INHALTSVERZEICHNIS
- BuchhaltungsButler API-KEY
- Schnittstelle aktiv
- Voraussetzungen für die Konfiguration
- Kreditoren und Verbindlichkeitskonten
- Kostenstellen und Kostenträger
- Andere Kontenrahmen als SKR03 und SKR04
- Prüfen und Speichern
- Automatisch synchronisieren
- Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
- Export mit Hinweisen
- Sonstige Hinweise
- Sonderfälle
BuchhaltungsButler ist eine Online-Buchhaltungssoftware. Wenn Sie BuchhaltungsButler nutzen, können Sie in Spesenfuchs die Schnittstelle konfigurieren und Buchungen sowie die dazugehörigen Belege an BuchhaltungsButler übertragen.
Die Übertragung kann entweder manuell oder automatisch erfolgen. Für einen erfolgreichen Export müssen einige Einstellungen in BuchhaltungsButler und Spesenfuchs übereinstimmen.
BuchhaltungsButler API-KEY
Für die Verbindung mit BuchhaltungsButler benötigen Sie Ihren persönlichen API-KEY von BuchhaltungsButler. Mit diesem authentifizieren Sie sich bei BuchhaltungsButler als Benutzer.
Sie finden den API-KEY in BuchhaltungsButler unter: Einstellungen → API-Zugang.
Wählen Sie dort den Partnerdienst Spesenfuchs aus und aktivieren Sie diesen. Anschließend wird Ihnen Ihr API-KEY angezeigt.
Kopieren Sie den vollständigen API-KEY und fügen Sie ihn in Spesenfuchs im Feld API-KEY ein.
Schnittstelle aktiv
Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie diese aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv.
Dadurch wird BuchhaltungsButler als Exportziel für den manuellen Export eingeblendet und Sie können weitere Einstellungen für die Schnittstelle vornehmen.
Voraussetzungen für die Konfiguration
Für einen erfolgreichen Export müssen bestimmte Einstellungen in BuchhaltungsButler und Spesenfuchs übereinstimmen.
- In beiden Systemen muss derselbe Kontenrahmen verwendet werden.
- Die Einstellung, ob ein Kreditoren-Sammelkonto verwendet wird, muss übereinstimmen.
- Die Einstellung, ob nur ein GwG-Sammelposten verwendet wird, muss übereinstimmen.
- Die Einstellung Kreditoren verwenden muss in beiden Systemen gleich sein.
- Die Einstellung vereinfachter Umfang unter Einstellungen → Kontenrahmen in BuchhaltungsButler darf nicht aktiviert sein. In diesem Fall stehen bestimmte Konten, die für die Reisekostenabrechnung benötigt werden, nicht zur Verfügung.
Wichtig: Einstellungen zwischen BuchhaltungsButler und Spesenfuchs werden nicht automatisch synchronisiert. Änderungen müssen daher gegebenenfalls in beiden Systemen vorgenommen werden.
Kreditoren und Verbindlichkeitskonten
Die Einstellung Kreditoren verwenden bestimmt, wie Ausgaben eines Benutzers in der Buchhaltung zugeordnet werden. Die Einstellung muss in Spesenfuchs und BuchhaltungsButler identisch sein.
Kreditoren verwenden = EIN
Wenn Sie Kreditoren verwenden, heißen die entsprechenden Felder in Spesenfuchs und in den Berichten Kreditor.
Die Kreditorennummern müssen im Bereich von 70001 bis 99999 liegen.
Die Kreditorennummern müssen manuell in Spesenfuchs und in BuchhaltungsButler angelegt werden. Achten Sie darauf, dass dieselbe Kreditorennummer in beiden Systemen verwendet wird.
Kreditoren verwenden = AUS
Wenn Sie ohne Kreditoren arbeiten, verwendet Spesenfuchs für die Buchung das beim jeweiligen Benutzer hinterlegte Verbindlichkeitskonto.
