Der Belegeingang Ist eine Vorerfassung Ihrer Belege und unterstützt Sie dabei, Ihre Belege im Vorfeld oder während einer Reise zu sammeln und diese zu einem späteren Zeitpunkt einer Reise zuzuordnen oder als Einzelbelege abzurechnen.
Belege hochladen
- Die hochgeladenen Belege werden immer der aktuell angemeldeten Person zugeordnet. Die Zuordnung kann später geändert werden. (nur TEAM)
- Belege können auf verschiedene Arten in den Belegeingang hochgeladen werden:
- Selektieren Sie bis zu 10 Belege und ziehen Sie sie per Maus (Drag & Drop) in den dafür vorgesehenen Upload-Bereich.
- Klicken Sie auf das +-Symbol um bis zu 10 Belege auszuwählen.
- Klicken Sie in den Upload-Bereich und wählen Sie bis zu 10 Belege aus.
- Sie können Belege vom Typ PNG, JPG/JPEG, BMP, GIF oder PDF hochladen, die eine Größe von maximal 5MB pro Datei haben.
- Nach dem Hochladen der Belege wird automatisch eine Texterkennung gestartet.
Status eines Belegs
Ein Beleg im Belegeingang wird nach dem Upload mit einem Status versehen. Je nach erkannter Belegart und Belegqualität hat die automatische Texterkennung dem Beleg einen Status zugewiesen. Zudem wird automatisch ein Status gesetzt wenn Sie den Beleg geprüft haben und den Status umsetzen.
 | Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt. Der Beleg kann weiterverarbeitet werden. |
 | Es fehlen noch Pflichtangaben. Dies kann die Bezeichnung sein oder je nach Belegart weitere Felder wie z.B. Bewirtete Personen bei einem Bewirtungsbeleg. Wenn ein Beleg diesen Status hat, können Sie daraus keine Reise oder einen Einzelbeleg erstellen. Korrigieren Sie zuerst die Daten indem Sie den Beleg bearbeiten. |
 | Alle Pflichtfelder sind ausgefüllt und der Beleg wurde durch Sie oder eine andere Person geprüft. Dieser Status ist optional. Er soll Ihnen dabei helfen die geprüften Belege zu markieren. Sie setzen diesen Status durch Klick auf den grauen oder orangenen Status oder durch bearbeiten und speichern eines Belegs. |
Beleg bearbeiten
Vollständig hochgeladene Belege werden mit einem Vorschaubild und den Ergebnissen der Texterkennung angezeigt und können über das Stift-Icon bearbeitet werden.
Beleg löschen
Sie können einen Beleg löschen, indem Sie das Symbol mit der Mülltonne benutzen. Wollen Sie mehrere Belege löschen, dann finden Sie die Funktion in den Aktionen.
Aktionen
Sie können einen oder mehrere Belege durch Klick auf den Beleg selektieren. Die selektierten Belege sind farblich unterlegt. Sobald Sie einen Beleg ausgewählt haben, erhalten Sie auf der rechten Seite (oder je nach Auflösung im unteren Bereich) des Fensters ein Menü mit Aktionen.
Alle auswählen
Alle Belege werden selektiert. Haben Sie mehr als 30 Belege in Ihrem Belegeingang, werden automatisch die ersten 30 Belege ausgewählt, die Sie anschließend weiterverarbeiten können. Wenn Sie mehr als 30 Belege bearbeiten wollen, wiederholen Sie den Vorgang. Wenn Sie mehr als 30 Belege zu einer Reise hinzufügen wollen, dann erstellen Sie eine Reise mit den ersten 30 Belegen und fügen Sie die weiteren Belege innerhalb der Reise hinzu.
Reise erstellen
Fügt einen oder mehrere selektierte Belege zu einer neuen Reise hinzu. Es wird eine Reise erstellt, die das Anfangs- und Enddatum der Reise entsprechend der selektierten Belege setzt.
- Es können keine Hotelbelege zu einer Reise hinzugefügt werden, deren Datum identisch ist oder sich überschneidet.
- Sind Belege unterschiedlichen Personen zugeordnet, dann werden die Belege der Person zugeordnet, für die Sie die Reise erstellen.
- Wenn Sie mehrere Belege hinzufügen, müssen diese in einem Zeitraum von 90 Tagen liegen.
Beleg erstellen
Erstellt aus den selektierten Belegen Ausgaben als Einzelbelege ohne eine Reise. Die Belege werden unter Ausgaben/Belege angelegt und aus dem Belegeingang gelöscht. Enthalten die selektierten Belege, Belege die nicht vollständig erfasst wurden, können die Belege nicht erstellt werden. In diesem Fall müssen Sie zuerst die Belege mit orangenem Status korrigieren und anschließend der Vorgang wiederholen.
Daten vollständig
Sie können optional den Status der selektierten Belege auf "Daten vollständig" setzen. Dabei werden alle Belege, bei denen keine Daten fehlen das grüne Staus Symbol erhalten. Sie können diese Markierung nutzen, um einen besseren Überblick über die bereits geprüften Belege zu erhalten. Beachten Sie, dass es sich hier nur um einen Status über die Vollständigkeit der Daten handelt. Es handelt sich nicht um eine Freigabe der Belege,
Person ändern
Hochgeladene Belege werden immer der Person zugeordnet, die gerade angemeldet ist. Ordnen Sie die hochgeladenen Belege einer anderen Person zu, indem Sie einen oder mehrere Belege selektieren und eine andere Person wählen.
Belege löschen
Wenn Sie mehr als einen Beleg löschen möchten, selektieren Sie die Belege und löschen Sie diese über das Aktionsmenü.
Abbrechen
Wenn Belege selektiert sind, können Sie mit Abbrechen, die Selektion aufheben.