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lexoffice Export Schnittstelle

INHALTSVERZEICHNIS

lexoffice ist eine Online Buchhaltungssoftware. Wenn Sie lexoffice nutzen, können Sie hier die Schnittstelle konfigurieren und sämtliche Buchungen und Belege automatisch nach lexoffice übertragen.

Mit lexoffice verbinden

Klicken Sie auf den Button Mit lexoffice verbinden, um Spesenfuchs mit lexoffice zu verbinden. Geben Sie Ihre lexoffice Zugangsdaten bestehend aus E-Mail und Passwort in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf Anmelden. Als nächstes erhalten Sie eine Autorisierungsanfrage. Wählen Sie hier Zugriff erlauben aus. Dadurch erlauben Sie Spesenfuchs, Daten von lexoffice zu lesen und neue Daten zu erstellen.

Schnittstelle aktiv

Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie die Schnittstelle aktivieren. Setzen Sie dazu den Haken bei Schnittstelle aktiv. Dadurch wird der Export nach lexoffice in den Export Zielen (nur relevant für manuellen Export) eingeblendet und Sie können weitere Optionen festlegen.

Automatisch synchronisieren

Sie können einen manuellen Export nach lexoffice durchführen, wenn Sie im Hauptmenü unter Export lexoffice auswählen. Viel komfortabler ist aber der automatische Export. Sobald Sie die Schnittstelle einmal fertig eingerichtet haben, müssen Sie künftig nichts mehr für den Export tun. Jede Reise mit dem Status Erfassung beendet wird in der Nacht automatisch an lexoffice übertragen. Sie sehen dann auf dem Dashboard im Bereich Export, ob die Übertragung erfolgreich war, oder ob Sie manuell fehlende Informationen eingeben müssen.

Nach automatischem Export E-Mail an mich senden

Durch diese Option erhalten Sie eine E-Mail, wenn der automatische Export durchgeführt wurde und Daten übertragen wurden, bzw. ein Fehler aufgetreten ist. Wenn es keine Reisen für die Übertragung gibt, erhalten Sie auch keine E-Mail.

Nur Belege übertragen

Wollen Sie Pauschalen und Kilometer, die aus der Reisekostenabrechnung resultieren nicht nach lexoffice übertragen, sondern nur die Belege, dann aktivieren Sie diese Checkbox.

Nur Sammellieferant nutzen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Reisekostenabrechnungen und die daraus entstehenden Buchungen nicht dem Kreditorenkonto des Mitarbeiters zuweisen wollen, sondern den Sammellieferant in lexoffice nutzen möchten.

Prüfen und Speichern

Wenn Sie die Schnittstelle aktiviert haben, speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierbei wird automatisch eine Prüfung durchgeführt. 

  • Kann eine Verbindung mit lexoffice hergestellt werden
  • Sind alle benötigten Kreditoren vorhanden
  • Haben alle Benutzer in Spesenfuchs eine eindeutige Personalnummer

Spesenfuchs versucht, so viel zu automatisieren wie möglich. Bei manchen Informationen müssen Sie jedoch entscheiden und die korrekten Informationen hinterlegen. Bitte folgenden Sie den Anweisungen des Prüfungsassistenten.

Verbindung zu lexoffice trennen

Sie können eine bestehende Verbindung zu lexoffice über den Button Verbindung zu lexoffice trennen wieder aufheben. Die Verbindung wird automatisch aufgehoben, wenn Sie zu einer anderen Integration eine Verbindung herstellen.

lexoffice Konten

lexoffice kennt nur eine eingeschränkte Menge an Konten. Spesenfuchs bildet die Konten wie folgt ab:

Bezeichnung des KontosSKR03SKR04lexoffice Bezeichnung
Kfz - Steuern45107685KFZ-Steuer
Kfz-Versicherungen45206520KFZ-Versicherungen
Laufende Kfz-Betriebskosten45306530Benzin
Geschenke abzugsfähig ohne § 37b EStG46306610Geschenke
Bewirtungskosten46506640Bewirtungskosten
Reisekosten allgemein46606650Reise MA
Kilometergelderstattung Arbeitnehmer46686668Fahrtkosten MA
Porto49106800Porto
Telefon49206805Festnetz
Telefax und Internetkosten49256810Internet
Bürobedarf49306815Bürobedarf
Zeitschriften, Bücher49406820Zeitschriften/Bücher
Fortbildungskosten49456821Fortbildung
Fahrzeugkosten45006500Fahrzeug
Kfz-Reparaturen45406540Inspektion/Reparatur
Garagenmiete45506550Stellplatz/Garagenmiete
Mautgebühren45606580Mautgebühren
Mietleasing-Kfz45706560Mietleasing KFZ
Sonstige Kfz-Kosten45806570Sonstige KFZ-Kosten
Kfz-Kosten für betrieblich genutzte zum Privatvermögen gehörende Kraftfahrzeuge45906590Kosten betriebl. Nutzung KFZ im Privatvermögen
Aufmerksamkeiten46536643Betriebliche Besprechungen
Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten46546644Bewirtungskosten (nicht abziehbar)
Reisekosten Unternehmer46706670Reisen
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand46766680Übernachtungskosten
Sonstige betriebliche Aufwendungen49006300Sonstige Ausgaben
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten46636663Fahrtkosten MA
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand46646664Verpflegungsmehraufw. MA
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand46666660Übernachtung MA
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten46736673Bahn-/Flugticket, Mietwagen
Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand46746674Verpflegungsmehraufwendungen
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand46766676Übernachtungskosten
Buchungen auf dieses Konto müssen manuell angelegt werden, die lexoffice API erlaubt keine Buchungen auf dieses Konto
Geringwertiges Wirtschaftsgut(Status Selbständig)480670
Diese Konten kennt die lexoffice API nicht - Belege können nicht übertragen werden
Geschenke nicht abzugsfähig ohne § 37b EStG46356620
Buß-/Verwarnungsgeld46556645
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