Verpflegungspauschalen (auch Verpflegungsmehraufwand oder Tagespauschale) gleichen die höheren Kosten für Ihre Verpflegung auf einer Geschäftsreise aus. Spesenfuchs ermittelt die passende Pauschale automatisch anhand des Zielorts und der Tagesangaben Ihrer Reise.
Pauschalen für Reisen innerhalb Deutschlands
- 14 € für eine eintägige Reise mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
- 14 € jeweils für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung, unabhängig davon, wie lange Sie an diesen Tagen abwesend sind
- 28 € für jeden Tag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden, also für die Tage zwischen An- und Abreise
Für eine eintägige Reise von höchstens 8 Stunden gibt es keine steuerfreie Pauschale.
Beispiel: Für eine dreitägige Reise mit zwei Übernachtungen ergeben sich 14 € + 28 € + 14 € = 56 €.
Verteilt sich eine Reise ohne Übernachtung auf zwei Kalendertage, gilt die Mitternachtsregel.
Pauschalen für Reisen ins Ausland
Für Reisen ins Ausland legt das Bundesfinanzministerium für jedes Land zwei Beträge fest: einen größeren für Tage mit einer Abwesenheit von 24 Stunden und einen kleineren für den An- und Abreisetag sowie für eintägige Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Für manche Länder gibt es je nach Stadt eigene Beträge. Das Bundesfinanzministerium passt die Beträge regelmäßig an.
Werden während einer Reise mehrere Länder bereist, gilt für jeden Tag die Pauschale des Landes, das Sie als letztes vor 24 Uhr erreicht haben. Spesenfuchs verwendet automatisch die Beträge, die im Reisezeitraum gelten.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Erhalten Sie kostenlose Mahlzeiten vom Arbeitgeber, wird die Tagespauschale gekürzt. Basis für die Kürzung ist immer der größere Betrag, innerhalb Deutschlands also 28 €:
- Frühstück: 20 Prozent, also 5,60 €
- Mittagessen: 40 Prozent, also 11,20 €
- Abendessen: 40 Prozent, also 11,20 €
Die Kürzung kann nicht höher sein als die Pauschale des jeweiligen Tages. Mehr dazu unter Kürzungen der Verpflegungspauschalen.
Eigene Pauschalen
Standardmäßig rechnet Spesenfuchs mit den gesetzlichen Pauschalen. Möchten Sie höhere oder niedrigere Pauschalen zahlen, legen Sie eine eigene Spesengruppe an.
Mehr als die Pauschale zahlen (doppelte Verpflegungspauschale)
Zusätzlich zur steuerfreien Verpflegungspauschale dürfen Sie bis zu 100 % davon erstatten, insgesamt also bis zum doppelten Betrag (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Den Mehrbetrag versteuert der Arbeitgeber pauschal mit 25 %. Die Pauschalsteuer zahlt der Arbeitgeber, der Mehrbetrag ist sozialversicherungsfrei. Was über den doppelten Betrag hinausgeht, muss der Mitarbeiter mit seinem persönlichen Steuersatz versteuern.
- Ungekürzte Pauschalen: Maßgeblich sind die ungekürzten Pauschalen. Kürzungen für gestellte Mahlzeiten verringern den Betrag, der pauschal versteuert werden kann, nicht.
- Reisen ins Ausland: Die Regel gilt auch im Ausland. Maßgeblich ist dann die steuerfreie Pauschale des jeweiligen Landes.
Beispiel: Eine Reise innerhalb Deutschlands dauert von Montag 9 Uhr bis Mittwoch 18 Uhr. Steuerfrei sind 14 € + 28 € + 14 € = 56 €. Zusätzlich können Sie bis zu 56 € zahlen, die pauschal mit 25 % versteuert werden. Zusammen sind das bis zu 112 €.
So richten Sie die doppelte Verpflegungspauschale in Spesenfuchs ein:
- Legen Sie eine eigene Spesengruppe an und wählen Sie für die Verpflegungspauschalen eine prozentuale Erhöhung auf 200 %.
- Ordnen Sie die Spesengruppe den Personen zu, die die doppelte Pauschale erhalten sollen.
Spesenfuchs versteuert den Betrag über 100 % dann automatisch pauschal mit 25 %. Eine zusätzliche Einstellung ist dafür nicht nötig. Die 200 % beziehen sich auf die ungekürzte Pauschale, gestellte Mahlzeiten verringern den pauschal versteuerten Mehrbetrag also nicht. Bei Reisen ins Ausland ergibt sich das Doppelte der jeweiligen Landespauschale.
Erstatten Sie außerdem Fahrt- oder Übernachtungskosten über den steuerfreien Sätzen, können Sie zusätzlich die Option 25% Pauschalierung saldieren nutzen. Dann rechnet Spesenfuchs Verpflegungs-, Fahrt- und Übernachtungspauschale einer Reise zusammen, wenn die steuerfreien Beträge dort noch nicht voll ausgeschöpft sind. Mehr dazu unter Was bedeutet Gesamtrechnung?