Genehmigungsworkflow

Mithilfe des Genehmigungsworkflows können Sie Ausgaben von Mitarbeitern durch einen oder mehrere Genehmiger prüfen lassen. Die Genehmiger können die Ausgaben freigeben oder ablehnen. Durch die Freigabe besteht die Möglichkeit, die Ausgabe anschließend an die Buchhaltung zu exportieren.

Wird eine Ausgabe abgelehnt, kann der Mitarbeiter Korrekturen vornehmen und sie anschließend erneut zur Prüfung einreichen.

Genehmigungsworkflow nutzen

Um den Genehmigungsworkflow zu nutzen, müssen Sie zunächst festlegen, welche Benutzer als Genehmiger eingesetzt werden können und anschließend die entsprechenden Mitarbeiter zuordnen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie TEAM → Verwaltung.
2. Wählen Sie den Benutzer, der Ausgaben genehmigen soll, über seinen Namen aus und wechseln Sie auf den Reiter Rollen/Rechte.
3. Aktivieren Sie die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger) und speichern Sie die Änderung.
4. Wechseln Sie auf den Reiter Prüfung/Freigabe. Im unteren Bereich Für wen ist … Genehmiger? können Sie dem ausgewählten Genehmiger über Mitarbeiter hinzufügen die Mitarbeiter zuordnen, deren Ausgaben er prüfen und freigeben soll.

Alternativ können Sie die Zuordnung aus Sicht des Mitarbeiters vornehmen. Öffnen Sie dazu TEAM → Verwaltung → Benutzer über den Namen auswählen → Reiter Prüfung/Freigabe des Mitarbeiters. Im oberen Bereich Wer genehmigt die Ausgaben von …? können Sie diesem Mitarbeiter über Genehmiger hinzufügen einen oder mehrere Genehmiger zuordnen.

Mehrere Genehmiger

Einem Mitarbeiter können mehrere Genehmiger zugeordnet werden. Umgekehrt kann ein Genehmiger für mehrere Mitarbeiter zuständig sein. So kann zum Beispiel eine zweite Person die Ausgaben prüfen, während der eigentliche Genehmiger im Urlaub ist.

Aktuell gilt die Genehmigungsregel Eine Genehmigung genügt. Die Genehmigung ist einstufig: Es zählt die erste Entscheidung eines der zugeordneten Genehmiger. Gibt ein Genehmiger die Ausgabe frei, ist sie freigegeben. Lehnt ein Genehmiger sie ab, ist sie abgelehnt. Die anderen Genehmiger müssen nicht mehr entscheiden.

Die Regel Alle müssen genehmigen ist in der Oberfläche bereits zu sehen, aber als Demnächst verfügbar gekennzeichnet. Sie kann noch nicht genutzt werden.

Die Genehmiger und die Genehmigungsregel verwalten Sie im Reiter Prüfung/Freigabe.

Mitarbeiter ohne Genehmiger

Wenn Sie einem Mitarbeiter keinen Genehmiger zuordnen, erfasst dieser seine Ausgaben und gibt sie direkt selbst frei. Die Ausgaben durchlaufen in diesem Fall keinen Genehmigungsworkflow.

Ablauf der Genehmigung

1. Der Mitarbeiter erfasst seine Belege und Reisen.
2. Ist er mit der Erfassung fertig, klickt er auf den Status In Erfassung, um den Status zu wechseln.
3. Im erscheinenden Dialog kann der Mitarbeiter eine Bemerkung für die Genehmiger erfassen und die Ausgabe zur Prüfung einreichen.
4. Die zugeordneten Genehmiger erhalten auf dem Dashboard und per E-Mail einen Hinweis, dass eine Ausgabe zur Prüfung vorliegt.
5. Die Genehmiger öffnen unter dem Menüpunkt TEAM die Genehmigungsansicht Prüfen und Freigabe und öffnen dort die zu prüfende Ausgabe.
6. Nach der Prüfung kann ein Genehmiger die Ausgabe freigeben oder mit einer Begründung ablehnen.
7. Der Mitarbeiter erhält auf dem Dashboard bzw. per E-Mail eine Information über das Ergebnis der Prüfung.

Sind mehrere Genehmiger zugeordnet und gilt die Regel Eine Genehmigung genügt, gilt die erste Entscheidung: Die Ausgabe ist freigegeben bzw. abgelehnt, sobald einer der Genehmiger sie freigegeben oder abgelehnt hat.

Wird die Ausgabe abgelehnt, kann der Mitarbeiter die erforderlichen Änderungen vornehmen und die Ausgabe anschließend erneut zur Prüfung einreichen.

Als Stellvertreter Ausgaben erfassen

Stellvertreter und zusätzliche Genehmiger sind zwei verschiedene Funktionen: Ein Stellvertreter erfasst Ausgaben für einen Mitarbeiter (Reiter Stellvertreter). Wer die Ausgaben genehmigt, legen Sie im Reiter Prüfung/Freigabe fest.

Wenn Sie als Stellvertreter Ausgaben für einen Mitarbeiter erfassen, gilt für diese Ausgaben der Genehmigungsworkflow des Mitarbeiters.

Sind dem Mitarbeiter ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet, wird die Ausgabe zur Prüfung an diese Genehmiger übermittelt. Dies gilt auch dann, wenn Sie als Stellvertreter eigene Ausgaben selbst freigeben dürfen oder Ihnen selbst andere Genehmiger zugeordnet sind.

Als Stellvertreter erhalten Sie ebenfalls eine E-Mail und eine Information auf dem Dashboard über das Ergebnis der Prüfung.

Genehmiger-Zuordnungen ändern oder entfernen

Genehmiger können im Reiter Prüfung/Freigabe jederzeit hinzugefügt oder aus einer bestehenden Zuordnung entfernt werden.

Sie können die Zuordnung aus beiden Richtungen verwalten:

• Im oberen Bereich entfernen Sie einen Genehmiger des aktuell ausgewählten Mitarbeiters über das X am rechten Rand der entsprechenden Zeile.
• Im unteren Bereich entfernen Sie einen Mitarbeiter des aktuell ausgewählten Genehmigers ebenfalls über das X am rechten Rand der entsprechenden Zeile.

Sind einem Mitarbeiter mehrere Genehmiger zugeordnet, können einzelne Genehmiger entfernt werden, auch wenn für den Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen. Voraussetzung ist, dass mindestens ein weiterer Genehmiger zugeordnet bleibt.

Wichtig: Der letzte Genehmiger eines Mitarbeiters kann nicht entfernt werden, solange für diesen Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen.

Möchten Sie den letzten Genehmiger entfernen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Ordnen Sie dem Mitarbeiter zunächst einen anderen Genehmiger zu. Anschließend kann der bisherige Genehmiger entfernt werden.
• Bearbeiten Sie zunächst alle noch zur Prüfung vorliegenden Ausgaben. Sobald keine Ausgaben mehr zur Prüfung vorliegen, kann auch der letzte Genehmiger entfernt werden.
• Ausgaben, die sich noch in Prüfung befinden, können gegebenenfalls wieder auf In Erfassung zurückgesetzt werden. Liegen anschließend keine Ausgaben mehr zur Prüfung vor, kann die Zuordnung entfernt werden.

Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwaltung von Genehmigern finden Sie im Artikel Prüfung/Freigabe.