Ja, Sie können neben der Abrechnung von Belegen im Rahmen einer Reise auch einzelne Belege als Ausgabe erfassen. Die Erfassung kann über unterschiedliche Wege erfolgen:
- Wenn Sie sich auf dem Dashboard befinden, können Sie über das grüne PLUS-Zeichen zwischen Neuer Reise und Neuer Beleg wählen. Klicken Sie auf Neuer Beleg.
- Alternativ klicken Sie im Menü Ausgaben auf Belege. Es öffnet sich die Liste mit Ihren Einzelbelegen. Auch hier können Sie über das grüne PLUS-Zeichen einen neuen Einzelbeleg erfassen.
- Wenn Sie bereits Belege vorerfasst haben und diese sich im Belegeingang befinden, dann können Sie auch von dort einen oder mehrere Belege als Einzelbelege erstellen und abrechnen. Selektieren Sie dazu die gewünschten Belege im Belegeingang und wählen Sie aus dem Aktionsmenü Beleg erstellen.
Ansonsten verhält sich die Einzelbelegerfassung wie die Erfassung eines Belegs innerhalb einer Reise. Ebenso können die Belege in der TEAM Version den zugeordneten Genehmigern zur Prüfung vorgelegt werden oder durch einen Stellvertreter erfasst werden.
Einzelbelege werden jeweils für sich abgerechnet. Mehrere Einzelbelege lassen sich derzeit nicht zu einer Abrechnung zusammenfassen oder gemeinsam als ein PDF drucken. Ein PDF erstellen Sie für jeden Einzelbeleg einzeln.
Mehrere Einzelbelege gemeinsam abrechnen: Legen Sie eine Reise mit sehr kurzem Zeitraum an, zum Beispiel am ersten Tag des Monats von 08:00 bis 09:00 Uhr. Wählen Sie dafür eine Zeit, in der Sie keine andere Reise haben, denn die Reisen einer Person dürfen sich zeitlich nicht überschneiden. Für eine so kurze Reise fallen keine Pauschalen an; sie dient nur als Sammelabrechnung. Erfassen Sie die Belege anschließend in dieser Reise. Das Feld Datum muss dabei im Reisezeitraum liegen; das tatsächliche Datum des Belegs tragen Sie im Feld Belegdatum ein. In der Buchhaltung kommen die Belege wie gewohnt an. Hotelbelege eignen sich dafür nicht, weil An- und Abreise innerhalb des Reisezeitraums liegen müssen.