Die Seite Prüfen und Freigabe rufen Sie über das Menü Team → Prüfen und Freigabe auf. Der Menüpunkt wird angezeigt, wenn der angemeldete Benutzer über die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger) verfügt und als Genehmiger für Mitarbeiter eingesetzt wird.
Welche Mitarbeiter ein Benutzer prüfen und freigeben darf, legen Sie in der Benutzerverwaltung auf der Seite Prüfung/Freigabe fest. Einem Mitarbeiter können ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet werden.
Die Genehmigungsansicht teilt sich in die Bereiche In Prüfung und Freigegeben auf.
In Prüfung
Im Bereich In Prüfung sehen Sie alle Ausgaben der Ihnen zugeordneten Mitarbeiter, die aktuell zur Prüfung vorliegen.
Über die Mitarbeiterauswahl können Sie die Ansicht auf einzelne Mitarbeiter einschränken oder sich die Ausgaben aller zugeordneten Mitarbeiter anzeigen lassen.
Bei Reisen können die einzelnen Bereiche über den Pfeil auf der rechten Seite aufgeklappt werden. Dadurch können Sie weitere Details zur Reise und zu den enthaltenen Ausgaben einsehen.
Nach der Prüfung stehen Ihnen direkt bei der jeweiligen Ausgabe zwei Aktionen zur Verfügung:
- Grüner Haken: Die Ausgabe wird freigegeben.
- Rotes X: Die Ausgabe wird abgelehnt. Bei der Ablehnung muss eine Begründung für den Mitarbeiter angegeben werden.
Wird eine Ausgabe abgelehnt, kann der Mitarbeiter die erforderlichen Korrekturen vornehmen und sie anschließend erneut zur Prüfung einreichen.
Originalbeleg anzeigen
Bei Belegen können Sie über das Büroklammer-Symbol den hochgeladenen Originalbeleg anzeigen. Dies gilt sowohl für Einzelbelege als auch für Belege, die zu einer Reise gehören.
Klicken Sie auf die Büroklammer, um den Originalbeleg zu öffnen. So können Sie den hochgeladenen Beleg direkt während der Prüfung mit den in Spesenfuchs erfassten Belegdaten vergleichen.
Zusätzliche Informationen bei Bewirtungsbelegen
Bei einem Bewirtungsbeleg wird zusätzlich ein i-Symbol angezeigt. Durch Anklicken des Symbols öffnet sich ein Informationsdialog mit den zum Bewirtungsbeleg erfassten zusätzlichen Angaben.
Dort sehen Sie:
- die bewirteten Personen,
- den Ort der Bewirtung,
- den Anlass der Bewirtung und
- ob nur interne Mitarbeiter bewirtet wurden.
So können Sie die für den Bewirtungsbeleg hinterlegten Angaben direkt während der Prüfung einsehen, ohne die Genehmigungsansicht verlassen zu müssen.
Fremdwährungen und Wechselkurse
Bei Belegen in Fremdwährungen wird neben dem Betrag ein Symbol angezeigt, über das die verwendeten Wechselkursinformationen eingesehen werden können.
- Ein grünes Symbol zeigt an, dass für die Umrechnung der Fremdwährung der automatisch ermittelte Systemkurs verwendet wurde.
- Ein oranges Symbol zeigt an, dass der Mitarbeiter einen benutzerdefinierten Wechselkurs hinterlegt hat.
Durch Anklicken des Symbols öffnet sich eine Detailansicht mit den verwendeten Wechselkursinformationen. Dort werden angezeigt:
- der tatsächlich verwendete Wechselkurs,
- der automatisch ermittelte Systemkurs,
- das Kursdatum des Systemkurses,
- der Fremdwährungsbetrag und
- der daraus berechnete Eurobetrag.
Wurde ein benutzerdefinierter Wechselkurs verwendet, zeigt Spesenfuchs zusätzlich die Auswirkung auf die Erstattung an. Sie sehen, ob die Erstattung gegenüber dem Systemkurs höher oder niedriger ausfällt und um welchen Betrag sie abweicht.
Dadurch können Sie bei der Genehmigung nachvollziehen, warum der Mitarbeiter einen anderen Wechselkurs verwendet hat und welche finanziellen Auswirkungen dies hat.
Mehrere Genehmiger
Einem Mitarbeiter können mehrere Genehmiger zugeordnet sein. Reicht der Mitarbeiter eine Ausgabe zur Prüfung ein, wird diese den zugeordneten Genehmigern in der Ansicht In Prüfung angezeigt.
Aktuell gilt die Genehmigungsregel Eine Genehmigung genügt. Sobald einer der zugeordneten Genehmiger die Ausgabe über den grünen Haken freigibt, ist die Genehmigung abgeschlossen. Eine zusätzliche Freigabe durch die anderen Genehmiger ist nicht erforderlich.
Die Zuordnung der Genehmiger und die Genehmigungsregel verwalten Sie in der Benutzerverwaltung auf der Seite Prüfung/Freigabe.
Freigegeben
Der Bereich Freigegeben zeigt alle bereits genehmigten Ausgaben der letzten 180 Tage an.
Weitere Informationen
Weitere Informationen über den Genehmigungsworkflow finden Sie hier.