Mit Spesenfuchs erfassen und verwalten Sie Reisen, Belege und weitere Ausgaben und können diese anschließend prüfen, freigeben und an Ihre Buchhaltung übergeben.
Dieser Schnelleinstieg führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen und Funktionen. Wenn Sie Spesenfuchs neu einrichten, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Schritte der Reihe nach durchzugehen.
1. Unternehmen und Grundeinstellungen einrichten
Beginnen Sie mit den grundlegenden Einstellungen für Ihr Unternehmen. Prüfen Sie Ihre Stammdaten und wählen Sie den Kontenplan aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
Danach ist Spesenfuchs grundsätzlich für die weitere Einrichtung vorbereitet.
→ Unternehmen und Grundeinstellungen einrichten
2. Benutzer, Rollen und Berechtigungen einrichten
Wenn mehrere Personen mit Spesenfuchs arbeiten, legen Sie Ihre Mitarbeiter als Benutzer an und bestimmen Sie, welche Funktionen sie verwenden dürfen.
Sie können unter anderem festlegen, wer eigene Ausgaben erfassen darf, wer als Stellvertreter Ausgaben für andere Benutzer erfasst, wer administrative Aufgaben übernimmt und wer als Genehmiger eingesetzt werden kann.
→ Benutzer, Rollen und Berechtigungen einrichten
3. Zahlungsarten und Kontierung vorbereiten
Bevor die ersten Ausgaben erfasst werden, sollten Sie die für Ihr Unternehmen benötigten Zahlungsarten und die Kontierung prüfen.
Damit legen Sie unter anderem fest, wie Ausgaben bezahlt wurden und wie diese später für die Buchhaltung aufbereitet werden.
→ Zahlungsarten und Kontierung einrichten
4. Reisen und Belege erfassen
Jetzt können Sie die eigentliche Arbeit mit Spesenfuchs kennenlernen.
Ausgaben können entweder im Rahmen einer Reise oder als Einzelbeleg erfasst werden. Bei Reisen unterstützt Spesenfuchs zusätzlich unter anderem Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten und weitere reisekostenbezogene Angaben.
Belege können hochgeladen bzw. mit der Spesenfuchs App erfasst und anschließend den entsprechenden Ausgaben zugeordnet werden.
→ Erste Reise oder Ausgabe erfassen
5. Prüfung und Freigabe einrichten
Sollen Mitarbeiter ihre Ausgaben vor der weiteren Verarbeitung genehmigen lassen, können Sie einen Genehmigungsworkflow einrichten.
Legen Sie fest, welche Benutzer als Genehmiger eingesetzt werden dürfen und für welche Mitarbeiter sie zuständig sind. Einem Mitarbeiter können auch mehrere Genehmiger zugeordnet werden.
→ Genehmigungsworkflow einrichten und kennenlernen
6. Ausgaben an die Buchhaltung übergeben
Freigegebene Ausgaben können anschließend für die Buchhaltung bereitgestellt werden.
Abhängig von Ihrem Buchhaltungssystem stehen unterschiedliche Exportmöglichkeiten und Schnittstellen zur Verfügung. Richten Sie den für Ihr Unternehmen passenden Export ein und prüfen Sie, welche Daten an die Buchhaltung übertragen werden.
→ Export und Buchhaltung einrichten
Geschafft – die wichtigsten Grundlagen sind eingerichtet
Wenn Sie diese Schritte durchgeführt haben, kennen Sie die grundlegenden Abläufe in Spesenfuchs: von der Einrichtung über die Erfassung und Genehmigung bis zur Übergabe an die Buchhaltung.
Für einzelne Funktionen und Einstellungen finden Sie in unserem Hilfebereich weitere ausführliche Anleitungen.
Ergänzende Videoanleitungen
Zusätzlich stehen Ihnen Videoanleitungen zur Verfügung, die grundlegende Abläufe in Spesenfuchs zeigen.
Hinweis: Die Benutzeroberfläche von Spesenfuchs wurde seit der Erstellung einiger Videos weiterentwickelt. Einzelne Ansichten können daher von der aktuellen Anwendung abweichen. Für die aktuelle Bedienung empfehlen wir die oben verlinkten Hilfeartikel.