Die in Spesenfuchs verwendeten Belegarten finden Sie unter Einstellungen -> Buchhaltung im Tab Belegarten. Wenn Sie in Spesenfuchs einen Beleg erfassen, dann ordnen Sie ihn einer Belegart zu. Durch die Belegart weiß Spesenfuchs, welche zusätzlichen Felder (z.B. bei einer Bewirtung Teilnehmer und Ort) relevant sind und welche Steuersätze für diese Kosten in der Regel zu verwenden sind.
Zu jeder Belegart gehört ein Konto. Dieses wird in den Berichten und für den Export benötigt.
Wenn Sie in Spesenfuchs mit einem vordefinierten Kontenrahmen (SKR03/SKR04) arbeiten, dann werden Ihnen die Konten der Belegarten angezeigt, eine Änderung ist jedoch nicht möglich. Haben Sie auf der Seite Kontenrahmen einen benutzerdefinierten Kontenplan hinterlegt, dann können Sie die Konten für jede Belegart ändern. Achten Sie darauf, dass jede Belegart ein Konto haben muss - auch wenn Sie die Belegart nicht verwenden oder sie ausgeblendet haben.
Ein- und Ausblenden einer Belegart
Hinter jeder Belegart finden Sie einen Schalter. Normalerweise sind alle Schalter eingeschalten. Das bedeutet, dass Ihnen während der Belegerfassung alle Belegarten angeboten werden. Wenn Sie bestimmte Belegarten nicht anzeigen wollen oder nicht benötigen, dann können Sie den Schalter für die entsprechenden Belegarten auf aus stellen.
Wurde eine ausgeblendete Belegart bereits in einem Beleg verwendet, dann bleibt sie in diesem Beleg erhalten. Ebenso kann ein Beleg mit einer nachträglich ausgeblendeten Belegart kopiert werden.
Wenn Sie einen Beleg mit der automatischen Belegerkennung einlesen und diese eine Belegart erkennt, die Sie aber ausgeblendet haben, dann wird diese nicht verwendet.
Export in Ihre Buchhaltung
Die von Ihnen hinterlegten Konten werden für den Export verwendet. Es gibt bestimmte Buchhaltungssysteme, wie lexoffice oder Debitoor, die beim Import der Buchungsdaten aus Spesenfuchs nicht mit Konten, sondern internen IDs arbeiten. Hier hat die Änderung der Konten keine Auswirkung.