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Import

 

Sie können den Import über Einstellungen -> Import starten. Für den Import sind mindestens Administrator Rechte erforderlich.

Import aus DATEV Reisekosten classic

Über diese Importschnittstelle können Sie Mitarbeiterdaten aus DATEV Reisekosten classic importieren.

Vorgehen:

  • Erstellen Sie in DATEV Reisekosten classic einen Export Ihrer Mitarbeiterdaten entsprechend dieser Anleitung: Exportieren von Stammdaten aus Reisekosten classic zur Übernahme in ein Fremdsystem
  • Starten Sie den Importassistent in Spesenfuchs und wählen Sie die erstellte Export Datei aus.
  • Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, die Sie importieren möchten. Soll ein Mitarbeiter nicht importiert werden, deaktivieren Sie die Checkbox für diesen Mitarbeiter.
  • Sollen die Mitarbeiter Ihre Reisen selbst erfassen, dann setzen Sie den Schalter auf Ja. Im Anschluss an den Import erhalten diese Mitarbeiter dann eine Einladung per E-Mail, damit Sie sich in Spesenfuchs anmelden können. Wenn Sie die Einladungen erst zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten, dann lassen Sie den Schalter auf Nein und versenden die Einladungen über die Benutzerverwaltung.
  • Über das "i" am Ende einer Zeile erhalten Sie ggf. eine Information weshalb der Datensatz nicht importiert werden kann. Zum Beispiel müssen in Spesenfuchs manche Felder zwingend vorhanden sein oder dürfen nicht doppelt vorkommen.
  • Sind bei Ihren Mitarbeitern Kostenstellen/Kostenträger hinterlegt, dann können Sie diese auch in Spesenfuchs anlegen. Wenn die Kostenstellen/Kostenträger nicht importiert werden sollen, deaktivieren Sie bitte die Checkbox Neue Kostenstellen/Kostenträger importieren und zuordnen. Beachten Sie, dass einmal verwendete Kostenstellen/Kostenträger in Spesenfuchs nicht mehr gelöscht werden können. Vermeiden Sie, an dieser Stelle veraltete Daten zu importieren. Ein Ausblenden der nicht benötigten Kostenstellen/Kostenträger ist aber möglich.
  • Wenn Sie Ihre Daten geprüft haben, starten Sie mit Importieren den Importvorgang. 
  • Der Assistent prüft, ob genügend freie Benutzerlizenzen zur Verfügung stehen. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle weitere Lizenzen hinzufügen. Ohne ausreichende Lizenzen kann der Import nicht fortgesetzt werden.
  • Nach dem Import erhalten Sie eine Zusammenfassung über die importierten Daten.

Hinweise: 

  • Individuelle km-Sätze des Mitarbeiters werden nicht importiert. Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter individuelle Sätze verwenden, dann müssen Sie diese für die Mitarbeiter unter Benutzerverwaltung -> Kontierung nachtragen.
  • Die Kostenstellen/Kostenträger aus DATEV Reisekosten haben nur eine Nummer. In Spesenfuchs können Sie nach dem Import auch Namen für die Kostenstellen/Kostenträger zur einfacheren Identifizierung hinterlegen.

Import aus einer CSV-Datei

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter auf einmal in Spesenfuchs anlegen wollen, ist der Import komfortabler als jeden Benutzer einzeln über die Oberfläche anzulegen.

Vorgehen:

  • Starten Sie den Import aus einer CSV Datei.
  • Laden Sie sich die Vorlage herunter und öffnen Sie die Datei mit z.B. Microsoft Excel.
  • Verändern Sie nicht die Überschriften in der Datei und fügen Sie auch keine Überschriften hinzu. Wenn Sie bestimmte Spalten nicht ausfüllen wollen, lassen Sie sie leer.
  • Füllen Sie für jeden Mitarbeiter eine Zeile aus.
  • Sie müssen die Felder Name und E-Mail füllen, da dies Pflichtfelder in Spesenfuchs sind. Alle anderen Felder sind optional.
  • Speichern Sie die Datei wieder im CSV-Format ab.
  • Fahren Sie in Spesenfuchs mit dem zweiten Schritt des Importassistenten fort. Klicken Sie auf Auswählen & Hochladen und wählen Sie die eben gespeicherte Datei aus.
  • Wählen Sie alle Mitarbeiter aus, die Sie importieren möchten. Soll ein Mitarbeiter nicht importiert werden, deaktivieren Sie die Checkbox für diesen Mitarbeiter.
  • Sollen die Mitarbeiter Ihre Reisen selbst erfassen, dann setzen Sie den Schalter auf Ja. Im Anschluss an den Import erhalten diese Mitarbeiter dann eine Einladung per E-Mail, damit Sie sich in Spesenfuchs anmelden können. Wenn Sie die Einladungen erst zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten, dann lassen Sie den Schalter auf Nein und versenden die Einladungen über die Benutzerverwaltung.
  • Über das "i" am Ende einer Zeile erhalten Sie ggf. eine Information weshalb der Datensatz nicht importiert werden kann. Zum Beispiel müssen in Spesenfuchs manche Felder zwingend vorhanden sein oder dürfen nicht doppelt vorkommen.
  •  Wenn Sie Ihre Daten geprüft haben, starten Sie mit Importieren den Importvorgang. 
  • Der Assistent prüft, ob genügend freie Benutzerlizenzen zur Verfügung stehen. Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle weitere Lizenzen hinzufügen. Ohne ausreichende Lizenzen kann der Import nicht fortgesetzt werden.
  • Nach dem Import erhalten Sie eine Zusammenfassung über die importierten Daten.
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