Für die Übertragung an BuchhaltungsButler werden Verbindlichkeitskonten aus folgenden Kontenbereichen unterstützt:
- 630 bis 755
- 1348 bis 1349
- 1371
- 1700 bis 1708
- 1730
- 1792
- 1890 bis 1899
Das in Spesenfuchs verwendete Verbindlichkeitskonto muss auch in BuchhaltungsButler vorhanden sein. Bei dem Verbindlichkeitskonto in BuchhaltungsButler muss es sich um ein sogenanntes Basiskonto handeln.
Sie müssen nicht sämtliche Konten in BuchhaltungsButler ändern. Entscheidend sind die Konten, die in Spesenfuchs tatsächlich für die zu exportierenden Buchungen verwendet werden.
Wenn das beim Benutzer hinterlegte Verbindlichkeitskonto nicht unterstützt wird, kann die zugehörige Ausgabe nicht vollständig exportiert werden.
Kostenstellen und Kostenträger
Wenn Sie in Spesenfuchs einen Kostenträger hinterlegen, wird dieser beim Export an BuchhaltungsButler in das Feld Kostenstelle 2 übertragen.
Die in Spesenfuchs erfasste Zuordnung steht damit auch in BuchhaltungsButler für die weitere Verarbeitung und Auswertung zur Verfügung.
Andere Kontenrahmen als SKR03 und SKR04
Die Schnittstelle ist insbesondere auf die in Spesenfuchs unterstützten Kontierungen für SKR03 und SKR04 ausgelegt. Wenn Sie einen anderen Kontenrahmen verwenden, beispielsweise SKR42, können die in BuchhaltungsButler vorhandenen oder dort vorbelegten Konten von den für die Schnittstelle unterstützten Kontenbereichen abweichen.
Dies betrifft insbesondere die Verbindlichkeitskonten, wenn Sie ohne Kreditoren arbeiten. Ein in BuchhaltungsButler vorhandenes oder vorbelegtes Konto ist daher nicht automatisch auch für die Übertragung über die Schnittstelle geeignet.
Prüfen Sie bei abweichenden Kontenrahmen insbesondere:
- welches Kreditoren- bzw. Verbindlichkeitskonto dem Benutzer in Spesenfuchs zugeordnet ist,
- ob dieses Konto in BuchhaltungsButler vorhanden ist,
- ob es sich in BuchhaltungsButler um ein Basiskonto handelt,
- ob das Konto innerhalb der für die Schnittstelle unterstützten Kontenbereiche liegt.
Wenn sich ein Sachverhalt mit dem verwendeten Kontenrahmen nicht direkt abbilden lässt, können Sie die Kontierung in Spesenfuchs unter Einstellungen → Buchhaltung anpassen.
Prüfen und Speichern
Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert und konfiguriert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Spesenfuchs führt dabei automatisch einige technische und organisatorische Prüfungen durch.
- Kann eine Verbindung mit BuchhaltungsButler hergestellt werden?
- Gibt es doppelte Kreditoren- oder Verrechnungskonten in Spesenfuchs?
- Hat jede Person eine eindeutige Personalnummer?
Bitte beachten Sie: Mit dieser Prüfung kann Spesenfuchs nicht vollständig feststellen, ob sämtliche in BuchhaltungsButler vorhandenen Konten für den späteren Export geeignet sind. Insbesondere bei abweichenden Kontenrahmen sollten Sie die verwendeten Konten zusätzlich prüfen.
Spesenfuchs versucht, so viel wie möglich zu automatisieren. Bei bestimmten Einstellungen und Kontierungen müssen Sie jedoch selbst festlegen, welche Konten verwendet werden sollen.
Automatisch synchronisieren
Sie können einen manuellen Export nach BuchhaltungsButler durchführen, indem Sie im Hauptmenü unter Export BuchhaltungsButler auswählen.
Komfortabler ist der automatische Export. Wenn Sie die Schnittstelle vollständig eingerichtet haben, werden abgeschlossene Ausgaben automatisch in der Nacht an BuchhaltungsButler übertragen.
Auf dem Dashboard sehen Sie im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war oder ob bei einzelnen Ausgaben noch Informationen fehlen bzw. Einstellungen korrigiert werden müssen.
Nach automatischem Export E-Mail an mich senden
Wenn Sie diese Option aktivieren, erhalten Sie eine E-Mail, sobald ein automatischer Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden oder bei der Übertragung Hinweise bzw. Fehler aufgetreten sind.
