INHALTSVERZEICHNIS
Sie finden die Konfiguration der Schnittstellen unter Einstellungen -> Exporteinstellungen.
DATEV
Für den DATEV-Export benötigen Sie die Beraternummer und die Mandantennummer.
Beachten Sie, dass die Mandantennummer zwischen 1001 und 9999999 und die Beraternummer zwischen 1 und 99999 sein muss.
Wenn Sie die Option DATEV-Festschreibekennzeichen setzen, geben Sie den DATEV-Exporten die Information mit, dass die Buchung in Kanzlei Rechnungswesen festgeschrieben werden soll. Dadurch ist eine Änderung nicht mehr möglich.
lexoffice
lexoffice ist eine Online Buchhaltungssoftware. Wenn Sie lexoffice nutzen, können Sie hier die Schnittstelle konfigurieren und sämtliche Buchungen und Belege automatisch nach lexoffice übertragen.
Mit lexoffice verbinden
Klicken Sie auf den Button Mit lexoffice verbinden, um Spesenfuchs mit lexoffice zu verbinden. Geben Sie Ihre lexoffice Zugangsdaten bestehend aus E-Mail und Passwort in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf Anmelden. Als nächstes erhalten Sie eine Autorisierungsanfrage. Wählen Sie hier Zugriff erlauben aus. Dadurch erlauben Sie Spesenfuchs, Daten von lexoffice zu lesen und neue Daten zu erstellen.
Schnittstelle aktiv
Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie die Schnittstelle aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv. Dadurch wird der Export nach lexoffice in den Export Zielen (nur relevant für manuellen Export) eingeblendet und Sie können weitere Optionen festlegen.
Automatisch synchronisieren
Sie können einen manuellen Export nach lexoffice durchführen, wenn Sie im Hauptmenü unter Export lexoffice auswählen. Viel komfortabler ist aber der automatische Export. Sobald Sie die Schnittstelle einmal fertig eingerichtet haben, müssen Sie künftig nichts mehr für den Export tun. Jede Reise mit dem Status Erfassung beendet wird in der Nacht automatisch an lexoffice übertragen. Sie sehen dann auf dem Dashboard im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war, oder ob Sie manuell fehlende Informationen eingeben müssen.
Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
Durch diese Option erhalten Sie eine E-Mail, wenn der automatische Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden, bzw. ein Fehler aufgetreten ist. Wenn es keine Reisen für die Übertragung gibt, erhalten Sie auch keine E-Mail.
Nur Belege übertragen
Wollen Sie Pauschalen und Kilometer, die aus der Reisekostenabrechnung resultieren nicht nach lexoffice übertragen, sondern nur die Belege, dann aktivieren Sie diese Checkbox.
Nur Sammellieferant nutzen
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Reisekostenabrechnungen und die daraus entstehenden Buchungen nicht dem Kreditorenkonto des Mitarbeiters zuweisen wollen, sondern den Sammellieferant in lexoffice nutzen möchten.
Prüfen und Speichern
Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierbei wird automatisch eine Prüfung durchgeführt.
- Kann eine Verbindung mit lexoffice hergestellt werden
- Sind alle benötigten Kreditoren vorhanden
- Haben alle Benutzer in Spesenfuchs eine eindeutige Personalnummer
Spesenfuchs versucht, so viel zu automatisieren wie möglich. Bei manchen Informationen müssen Sie jedoch entscheiden und die korrekten Informationen hinterlegen. Bitte folgenden Sie den Anweisungen des Prüfungsassistenten.
Verbindung zu lexoffice trennen
Sie können eine bestehende Verbindung zu lexoffice über den Button Verbindung zu lexoffice trennen wieder aufheben. Die Verbindung wird automatisch aufgehoben, wenn Sie zu einer anderen Integration eine Verbindung herstellen.
sevDesk
sevDesk ist eine Online Buchhaltungssoftware. Wenn Sie sevDesk nutzen, können Sie hier die Schnittstelle konfigurieren und sämtliche Buchungen und Belege automatisch nach sevDesk übertragen.
sevDesk Token
Für die Verbindung mit sevDesk benötigen Sie Ihren persönlichen Token von sevDesk. Mit diesem authentifizieren Sie sich bei sevDesk als Benutzer. Sie finden den Token in der sevDesk Anwendung unter Einstellungen -> Benutzer. Wählen Sie Ihren Benutzer aus und klicken Sie neben dem Feld API-Token auf Einblenden. Kopieren Sie den kompletten Token und fügen Sie ihn in Spesenfuchs im Feld sevDesk Token ein. Als Videoanleitung ansehen
Schnittstelle aktiv
Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie die Schnittstelle aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv. Dadurch wird der Export nach sevDesk in den Export Zielen (nur relevant für manuellen Export) eingeblendet und Sie können weitere Optionen festlegen.
Automatisch synchronisieren
Sie können einen manuellen Export nach sevDesk durchführen, wenn Sie im Hauptmenü unter Export sevDesk auswählen. Viel komfortabler ist aber der automatische Export. Sobald Sie die Schnittstelle einmal fertig eingerichtet haben, müssen Sie künftig nichts mehr für den Export tun. Jede abgeschlossene Reise wird in der Nacht automatisch an sevDesk übertragen. Sie sehen dann auf dem Dashboard im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war, oder ob Sie manuell fehlende Informationen eingeben müssen.
Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
Durch diese Option erhalten Sie eine E-Mail, wenn der automatische Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden, bzw. ein Fehler aufgetreten ist. Wenn es keine Reisen für die Übertragung gibt, erhalten Sie auch keine E-Mail.
Prüfen und Speichern
Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierbei wird automatisch eine Prüfung durchgeführt.
- Kann eine Verbindung mit sevDesk hergestellt werden
- Ist der Kontenrahmen in sevDesk und Spesenfuchs identisch
- Sind alle benötigte Konten vorhanden
- Haben alle Benutzer in Spesenfuchs eine eindeutige Personalnummer
Spesenfuchs versucht, so viel zu automatisieren wie möglich. Bei manchen Informationen müssen Sie jedoch entscheiden und die korrekten Informationen hinterlegen. Bitte folgenden Sie den Anweisungen des Prüfungsassistenten.