Genehmigungsworkflow

Mithilfe des Genehmigungsworkflows können Sie Ausgaben von Mitarbeitern durch einen oder mehrere Genehmiger prüfen lassen. Die Genehmiger können die Ausgaben freigeben oder ablehnen. Durch die Freigabe besteht die Möglichkeit, die Ausgabe anschließend an die Buchhaltung zu exportieren.

Wird eine Ausgabe abgelehnt, kann der Mitarbeiter Korrekturen vornehmen und sie anschließend erneut zur Prüfung einreichen.

Ein Video, welches den Workflow beschreibt, finden Sie hier: Video Genehmigungsworkflow.

Genehmigungsworkflow nutzen

Um den Genehmigungsworkflow zu nutzen, müssen Sie zunächst festlegen, welche Benutzer als Genehmiger eingesetzt werden können und anschließend die entsprechenden Mitarbeiter zuordnen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
2. Wählen Sie den Benutzer aus, der Ausgaben genehmigen soll, und wechseln Sie auf die Seite Rollen/Rechte.
3. Aktivieren Sie die Berechtigung Für Benutzer Ausgaben freigeben (Genehmiger) und speichern Sie die Änderung.
4. Wechseln Sie auf die Seite Prüfung/Freigabe. Im unteren Bereich können Sie dem ausgewählten Genehmiger die Mitarbeiter zuordnen, deren Ausgaben er prüfen und freigeben soll.

Alternativ können Sie die Zuordnung aus Sicht des Mitarbeiters vornehmen. Öffnen Sie dazu den gewünschten Mitarbeiter und wechseln Sie auf die Seite Prüfung/Freigabe. Im oberen Bereich können Sie diesem Mitarbeiter einen oder mehrere Genehmiger zuordnen.

Mehrere Genehmiger

Einem Mitarbeiter können mehrere Genehmiger zugeordnet werden. Umgekehrt kann ein Genehmiger für mehrere Mitarbeiter zuständig sein.

Aktuell gilt die Genehmigungsregel Eine Genehmigung genügt. Sind einem Mitarbeiter mehrere Genehmiger zugeordnet, reicht die Freigabe durch einen der Genehmiger aus. Sobald ein Genehmiger die Ausgabe freigibt, ist keine weitere Freigabe durch die anderen zugeordneten Genehmiger erforderlich.

Die Genehmiger und die Genehmigungsregel verwalten Sie auf der Seite Prüfung/Freigabe.

Mitarbeiter ohne Genehmiger

Wenn Sie einem Mitarbeiter keinen Genehmiger zuordnen, erfasst dieser seine Ausgaben und gibt sie direkt selbst frei. Die Ausgaben durchlaufen in diesem Fall keinen Genehmigungsworkflow.

Ablauf der Genehmigung

1. Der Mitarbeiter erfasst seine Belege und Reisen.
2. Ist er mit der Erfassung fertig, klickt er auf den Status In Erfassung, um den Status zu wechseln.
3. Im erscheinenden Dialog kann der Mitarbeiter eine Bemerkung für die Genehmiger erfassen und die Ausgabe zur Prüfung einreichen.
4. Die zugeordneten Genehmiger erhalten auf dem Dashboard und per E-Mail einen Hinweis, dass eine Ausgabe zur Prüfung vorliegt.
5. Die Genehmiger öffnen unter dem Menüpunkt TEAM die Genehmigungsansicht Prüfen und Freigabe und öffnen dort die zu prüfende Ausgabe.
6. Nach der Prüfung kann ein Genehmiger die Ausgabe freigeben oder mit einer Begründung ablehnen.
7. Der Mitarbeiter erhält auf dem Dashboard bzw. per E-Mail eine Information über das Ergebnis der Prüfung.

Sind mehrere Genehmiger zugeordnet und gilt die Regel Eine Genehmigung genügt, ist die Genehmigung abgeschlossen, sobald einer der Genehmiger die Ausgabe freigegeben hat.

Wird die Ausgabe abgelehnt, kann der Mitarbeiter die erforderlichen Änderungen vornehmen und die Ausgabe anschließend erneut zur Prüfung einreichen.

Als Stellvertreter Ausgaben erfassen

Wenn Sie als Stellvertreter Ausgaben für einen Mitarbeiter erfassen, gilt für diese Ausgaben der Genehmigungsworkflow des Mitarbeiters.

Sind dem Mitarbeiter ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet, wird die Ausgabe zur Prüfung an diese Genehmiger übermittelt. Dies gilt auch dann, wenn Sie als Stellvertreter eigene Ausgaben selbst freigeben dürfen oder Ihnen selbst andere Genehmiger zugeordnet sind.

Als Stellvertreter erhalten Sie ebenfalls eine E-Mail und eine Information auf dem Dashboard über das Ergebnis der Prüfung.

Genehmiger-Zuordnungen ändern oder entfernen

Genehmiger können auf der Seite Prüfung/Freigabe jederzeit hinzugefügt oder aus einer bestehenden Zuordnung entfernt werden.

Sie können die Zuordnung aus beiden Richtungen verwalten:

• Im oberen Bereich entfernen Sie einen Genehmiger des aktuell ausgewählten Mitarbeiters über das X am rechten Rand der entsprechenden Zeile.
• Im unteren Bereich entfernen Sie einen Mitarbeiter des aktuell ausgewählten Genehmigers ebenfalls über das X am rechten Rand der entsprechenden Zeile.

Sind einem Mitarbeiter mehrere Genehmiger zugeordnet, können einzelne Genehmiger entfernt werden, auch wenn für den Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen. Voraussetzung ist, dass mindestens ein weiterer Genehmiger zugeordnet bleibt.

Wichtig: Der letzte Genehmiger eines Mitarbeiters kann nicht entfernt werden, solange für diesen Mitarbeiter noch Ausgaben zur Prüfung vorliegen.

Möchten Sie den letzten Genehmiger entfernen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Ordnen Sie dem Mitarbeiter zunächst einen anderen Genehmiger zu. Anschließend kann der bisherige Genehmiger entfernt werden.
• Bearbeiten Sie zunächst alle noch zur Prüfung vorliegenden Ausgaben. Sobald keine Ausgaben mehr zur Prüfung vorliegen, kann auch der letzte Genehmiger entfernt werden.
• Ausgaben, die sich noch in Prüfung befinden, können gegebenenfalls wieder auf In Erfassung zurückgesetzt werden. Liegen anschließend keine Ausgaben mehr zur Prüfung vor, kann die Zuordnung entfernt werden.

Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwaltung von Genehmigern finden Sie auf der Seite Prüfung/Freigabe.