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Export

Mit dem Export können Sie Ihre Reisen bequem an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater übergeben.

Inhalt

Voraussetzungen

  • Um eine Reise exportieren zu können, muss die Erfassung der Reise abgeschlossen sein.
  • Wenn Sie Spesenfuchs TEAM verwenden, müssen Sie mindestens die Rolle eines Administrators haben.
  • Für einen DATEV-Export wird Ihre Mandantennummer und Ihre Beraternummer benötigt. Tragen Sie die Nummern in den Einstellungen/Export ein.
  • Prüfen Sie für eine korrekte Verbuchung, das Konto für den Mitarbeiter und für die Zahlungsarten.


Status einer Reise

Eine Reise kann einen der folgenden Status haben:

  • In Erfassung
  • Erfassung beendet
  • Exportiert

Wird eine neue Reise erstellt, ist diese In Erfassung. Solange die Reise diesen Status hat, kann sie bearbeitet werden und wird bei einem Export nicht angezeigt.

Sind alle Daten für die Reise eingegeben worden, dann kann der Status auf Erfassung beendet gesetzt werden. Die Reise ist anschließend gesperrt und kann nicht mehr verändert werden. Diese Reise kann jetzt exportiert werden. Es können erneut Änderungen an der Reise vorgenommen werden, wenn der Status zurück auf In Erfassung gesetzt wird.

Wurde ein Export der Reise durchgeführt, erhält sie im Regelfall den Status Exportiert. Je nach gewählter Einstellung wird diese Reise danach auch nicht erneut zum Export angeboten. Durch diesen Status kann die Reise nur durch einen Administrator wieder zur Erfassung freigegeben werden. 


Verändern des Status

  1. Sie befinden sich im Dashboard, der Reiseliste, in der Suche oder innerhalb einer Reise.
  2. Sie können den Status einer Reise verändern, indem Sie auf den Status klicken.
  3. Wenn Sie eine Reise von In Erfassung auf Erfassung beendet setzen, können Sie die Checkbox Bearbeitung von allen Reisen beenden setzen. Dadurch müssen Sie bei mehreren Reisen den Status nicht einzeln umsetzen.
  4. Wenn Sie eine Reise erneut bearbeiten müssen, kann der Status auf die gleiche Weise zurückgesetzt werden.
  5. Wird ein Export durchgeführt, dann wird der Status einer Reise auf Exportiert gesetzt, wenn die Reise im Export Zeitraum lag und die Option Reise nach Export auf Status Exportiert setzen ausgewählt war. Diesen Status kann nur ein Administrator zurücksetzen. 


Export Formate

Es gibt verschiedene Formate, in die Sie die Daten aus Spesenfuchs exportieren können. Je nachdem, ob Sie die Daten in eine Buchhaltungssoftware importieren, Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen, oder sie zb. in Microsoft Excel weiterverarbeiten möchten.

  • DATEV - Nur Buchungsdaten

Es wird eine CSV-Datei im DATEV-Format erzeugt. Diese Datei enthält die Buchungsdaten zu Ihren Reisen. Entpacken Sie die ZIP-Datei nach dem Download und importieren Sie die Datei anschließend in Ihre Buchhaltungslösung oder geben Sie die Datei Ihrem Steuerberater. Belegbilder werden bei diesem Export nicht exportiert.

  • DATEV - Buchungsdaten und Belegbilder

Es wird ebenfalls eine CSV-Datei im DATEV-Format erzeugt. Zusätzlich werden auch die Belegbilder exportiert und zu den entsprechenden Buchungen in der CSV-Datei verlinkt. Dadurch können Sie Ihrem Steuerberater die Belege digital übergeben. Die erstellte ZIP-Datei enthält die CSV-Datei und eine weitere ZIP-Datei. Entpacken Sie die enthaltene ZIP-Datei nicht. Diese muss zusammen mit der CSV-Datei an den Steuerberater gehen.

  • DATEV - Belegdaten mit Belegbildern

Es werden nur die Belege mit den Belegdaten wie Betrag, Umsatzsteuer, usw. exportiert. Es wird eine ZIP-Datei mit den Belegbildern und XML-Dateien erzeugt, die Ihr Steuerberater importieren kann.

  • Weitere - Excel Format kurz

Übersicht über alle Reisen - eine Zeile je Reise mit der Zusammenfassung der Daten der Reise.

  • Weitere - Excel Format lang

Alle Buchungen der ausgewählten Reisen inclusive sämtlicher Daten. Eine Zeile je Buchung.

Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Dateiformaten finden Sie unter: https://www.spesenfuchs.de/datev-export-von-reisekosten/


Export durchführen

  1.  Starten Sie den Export über das Hauptmenü oder über das Dashboard
  2. Wählen Sie den Exportzeitraum aus. Beachten Sie, dass der Bereich im gleichen Kalenderjahr liegen muss.
  3. Kontrollieren Sie die gesetzten Optionen. Wenn Sie bereits exportierte Reisen erneut exportieren aktivieren, beachten Sie bitte, dass dies zu Duplikaten in Ihrer Buchhaltung führen kann. Gleiches gilt für die Option Reisen nach Export auf Status Exportiert setzen. Diese Einstellung kann zur Überprüfung des Exportes nützlich sein, sollte aber ansonsten nicht deaktiviert werden.
  4. Wählen Sie das Format für Ihren Export aus. Sie können mehrere Exportformate in einem Durchgang erstellen. 
  5. Klicken Sie auf Vorschau, um fortzufahren. Sie erhalten eine Übersicht über die Reisen, die exportiert werden. Wenn Sie eine oder mehrere Reisen nicht exportieren möchten, entfernen Sie die Reise mit dem X. 
  6. Wenn alles korrekt ist, dann starten Sie den Export mit der entsprechenden Schaltfläche.
  7. Sie wechseln auf die Seite Download. Hier stehen Ihnen alle Exportdateien für 10 Tage zum Download zur Verfügung. Anschließend werden sie automatisch gelöscht.
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