Wenn keine Ausgaben für die Übertragung vorhanden sind, erhalten Sie keine E-Mail.
Export mit Hinweisen
Spesenfuchs kann einen Export als „mit Hinweisen durchgeführt“ melden, wenn einzelne Ausgaben nicht vollständig verarbeitet werden konnten.
Dabei kann es vorkommen, dass ein zugehöriger Beleg bereits in BuchhaltungsButler sichtbar ist, die Buchungsdaten der Ausgabe jedoch nicht erfolgreich übertragen wurden.
Ein sichtbarer Beleg in BuchhaltungsButler bedeutet daher nicht automatisch, dass auch die dazugehörige Buchung vollständig exportiert wurde.
Warum wurde der Beleg übertragen, die Ausgabe aber nicht exportiert?
Bei der Übertragung an BuchhaltungsButler werden Belege und die dazugehörigen Buchungsinformationen verarbeitet. Wenn beispielsweise ein hinterlegtes Kreditoren- oder Verbindlichkeitskonto nicht verarbeitet werden kann, kann der Beleg bereits übertragen worden sein, während die zugehörige Buchung nicht erfolgreich exportiert wurde.
In diesem Fall nennt Spesenfuchs in der Exportmeldung die betroffenen Ausgaben.
Prüfen Sie bei einem Export mit Hinweisen insbesondere:
- ob in Spesenfuchs und BuchhaltungsButler derselbe Kontenrahmen verwendet wird,
- ob die Einstellung Kreditoren verwenden in beiden Systemen identisch ist,
- ob beim betroffenen Benutzer das richtige Kreditoren- bzw. Verbindlichkeitskonto hinterlegt ist,
- ob dieses Konto in BuchhaltungsButler vorhanden ist,
- ob das Konto in BuchhaltungsButler korrekt als Basiskonto eingerichtet ist,
- ob das verwendete Verbindlichkeitskonto innerhalb der unterstützten Kontenbereiche liegt.
Korrigieren Sie die betreffende Einstellung und führen Sie den Export anschließend erneut durch.
Sonstige Hinweise
- Die Einstellung, ob Sie den Mahlzeitenabzug direkt von der Tagespauschale oder als separate Buchung vornehmen möchten, finden Sie unter Einstellungen → Buchhaltung → Berechnung.
- Bei der Aufteilung von Bewirtungskosten nach 70/30 ist zu beachten, dass BuchhaltungsButler keine Splitbuchungen importieren kann. Daher wird der vollständige Betrag übertragen und die Aufteilung muss anschließend manuell in BuchhaltungsButler vorgenommen werden.
- Bei anderen Kontenrahmen als SKR03 oder SKR04 können unter Umständen nicht alle Sachverhalte direkt abgebildet werden. Konten können in Spesenfuchs unter Einstellungen → Buchhaltung angepasst werden.
Sonderfälle
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG)
Das Konto für Geringwertige Wirtschaftsgüter SKR03 0480 / SKR04 0670 ist in BuchhaltungsButler standardmäßig nicht enthalten.
Wenn Sie Belege mit der Belegart Geringwertige Wirtschaftsgüter in Spesenfuchs erfassen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Aktivieren Sie in den Exporteinstellungen die Option Nur GwG-Sammelposten nutzen.
- Oder verwenden Sie in Spesenfuchs einen benutzerdefinierten Kontenrahmen und tragen Sie bei der Belegart für GwG das entsprechende Konto aus BuchhaltungsButler ein, beispielsweise 4855 bei SKR03.
Von Firma bezahlte Ausgaben
Auch von der Firma bezahlte Ausgaben werden auf das hinterlegte Kreditoren- bzw. Verbindlichkeitskonto gebucht.
Die Ausgaben erhalten in BuchhaltungsButler automatisch einen Hinweis, dass sie von der Firma bezahlt wurden und nicht an den Mitarbeiter erstattet werden müssen. Ordnen Sie diesen Ausgaben anschließend die entsprechende Bankbuchung in BuchhaltungsButler zu.