ihren Fotos, Dateien, einer E-Mail oder den Downloads, teilen Sie über die Teilen-Funktion Ihres Geräts mit der Spesenfuchs App.
- Sie können bis zu 10 Dateien auf einmal teilen. Jede Datei wird ein eigener Beleg.
- Teilen Sie mehr als 10 Dateien, übernimmt die App die ersten 10 und zeigt einen Hinweis.
- Android: Teilen Sie Fotos und PDFs gemischt, erscheint Spesenfuchs nicht in der Auswahl. Teilen Sie Fotos und PDFs dann getrennt.
Was passiert nach dem Hochladen?
Die Belege landen im Belegeingang der Spesenfuchs Webanwendung. Dort werden sie automatisch ausgelesen (Texterkennung); E-Rechnungen werden direkt übernommen. Das Auslesen geschieht nicht in der App, sondern im Belegeingang.
Haben Sie keine Internetverbindung, bleiben die Belege in der App und werden automatisch hochgeladen, sobald wieder eine Verbindung besteht, auch beim erneuten Öffnen der App.
Was zeigt der Belegeingang in der App?
Die App zeigt die letzten 30 Belege Ihres Belegeingangs, auch solche, die Sie in der Webanwendung oder über die API hochgeladen haben. Ziehen Sie die Liste nach unten, um sie neu zu laden. Kurz nach dem Hochladen zeigt die Kachel eines Belegs eventuell Vorschau wird erstellt.
Was bedeutet „Nicht verarbeitet“?
Kann ein Beleg nach dem Hochladen nicht verarbeitet werden, z. B. ein PDF mit mehr als 15 Seiten, zeigt seine Kachel Nicht verarbeitet mit der Begründung. Wählen Sie dann Erneut versuchen oder Entfernen.
Kann ich Belege in der App bearbeiten?
Nein. Tippen Sie auf einen Beleg, sehen Sie oben das Original und darunter die erkannten Daten, z. B. Bezeichnung bzw. Händler, Gesamtbetrag, Belegart, Zahlungsart, Datum, Währung und die Mehrwertsteuer je Satz. Je nach Belegart kommen weitere Felder hinzu, z. B. beim Hotel An- und Abreise, Frühstück, Citytax und Parkgebühren, bei einer Bewirtung Mahlzeit, Getränke und Trinkgeld, bei Geschenken der Empfänger. Tippen Sie auf das Original, öffnet es sich groß; Bilder können Sie zoomen.
Die Daten werden in der App nur angezeigt. Bearbeiten Sie den Beleg in der Webanwendung. Löschen können Sie einen Beleg auch in der App.
Wie geht es mit dem Beleg weiter?
Die weitere Verarbeitung erledigen Sie in der Spesenfuchs Webanwendung unter Ausgaben → Belegeingang: Daten ergänzen, den Beleg als Einzelbeleg abrechnen oder einer Reise zuordnen und zur Freigabe einreichen. Den Statusverlauf sehen Sie ebenfalls nur in der Webanwendung. Sobald der Beleg weiterverarbeitet ist, verschwindet er aus dem Belegeingang und damit auch aus der App.
Wie schütze ich die App mit Face ID oder Fingerabdruck?
Auf Wunsch entsperren Sie die App mit Face ID, Touch ID bzw. Fingerabdruck oder dem Gerätecode. Die App bietet das einmal nach der Anmeldung bzw. nach dem Update an. In den Einstellungen schalten Sie die App-Sperre jederzeit ein oder aus.
- Die App sperrt sich beim Start und wenn sie mehr als 5 Minuten im Hintergrund war.
- Klappt das Entsperren nicht, wählen Sie Mit E-Mail und Passwort anmelden.
Was finde ich in den Einstellungen?
- Design: hell, dunkel oder wie das Gerät
- App-Sperre
- Abmelden
- Links zur Hilfe, zum Impressum, zu den AGB und zum Datenschutz
- Lizenzen
Häufige Fragen
Warum ist mein Beleg unscharf oder wird nicht erkannt?
Prüfen Sie Lichtverhältnisse und Position des Belegs (siehe Tipps für gute Scans). Die Daten liest der Belegeingang der Webanwendung aus; wie gut das gelingt, hängt von der Lesbarkeit des Belegs ab.
Wo finde ich meine gescannten Belege?
Im Belegeingang direkt in der App oder in der Webanwendung unter Ausgaben → Belegeingang.
Muss ich online sein?
Nein, scannen können Sie auch ohne Internet. Die Belege bleiben dann in der App und werden automatisch hochgeladen, sobald wieder eine Verbindung besteht.
In welcher Sprache wird die App angezeigt?
Die Sprache richtet sich nach der Sprache Ihres Kontos in der Webanwendung (Deutsch oder Englisch), nicht nach der Sprache des Geräts.